La mayoría de las empresas productoras y comercializadoras enfrentan los desafíos del complejo proceso de la gestión de la cadena de suministros. Preocupa principalmente, la cantidad de artículos vendidos y su entrega oportuna. 

Las empresas que comercializan productos, tienen que gestionar dos procesos: compras y  ventas. Las empresas productoras, sin embargo, tienen operaciones adicionales en el medio. Estas tienen que comprar material, gestionar el proceso de manufactura de sus productos y realizar la venta a sus clientes finales.

Para ambos tipos de empresas, es crucial cumplir con los plazos establecidos. En 1C:Drive todos los documentos contienen las fechas respectivas para efectuar el seguimiento debido y realizar el trabajo a tiempo. Además, se pueden establecer plazos exactos para completar todos los procesos de producción necesarios.

Por lo general, mientras más materias primas se requieren para la producción, más son los proveedores con los que se trabaja. Las PYMES suelen trabajar de forma estable con uno o dos proveedores. En cambio, hay casos más complejos, Por ejemplo, si una empresa necesita comprar 1000 artículos, que puede adquirir de 10 a 500 proveedores, basta multiplicar y esforzarse por no enloquecer, es algo muy complicado. En 1C:Drive disponemos diversas herramientas que facilitan optimizar la demanda, con diferentes enfoques y herramientas.

Planificación de demanda basada en necesidades actuales de mercado

Integra órdenes de compra o de fabricación internas o con subcontratistas sobre necesidades de ventas, producción, entrega o montaje. La planificación de la demanda es el proceso de calcular la cantidad de producto que la empresa necesita adquirir o producir para mantenerse al día con la demanda actual de mercado.

Si una empresa produce “por órdenes” (o MTO por sus siglas en inglés), es recomendable que la planificación de la demanda se realice a través de un sistema. El sistema 1C:Drive al recibir una orden de producción o de venta, considera el stock de materiales requerido para la elaboración del pedido de producción. También considera la fecha en la que se podría entregar el pedido, contemplando lo pedido por el cliente. En el caso que no exista en almacenes los materiales necesarios, creará de forma automática, órdenes de compra con los proveedores, que han sido seleccionados de forma predeterminada, los cuales pueden ser reemplazados según las preferencias de cada orden de producción.

En general, para realizar un cálculo de planificación exacta sobre la demanda, es necesario recopilar datos de distintas fuentes, como:

1. Disponibilidad de material en inventario;

2. Tiempo de suministro / reposición de materiales;

3. Documentos de salidas, que pueden significar incremento en la demanda:

• Órdenes de producción en proceso de ensamble (componentes),

• Órdenes de venta,

• Órdenes de trabajo,

• Trabajo en progreso (componentes);

4. Documentos de entradas, que modifican el stock de los suministros o materias:

• Órdenes de producción (productos terminados),

• Órdenes de compra;

5. Opcional: Ajustes en puntos de reorden.

En 1C:Drive Toda la información relevante e importante, está disponible en una única ventana:

Otra opción es utilizar el “método de reservas en el inventario”, configurando las reservas de forma automática para materiales que recién llegarán de proveedores para ciertos clientes. Así, no se podrían asignar materiales del inventario reservado a otras órdenes de producción o ventas.

Método de inventario “mín/máx”

Este método puede ser usado como complemento para la planificación de adquisiciones. Con ayuda de este método se puede mantener el inventario con disponibilidad en un rango específico. Los usuarios establecen el nivel mínimo de materiales en el sistema y cuando se alcanza este nivel, se realizan de forma automática órdenes de compra con los proveedores preestablecidos para que estos materiales vuelvan a su nivel máximo disponible. Si lo consideramos como un gráfico, tiene parecido similar a una sierra; ya que el nivel baja, se repone, luego vuelve a bajar y el ciclo se repite.

Si un usuario quiere que la planificación de la demanda tenga en cuenta los niveles de inventario mínimo y máximo, debe configurar el punto de pedido en la ficha del producto. La cantidad de producto se especifica como los niveles de inventario mínimo y máximo en la configuración del punto de pedido.

Si se especifica la configuración del punto de pedido y el saldo de cierre (la cantidad de producto disponible al final de la fecha) es menor o igual que el punto de pedido, se puede calcular la escasez a través de la siguiente fórmula:

Escasez = Nivel máx - saldo en cierre

Podemos abrir todos los pedidos que se han puesto según su valor mínimo/máximo. Por ejemplo, si tenemos 50 artículos. Cuando el valor sea 10, compramos el artículo nuevamente. El valor mínimo se puede asignar a 10, vender artículos y hacer que el sistema analice la disponibilidad del producto después de un tiempo. El sistema mostrará lo que es necesario adquirir. Indicará el valor máximo y el pedido se ejecutará de forma automática de acuerdo con el nivel máximo indicado. La cantidad de artículos que se debe reordenar se calcula en función de la rotación promedio del producto en el sistema.

Este método es uno de los más apropiados para empresas comercializadoras, que no compran productos o artículos para cada pedido, sino sobre la base de rotación de inventario y el inventario mínimo que queda en stock. Las empresas de producción también pueden utilizar esta herramienta para las materias primas si no están incluidas en la lista de materiales (BOM), sino que se reponen de acuerdo con los niveles mínimo y máximo de inventario en stock establecidos.

1C:Drive para optimizar la demanda

1C:Drive es una solución ERP integral y flexible para el control y la gestión de los procesos claves (incluyendo la gestión de inventarios) en pequeñas y medianas empresas.

Única ventana para la toma de decisiones

La principal ventaja es que las decisiones se pueden tomar con datos en tiempo real y en una ventana. Si el sistema tiene datos sobre proveedores, precios de compra, fechas y otros, busca y emplea todos estos datos. Haga clic en “Aceptar” y verá una orden de compra, la cual se conecta de forma automática a la orden de venta. Y nuevamente, para la toma de decisiones, no es necesario abrir pestañas adicionales para encontrar datos o información relacionada.

Desajuste de tiempo

Al generar una orden de compra para proveedores, también tenemos fechas. El problema surge cuando el tiempo para completar un pedido de un cliente no coincide con el tiempo que el proveedor estima en entregar los materiales o artículos. Por ejemplo, el cliente quiere recibir su pedido al día siguiente, mientras que el proveedor sólo puede proporcionar los materiales en 5 días. En este caso, el pedido no se puede completar. Por lo tanto, hay que analizar las fechas con antelación o pedir retrasar la entrega al cliente. Entonces, se puede también cambiar la fecha en la pestaña de la orden de venta o buscar otro proveedor.

Estados de pedido

Todos los documentos relacionados con la producción, los pedidos a proveedores, clientes y subcontratistas no solamente tienen fechas sino también estados, lo que permite realizar un seguimiento completo y no únicamente trabajar con pedidos confirmados.

Si hay más de un empleado en producción, inicialmente, un usuario crea un borrador de algún pedido (el estado del pedido es “abierto”), posteriormente es necesario hacer coincidir las fechas y cambia el estado a “en progreso”. Si el trabajo se ejecuta correctamente, el usuario puede completar el pedido.

La conclusión es que cuantos más trabajadores haya en el sistema, más eficiente y convenientemente se podrá efectuar el seguimiento de cada paso: fechas, estados, etc.

Desafíos

Cuando los documentos se generan desde cero, todo parece funcionar sin problemas ni errores. Sin embargo, la práctica muestra que no siempre los procesos salen según lo planeado durante la compra, producción o venta.

Es habitual encontrar fallos o problemas, cuando los documentos ya están creados, habiendo analizado con ayuda de la planificación de la demanda, materiales pedidos a los proveedores, lo que es peor, es que sin contemplar esos fallos, se da inició a la producción y, de repente, los problemas son mayores. Por ejemplo, puede haber problemas sobre la cantidad inicial de productos pedidos por el cliente, la fecha deseada del pedido, los estándares de los productos, etc.

Resultados

La combinación de varias técnicas para la optimización de la gestión de inventario y una solución ERP adecuada como 1C:Drive ayudará a las empresas comercializadoras y productoras a optimizar y lograr mejores resultados mediante una planificación y un seguimiento más eficientes de las etapas de adquisición, producción y entrega.

1C:Drive está basado en 1C:Enterprise, una plataforma de código bajo (low-code) conocida por su flexibilidad, escalabilidad y facilidad de implementación.