Seberapapun ukuran perusahaan, perangkat lunak otomatisasi bisnis dapat memberikan hasil yang fantastis dan membantu melawan pesaing bisnis. Perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) adalah salah satu contoh alat yang paling populer dan kadang menjadi kontroversial.

Dalam artikel ini akan membahas tentang kelebihan dan kekurangan ERP, berbagai jenis solusi yang tersedia di pasar, dan berbagi saran praktis tentang cara memilih perangkat lunak yang akan menguntungkan bisnis Anda.

Mengapa ERP Penting?

ERP dapat menjadi elemen penting dari infrastruktur bisnis karena sifatnya. Sistem ini digunakan untuk memusatkan arus informasi perusahaan, menyediakan data untuk menjadi dasar pengambilan keputusan yang efisien, mengurangi biaya, dan meningkatkan pendapatan.

ERP berhubungan dengan hampir setiap aspek kehidupan sehari-hari perusahaan. Berikut adalah proses bisnis yang dipengaruhi oleh setiap proyek implementasi ERP:

• Manajemen penjualan

• Manajemen Pembelian

• Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

• Manajemen dan Kontrol Produksi

• Manajemen Persediaan dan Gudang

• Akuntansi

• Sumber daya manusia

• Analisis dan Pelaporan

Jenis sistem ERP apa saja  yang tersedia dan paling populer di pasaran?

Cloud ERP vs. on-premise ERP

Saat ini hanya terdapat dua jenis solusi ERP yakni cloud dan on-premise sistem yang dapat dipilih.

Perangkat lunak on-premise atau on-prem bekerja secara lokal dalam struktur perusahaan. Dengan demikian, perusahaan memiliki kendali penuh atas data, proses implementasi, peningkatan, dan pengembangan sistemnya. Hal ini tentunya, membutuhkan waktu dan sumber daya; namun juga memberikan tingkat fleksibilitas yang lebih tinggi.

Sebaliknya, ERP cloud bekerja dengan basis cloud, yang  artinya data disimpan bukan di dalam jaringan lokal, sehingga perusahaan harus mengakses dengan internet. Penyedia ERP cloud memiliki infrastruktur yang andal dan memberikan layanan kepada banyak pelanggan secara bersamaan. Mereka memiliki pengalaman yang lebih signifikan dalam mengelola ERP; namun, penawaran cloud biasanya terbatas dan tidak fleksibel.

Ada juga cloud pribadi, yang memungkinkan akses data jarak jauh dan penyesuaian tingkat tinggi untuk kebutuhan spesifik perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan memiliki kendali penuh atas tempat penyimpanan data dan siapa yang dapat mengakses informasi bisnis penting ini.

Untuk memilih jenis implementasi ERP yang paling sesuai dengan perusahaan tertentu, Anda perlu mengevaluasi harga lisensi dan biaya langsung dan tidak langsung, risiko keamanan, dan persyaratan peraturan yang terkadang membatasi perusahaan untuk menyimpan data pelanggan di server jarak jauh di luar negeri, dll

Keuntungan dan Manfaat Solusi Perangkat Lunak ERP

Berikut adalah beberapa kelebihan menggunakan ERP :

Rencana produksi yang efektif

Sistem ERP memungkinkan peralihan dari perencanaan produksi berbasis spreadsheet ke sistem kalender dan penugasan pekerjaan yang otomatis sehingga menjadi lebih produktif. Dan juga, ERP merupakan solusi terbaik untuk perhitungan biaya dan analisa ROI sebelum proses produksi.

Pengumpulan data secara real-time

Salah satu masalah populer yang dialami oleh banyak perusahaan adalah dispersi data. Untuk menggunakan data secara efektif, data harus dikumpulkan di satu tempat dan diperbarui secara real-time. Inilah yang disediakan sistem ERP untuk bisnis, sehingga memungkinkan untuk membuat keputusan yang berdasarkan data riil.

Pandangan 360 Derajat perusahaan

Masalah lain yang dihadapi banyak perusahaan adalah mendapatkan pandangan 360 derajat dari keseluruhan bisnis. Misalkan ada beberapa departemen atau subjek hukum yang berlokasi di luar negara. Dalam hal ini, sulit untuk mengotomatiskan proses bisnis untuk entitas atau departemen tertentu dan mendapatkan kesempatan untuk menganalisis operasional  di seluruh tingkat perusahaan. Dengan ERP, semua data penting tentang penjualan, perencanaan, layanan pelanggan, produksi, distribusi, akuntansi, SDM, atau bahkan subjek hukum tersedia. Selain itu, semua cabang dapat melakukan pembukuan dalam mata uang lokal, yang membuat prosesnya lebih mudah.

Pelaporan yang lebih efisien

Salah satu  keuntungan dari penerapan ERP adalah mendapatkan data riil dan terkini tentang seluruh bisnis, yang sangat berguna untuk pelaporan. Sistem ERP memungkinkan pembuatan laporan komprehensif untuk memahami kinerja departemen tertentu atau bahkan proses bisnis dan menghasilkan prakiraan dan prediksi berdasarkan data sebelumnya. Perusahaan dapat menghitung ROI untuk setiap prospek dan memberikan diskon dan ketentuan khusus yang sesuai untuk menjaga neraca keuangan tetap positif.

Meningkatkan kerjasama dalam perusahaan

Ketika setiap departemen memiliki perangkat lunak dan prosesnya sendiri, sulit untuk berkolaborasi dalam proyek kompleks yang secara efektif melibatkan banyak departemen. Komunikasi yang buruk sering menyebabkan kurangnya data pada setiap tahap pelaksanaan proyek atau proses bisnis. Akibatnya, efisiensi secara keseluruhan akan berada pada level yang rendah. Implementasi ERP memungkinkan semua karyawan untuk tetap pada halaman yang sama dan terbaru untuk hasil yang lebih baik dan kemajuan yang lebih cepat.

Produktivitas yang lebih baik = ROI yang lebih tinggi

Data adalah minyak baru, sehingga memiliki banyak data, laporan, dan perkiraan dapat mendorong proses pengambilan keputusan dan menemukan kemacetan dalam proses bisnis yang mana pasti mengarah pada produktivitas yang lebih tinggi. Dan semakin tinggi produktivitasnya, semakin efektif perusahaan tersebut, dan semakin tinggi ROI-nya.

Penghematan biaya operasional

Sistem ERP mengurangi banyak pekerjaan secara manual, menghemat uang, dan memberikan akurasi data yang lebih tinggi karena memasukan informasi secara manual. Hasilnya, bisnis mendapatkan data yang lebih akurat, dan karyawan dapat melakukan pekerjaan yang lebih serta, menghemat waktu kerja.

Meningkatkan layanan pelanggan dan pemasaran

Sistem ERP yang unggul selalu menyediakan fitur pemasaran dan fitur hubungan dengan pelanggan. Misalnya, harga dan penawaran khusus, atau fitur CRM adalah fitur yang harus ditawarkan oleh sistem ERP mana pun. Selain itu, ERP mengumpulkan data pelanggan, yang membuat personalisasi yang lebih baik.

Jenis bisnis yang paling diuntungkan dari ERP

Apa saja bisnis yang mendapatkan manfaat dari implementasi ERP? Ini adalah pertanyaan yang populer, dan berikut adalah daftar industri di mana perusahaan mendapatkan hasil positif yang paling signifikan dari penggunaan perangkat lunak ini:

• Manufaktur

• Grosir & Distribusi

• Layanan Industri

• Perusahaan Jasa

• Layanan profesional

• Konstruksi

• Kesehatan

Daftarnya masih belum lengkap. Ada banyak perusahaan dari industri lain yang telah mengimplementasikan ERP dan mencapai hasil yang sangat baik. Misalnya, di situs web kami, kami memiliki bagian yang disebut Cerita Pelanggan, tempat kami menerbitkan studi kasus tentang implementasi ERP kami. Seperti dapat dilihat, daftar pelanggan meliputi produsen, produksi, perusahaan konstruksi, dan bisnis jasa dan grosir.

Mengapa Anda Harus Berinvestasi di Perangkat Lunak ERP

Berikut manfaat utama berinvestasi dalam perangkat lunak ERP dari sudut pandang bisnis. Anda akan mendapatkan:

• Proses bisnis yang lebih efisien. Sifat dari teknologi ERP menunjukkan bahwa perusahaan Anda akan menjadi lebih efisien di setiap proses bisnis penting seperti penjualan, perencanaan sumber daya, atau produksi dengan menggunakan sistem tersebut.

• Data yang akurat untuk analitik dan pengambilan keputusan. Mengurangi pekerjaan secara manual dan pengumpulan data secara otomatis dari berbagai sumber akan memberi tim manajemen dasar yang lebih kuat untuk proses pengambilan keputusan. Anda akan memiliki pandangan 360 derajat secara detail  tentang perusahaan, metrik utama, dan KPI serta membuat riwayat analisis dan perkiraan.

• Lebih banyak uang karena penghematan dan ROI yang lebih tinggi. Sistem ERP akan memungkinkan perusahaan menghemat uang untuk proses yang tidak efektif dan memaksimalkan ROI, yang akan menghasilkan pendapatan yang lebih tinggi.

• Pelanggan dan mitra yang senang. Memiliki sistem ERP yang membantu mengelola inventaris, beban produksi, dan gudang yang mana akan membantu memberikan layanan yang lebih baik untuk pelanggan dan mitra. Tidak akan ada situasi ketika pelanggan membeli produk yang stoknya habis dan harus menunggu. Pesanan akan diproses dengan cara yang cepat dan efisien.

Apa yang bisa menjadi kesalahan: Kelemahan ERP

Seperti segala sesuatu di dunia, proyek implementasi ERP akan memiliki dua sisi. Terlepas dari banyak keuntungan, akan ada juga beberapa kerumitan dan potensi masalah yang dapat membatasi hasil positif dari peralihan ke solusi baru. Berikut beberapa diantaranya:

Implementasi ERP biasanya mahal

Proyek implementasi tidak diragukan lagi membutuhkan investasi, yang mana dapat menjadi signifikan jika perusahaan memiliki infrastruktur, ukuran, jumlah karyawan, dan banyak proses bisnis yang ekstensif untuk diotomatisasi. Akibatnya, banyak perusahaan UKM berjuang untuk memilih ERP yang bisa menyelesaikan tugas mereka dan tidak memerlukan banyak biaya.

Dukungan dan pengembangan pasca-implementasi sulit

Jika bisnis utama perusahaan tidak terhubung ke IT dan teknologi, dan tidak banyak insinyur dalam tim, mungkin akan sulit untuk mendukung sistem, menyesuaikan, dan menskalakannya. Satu-satunya kesempatan untuk menghindari hal ini adalah memilih ERP yang dapat disesuaikan dan mudah disesuaikan sejak awal. Sebagian besar cloud ERP tidak dapat menyediakan fitur ini.

Integrasi bisa menjadi rumit

Jika perusahaan memiliki banyak perangkat lunak bisnis yang digunakan oleh berbagai departemen, ada baiknya mengintegrasikannya dengan ERP untuk mendapatkan semua data di satu tempat. Ini mungkin rumit, karena tidak semua alat bisnis dirancang dengan mempertimbangkan integrasi seperti itu, dan ada beberapa ERP yang memiliki kemampuan integrasi terbatas.

Kriteria pemilihan ERP

Untuk menghindari masalah selama manajemen implementasi dan pasca implementasi serta pengembangan ERP, Anda harus berusaha keras untuk memilih solusi yang tepat pada tahap pertama.

Berikut adalah daftar hal-hal yang harus dilakukan untuk mendapatkan sistem yang sesuai dengan bisnis Anda, memberikan hasil yang luar biasa, dan membantu mencapai ROI yang positif:

Utamakan garis besar persyaratan

Anda tidak akan berhasil tanpa terlebih dahulu menyiapkan daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem ERP Anda di masa mendatang. Pertama-tama, pahami fungsionalitas apa yang Anda perlukan, proses bisnis apa yang akan diotomatisasi, data apa yang mungkin diperlukan selama implementasi. Ide bagusnya adalah membentuk tim implementasi ERP yang menggabungkan perwakilan dari departemen manajemen yang karyawannya akan menggunakan solusi untuk menyelesaikan tugas ini. Tim ini perlu menilai waktu dan biaya implementasi serta waktu dan biaya migrasi ke sistem baru. Implementasi ERP perlu menghentikan beberapa sistem dan alat IT saat ini atau mengganti beberapa dengan yang baru.

Nilai dari daftar fitur

ERP adalah solusi yang dapat bekerja di seluruh tingkat bisnis. Alat tersebut harus memiliki fungsionalitas yang memadai untuk menyelesaikan semua tugas yang diperlukan di perusahaan dari industri tertentu. Sangat sering, vendor ERP menyesuaikan sistem mereka dengan sekumpulan tugas yang sempit atau proses bisnis khusus industri. Hal ini akan membatasi efisiensi sistem yang digunakan dalam kondisi yang berbeda. Misalnya, di perusahaan produksi, ERP yang tidak memiliki perencanaan, perhitungan biaya, penerapan proses teknologi, dan kontrol varians akan menjadi sia-sia. Untuk menghindari situasi ketika perusahaan membeli ERP yang tidak dapat memberikan hasil yang baik, Anda perlu mengembangkan daftar fitur yang harus diimplementasikan dalam implementasi dasar. Dan juga, cobalah untuk menemukan sistem dengan semua bagian yang diperlukan yang tersedia di luar kotak tanpa perlu membayar setiap kali Anda membutuhkan fitur baru.

Mengevaluasi skalabilitas dan fleksibilitas

Skalabilitas dan fleksibilitas adalah dua faktor penting yang harus Anda nilai sebelum membuat keputusan akhir. Hal pertama yang harus dipikirkan adalah apakah solusi tersebut masih tepat untuk perusahaan Anda saat tumbuh 2x atau bahkan 5x lipat. Apakah ERP akan menjadi terlalu mahal? Akankah masih efisien, atau akan menjadi lebih sulit untuk digunakan? Mengelola 20 kursi dan 500 tentu saja berbeda, Anda perlu memahami apakah sistem akan tetap mampu memberikan hasil yang dapat dicontoh jika Anda berkembang. Jika sistem tidak cukup fleksibel, mungkin akan sulit untuk digunakan bahkan pada ukuran perusahaan Anda saat ini. Dan jika sulit untuk digunakan sejak awal, itu akan menjadi sia-sia di masa depan. Gesekan yang terkait dengan implementasi juga akan sangat tinggi. Akibatnya, efektivitas akan terbatas. Jadi cobalah untuk menemukan sistem yang mudah digunakan dan fleksibel yang mendukung banyak kasus dan platform yang digunakan.

Jangan mengabaikan peluang untuk penyesuaian

Setiap perusahaan itu unik. Jadi, tidak ada ERP yang 100% cocok untuk semua proses dan keunikan bisnis Anda. Anda akan selalu ingin mengubah atau menambahkan sesuatu, dan ada dua kemungkinan cara untuk menyelesaikannya: hidup dengan apa yang Anda miliki atau sesuaikan solusinya. Kustomisasi dapat berupa fitur perusahaan dengan harga yang sesuai, atau alat dapat disesuaikan berdasarkan sifatnya. Yang terakhir akan sangat memungkinkan Anda untuk menginvestasikan beberapa sumber daya dan mendapatkan alat yang akan disesuaikan dengan kebutuhan Anda secara cepat. Maka dari itu, Anda harus selalu menilai opsi penyesuaian di awal proses belanja ERP Anda.