Apakah Anda menjual barang? Apakah Anda memiliki pesaing, pemasok, gudang, dan toko? Jika ya, rangkaian artikel ini dapat memberi Anda beberapa kiat berharga tentang cara meningkatkan penjualan dan efisiensi bisnis Anda dengan memanfaatkan teknologi otomasi dan menyerahkan proses intensif data yang paling memakan waktu ke algoritma yang dirancang dengan baik.

Anda tidak perlu terjebak dalam rutinitas, Anda tidak perlu melacak setiap transaksi, Anda tidak perlu menyeimbangkan saldo secara manual - ada program pintar untuk semua ini. Apa yang tersisa untukmu? Dengan bantuan sistem ERP, Anda dapat mengurangi sumber daya dan waktu untuk merencanakan pengembangan masa depan perusahaan Anda. Anda dapat mengamati bisnis Anda dari sudut pandang mata burung dan mengelola  dengan lebih percaya diri, membuat penyesuaian yang ditargetkan pada kemajuan dan bentuknya.

Semua kasus dan penedekatan pada rangkaian artikel ini telah diterapkan pada bisnis nyata perusahaan retail yang menjual perangkat seluler diseluruh jaringan toko dan gudangnya. Tidak menutup kemungkinan software ini diadopsi pada sektor bisnis lainnya- contohnya pada bisnis grosir.

Langkah #1: Singkirkan Stok Yang Sudah Habis dan Stok Yang Berlebihan Dari Gudang Anda

Bisnis dengan persediaan besar sering menghadapi masalah kekurangan dan kelebihan stok karena kurangnya data persediaan yang akurat, menyebabkan arus kas bisnis menjadi kacau. Situasi ini dapat diatasi dengan visibilitas dan mekanisme yang tepat yang disediakan oleh sistem otomasi gudang.

“Pelanggan kami memahami bahwa bisnis mereka membutuhkan lebih banyak otomatisasi di bidang manajemen inventaris. Ketika rantai toko memiliki gudang pusat, dibutuhkan waktu dan sumber daya fisik untuk memantau barang mana yang hilang dan melihat bagaimana penjualan di setiap toko, ”- kata Alexey Nesterenko dari perusahaan Grup F&B yang menerapkan sistem otomasi bisnis untuk ritel perusahaan tersebut di atas, menggunakan salah satu solusi ERP 1C sebagai dasar perusahaan.

Kategorisasi Adalah Kuncinya

Di awal proyek, semua toko dan gudang disortir ke dalam kategori berdasarkan analisis penjualan. Hal yang sama dilakukan dengan barang, yang harus dibagi menjadi beberapa kelompok logis. Misalnya, item dalam kategori Terbaru harus dijual secara permanen selama beberapa waktu, tidak boleh ada kekurangan stok. Ketika suatu produk tidak lagi baru, produk tersebut akan masuk ke kategori lain jika terjual dengan baik, atau akan ditarik dari penjualan. Ini adalah siklus dari produk apa pun.

Kategori produk lainnya dapat berupa, misalnya, Best Sellers, Assortment, Promotion, dan seterusnya, tergantung pada bisnis tertentu. Sistem ERP mengimplementasikan algoritme dan laporan analitik yang memungkinkan Anda untuk melihat, berdasarkan perhitungan harian, produk mana yang laku, di toko dan wilayah mana.

Misalnya, Anda dapat melihat bahwa produk tertentu terjual dengan sangat baik saat masih ada stok. Namun begitu persediaannya habis (tidak dikirim tepat waktu atau tidak dibeli dari pemasok), penjualan di toko ini langsung turun. Pada titik ini maka Anda akan kehilangan keuntungan. Sistem otomasi dapat menunjukkan keuntungan  yang hilang ini  untuk toko tertentu atau untuk pada keseluruhan toko Anda.

Malam Sibuk di Gudang — Pengisian Ulang dan Rotasi Barang

Saat toko paling aktif di siang hari, malam hari adalah waktu paling aktif untuk gudang.

Menjelang malam, ketika semua penjualan ditutup, “masa krusial" dimulai di gudang pusat. Satu basis data memungkinkan Anda menganalisis penjualan hari ini dan saldo inventaris di semua toko.

Menurut algoritme preset, sistem secara otomatis membandingkan status stok saat ini dengan yang seharusnya di awal hari baru. Dan jika diperlukan, hal ini dapat menciptakan tatanan internal untuk mengisi kembali toko atau gudang ke tingkat yang optimal. Jadi, jika ada barang yang tersedia di gudang pusat, toko selalu diisi ulang secara otomatis setiap malam. Hal ini terjadi terus-menerus tanpa henti.

Dan juga ada kasus seperti ini, contohnya pada toko Pertama mengalami kelebihan stok pada barang yang sangat laris di toko ke-10. Pada situasi seperti ini, Anda dapat mengatur sistem untuk mengembalikan barang yang kelebihan dari toko Pertama ke gudang pusat dan secara otomatis akan dikirimkan ke toko ke-10 atau kemanapun yang memiliki persediaan terbatas.

Algoritma Penjualan Cerdas

Kategorisasi produk yang tepat memungkinkan Anda juga mengotomatiskan penjualan dan tidak hanya membuang produk tetapi melakukannya dengan manfaat maksimal. Jika Anda ingin menjual suatu produk, Anda cukup memberikan diskon gila-gilaan pada produkt tersebut. Biasanya, diskon ini diberikan untuk produk dengan margin tinggi. Atau Anda dapat menerapkan algoritme dalam sistem yang akan menurunkan harga secara bertahap. Sebagai contoh, setiap minggu Anda bisa memberikan diskon 10%.  Cara ini dapat menunjukkan bahwa mekanisme ini bekerja dengan baik. Karena, Anda tahu, jika menunggu selama 5 minggu untuk membeli produk dengan diskon 50%, adalah ide yang kurang baik, karena dapat dibeli lebih awal.

Sistem Tender Otomatis untuk Pemasok

Mari beralih ke situasi umum berikutnya: perusahaan perlu membeli barang dengan harga bersaing. Barang-barang yang diperlukan dapat dibeli dari beberapa produsen, terkadang Anda dapat membelinya dengan harga promosi dan diskon.

“Tim kami telah mengembangkan sistem tender untuk pembelian, di mana pemasok dapat secara otomatis mengirimkan daftar harga mereka, melalui API atau melalui file Excel dengan formulir yang telah ditentukan, — jelas Alexey. — Perusahaan mengirimkan permintaan untuk barang-barang tertentu, dan pemasok memasukkan jumlah yang tersedia dan mengirim Excel kembali.”

Faktanya, sistem mengumumkan tender: mengirimkan permintaan, menerima informasi harga kembali, secara otomatis mengunduh semua file Excel yang masuk dari email atau mengunduh harga terbaru dari situs web, dan kemudian menentukan bahwa sekarang, misalnya, kebutuhan perusahaan untuk membeli 100 iPhone dengan harga terbaik. Pada saat yang sama, harga terbaik ditentukan tidak hanya oleh daftar harga saat ini tetapi juga oleh ketentuan kontrak — dengan mempertimbangkan semua bonus kembali, jaminan diskon pada akhir tahun, dan seterusnya. Dan sistem dapat menghitung, katakanlah, 50 item dapat dibeli dari satu pemasok tertentu dengan harga terbaik dan 50 sisanya dapat diperoleh dari pemasok lain.

Manajer produk cukup mengklik tombol buat Tender, menentukan barang dan jumlah yang akan dibeli, lalu mengumumkan Tender, kumpulkan hasil, dan kirim pesanan ke pemasok. Mereka hanya perlu mengawasi sistem. Karena terkadang algoritma tidak berfungsi sebagaimana mestinya karena beberapa pengecualian tak terduga pada aturan yang telah ditentukan sebelumnya. Terkadang mereka harus menyesuaikan beberapa aturan baru sesuai dengan kondisi saat itu misalnya terjadi lonjakan tajam pada penjualan atau harga pasar naik, dan sebagainya.  Hal ini perlu dilakukan secara manual.

Sebagai hasilnya, manajer produk sekarang, sebagian besar terlibat dalam pekerjaan langsung dengan pemasok — berfokus pada negosiasi harga, pemilihan produk baru, dan pengembangan matriks, sementara manajemen inventaris bekerja secara otomatis.

“Semua mekanisme yang terkait dengan inventaris, rotasi barang, pesanan pembelian — kami baru saja memodifikasi dan mengotomatiskannya. Pelanggan sudah memiliki pemahaman yang baik tentang manajemen inventaris, dan kami melakukan peningkatan level, —  rangkum Alexey. — Pada akhirnya, kategorisasi barang dan toko memungkinkan sistem untuk menentukan cara mengisi kembali stok, apa yang harus dibeli, dan apa yang harus dijual secara otomatis.”

Otomatisasi proses yang dijelaskan dalam cerita ini didasarkan pada platform low-code 1C: Enterprise yang memungkinkan membangun solusi bisnis dengan cepat dan dengan upaya pengembangan minimum.  Pelajari lebih lanjut di sini.