Milattan önce 3000 civarında ilk hesaplama aracının icadından bu yana, insanlık olarak etrafımızı çevreleyen ortam hakkında daha fazla veri elde ederek, yaşamı daha iyi anlamaya ve verimliliği artırmak için süreçleri basitleştirmeye çabalıyoruz. Üstelik internetin hayatımıza girmesiyle bu eğilim son bulmak yerine daha da hız kazandı.


Günümüzde insanların kişisel yaşam aktivitelerinde ve iş hayatlarında daha verimli olmalarını sağlayan pek çok yazılım var. İşletmeler açısından bakarsak, ERP yazılımı son yıllarda öne çıkan en önemli gelişmelerden biri olarak kabul edilebilir. Bu yazımızda ERP teknolojisi ve araçları hakkında bilmeniz gerekenleri ele aldıktan sonra, sunduğu imkanlardan maksimum fayda sağlamak için nasıl uygulanması gerektiğini irdeleyeceğiz.

ERP Nedir

ERP ingilizcesi “Enterprise Resource Planning” olan Kurumsal Kaynak Planlama yazılımları için kullanılan bir kısaltmadır. ERP sayesinde tek bir çözüm kullanarak işletmenin konsolide bir şekilde yönetilmesi ve ilgili tüm verinin organize edilmesi sağlanır. Genellikle ERP yazılımı, üretim, satış, teklif, stok yönetimi, muhasebe gibi farklı iş süreçlerinin otomasyonu için kullanılan bir çok modülden oluşur. Yani muhasebe kaydı tutmakdan çok daha fazlasıdır.

Basitçe söylemek gerekirse, ERP işletmelerin her bir departmanındaki tüm operasyonları analiz ve optimize etmek suretiyle daha verimli hale getirmek için kullanılır.  İyi bir ERP yazılımının içermesi gereken önemli modüllerin bir listesini yapacak olursak:

  • Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM): CRM modülü, işletmelerin müşterilerine ve müşteri adaylarına ait bilgileri yönetmelerine ve satış süreçlerini optimize etmelerine yardımcı olur. ERP sisteminin temel CRM özellikleri arasında genellikle kişi listeleri, açıklamalar/yorumlar ve her bir müşteri için etkileşim geçmişi gibi başlıklar bulunur. Bu verilerin analizi, şirketlerin müşteri tabanlarını doğru yorumlayarak, isabetli kampanyalar yürütmelerine ve pazarlama etkinliklerini satın alma geçmişi verilerine göre ayarlamalarına olanak tanır.
  • İnsan Kaynakları; Bu modül, şirketin çalışan yönetimi operasyonları için işlevsellik sunar. ERP sistemlerinde İnsan Kaynakları modülü, maaş bordrosu, tatiller ve izinler gibi pek çok konuda her bir çalışan için veri kaydı oluşturur.   Bu tarz muhasebe ve insan kaynakları faaliyetleri otomasyon ile yürütüldüğünde, manuel veri toplama ve yönetimine kıyasla genellikle daha az hata ile karşılaşılır ve daha yüksek veri doğruluğu sağlanmış olur.
  • Finansal Yönetim: Finansal yönetimle ilgili modüller, tüm ERP çözümleri için temel işlevlerden sayılır. Bu modüllerle neler yapabileceğine dair örnek vermek gerekirse, gerçek zamanlı gelir ve yatırım getirisi hesaplaması ve satış verilerine dayalı durum değerlendirmesi için sundukları çeşitli özellikleri kullanarak gerçek veriye dayanan kararlar alabilirsiniz.
  • Satış: Öncelikle, ERP yazılımı bir iş çözümü olarak, satış ve faturalama dahil olmak üzere kurumsal finansmanla ilgili faaliyetlerin yürütülmesi için esnek özellikler sağlayabilmelidir. Örneğin, 1C:ERP, Nakit, Elektronik ve Çek-Senet dahil olmak üzere birden fazla ödeme yönteminin kullanılmasına imkan verir. İş ortakları ve müşteriler için ödeme koşullarını hızlı bir şekilde belirlerken her bir ödeme planını manuel olarak ayrı ayrı tanımlamak zorunda kalmadan şablonlar kullanılabilir.
  • Stok ve Tedarik Zinciri Yönetimi: Satış yapan dolayısıyla çok sayıda depo operasyonu olan işletmeler için stok ve tedarik zinciri yönetimi çok önemlidir. Yüksek talep artışları söz konusu olduğunda istenen ürünlerde yoka düşülmesi, satışlar düşükken malın depoda beklemesi gibi maliyet yaratan veya cirodan kaybetmenize neden olan durumlardan kaçınmak için talep artışlarını öngörebilmek gerekir.
  • Satın alma: ERP sisteminin bir diğer önemli modülü ise satın almadır. Bu modül, şirketin iş süreçlerini ve üretimini desteklemek için gerçekleştirdiği satın alma ile ilgili operasyonların işlevselliğini sağlar.
  • Üretim Planlama ve Kontrol: ERP yazılımı sayesinde veriler daha sonra ilgili işlemlerde otomatik olarak uygulanabilmek üzere, iş ve üretim süreçlerine yüklenir. Böylece, şirket üretim sürecinde sürdürülebilirlik ve yüksek kalite standartları elde eder.
  • Vergi Yönetimi ve Raporlama: Vergi yönetimi ve raporlama, hangi sektör veya ölçekte olursa olsun, tüm işletmeler için hayati önem taşıyan süreçlerdir. ERP sistemleri faaliyetlerin yerel mevzuat uyarınca yürütülmesi ve KDV tevkifatlarının otomatik olarak uygulanması gibi hususlar için kullanılır.

ERP Çeşitleri

Birkaç farklı ERP yazılımı türü vardır:

  • On-premise ERP (Lokal kullanım): Bu tür çözümler doğrudan işletme bünyesindeki cihazlara dağıtılır. Her türden şirket bu tür uygulamaları kullanabilir, ancak genellikle on-premise ERP, orta ve büyük ölçekli işletmelerde karşılaşabileceğiniz otomasyonlardır.
  • Bulut tabanlı ERP: On-premise uygulamalara alternatif olarak, bulut tabanlı ERP'lere her türlü cihaz kullanılarak internet üzerinden erişilebilir.
  • Hibrid ERP: Bazı çözümler bulut ve on-premise işlevselliğini bir arada sunar.
  • Açık Kaynak Kodlu ERP: Açık kaynak kodlu otomasyonlar, yazılımı şirket ihtiyaçlarına göre daha iyi uyarlamak amacıyla geliştirilebilen ve değiştirilebilen sistemlerdir. Çoğu zaman, bu tür araçlar deneyimli yazılım geliştirme ekiplerine sahip şirketler tarafından kullanılır.

ERP’nin Faydaları

Farklı uygulamalara ait çeşitli araçlar ve Excel dosyalarından oluşan dağınık bir yapı kullanmak yerine, ERP sistemi uygulayarak şirketin hayati önem taşıyan iş süreçlerinde otomasyona geçilebilir ve işle ilgili tüm veriler tek bir yerde toplanabilir.  

ERP yazılımı ile tüm iş süreçleri daha şeffaf ve öngörülebilir hale gelir, bu sayede daha etkili planlama yapmak için uygulanır. Böylece iş KPI'larını, şirkette neler olup bittiğini, temel ölçütlerin ne olduğunu ve nasıl geliştiğini kolayca takip edebilen yönetim ekibi daha bilinçli kararlar alabilir. Daha başarılı bir büyüme hızı elde etmek mümkün olur.

ERP nasıl seçilir

Çeşitli ERP sistemleri, temel modüller ve faydaları hakkında bilgi sahibi olduktan sonra şimdi de böyle bir çözüm seçerken analiz edilmesi gereken başlıkları inceleyelim.  

İşlevsellik

ERP sistemini seçmeden önce, işlevselliğini analiz etmek çok önemlidir. Genellikle bu tür çözümler belirli iş türlerine (teknik servis, toptan satış ve dağıtım, giyim, üretim vb.) göre uyarlanır. Bir üretim şirketiniz varsa, komplike ürünlerle çalışırken üretim planlama, maliyet hesaplama, operasyon takibi ve kontrolü sağlamak için ERP'ye ihtiyacınız olacaktır.

Ölçeklenebilirlik

Ölçeklenebilirlik özelliğini gözden kaçırmak ERP seçerken yapılan yaygın bir hatadır. Bazı yazılım ürünleri, küçük ekipler için mükemmel ve ekonomiktir, ancak iş büyüdükten sonra verimsiz ve maliyetli hale gelir. Bir ERP'nin gerçek ölçeklenebilirliğini daha iyi anlamak için, dokümantasyonunu dikkatlice incelemeniz, diğer kullanıcılarla konuşmanız ve daha fazla özelliğe ihtiyacınız olduğunda geçerli olacak fiyatlandırma modelini yazılım geliştiricilerden istemeniz gerekir.

En iyi plan, yeni özellikler eklerken hiçbir ek maliyet oluşturmayan, gerekli tüm özelliklere sahip bir çözüm bulmaktır.

Esneklik

ERP'lerin tamamı mevcut iş altyapısını ve benzersiz iş süreçlerini destekleyecek kadar esnek değildir. Üzerinde yeniden modelleme yapılamayan bir sistemin seçilmesi durumunda, şirketin iş süreçlerini ERP paket modeline uyarlamak zorunda kalması olasıdır.  Şirket, süreçlerini ERP'ye daha iyi uyacak şekilde ayarlamak zorunda kaldığında ise benzersiz rekabet avantajlarını kaybedebilir. Bu işletmenin tabiri caizse kalabalıktan sıyrılmasını engelleyecektir. İşiniz ERP'ye değil, ERP işinize uyum sağlamalıdır. Teknolojiden en iyi şekilde yararlanmanın tek yolu budur.

Bu nedenle, yazılım ne kadar esnek olursa sonuç o kadar iyi olur. Sistemin uygulanma yöntemi ne kadar iyi olursa, desteklenen işletim sistemleri ve veritabanı formatlarının listesi o kadar kapsamlı olur. Sistem aynı zamanda tüm verileri tek bir yerde toplamak için diğer iş uygulamalarıyla entegre olabilmelidir.

Özelleştirme yetenekleri

Dikkat edilmesi gereken bir başka konu da ilerleyen süreçte ERP'nin standart paketinde geliştirilmemiş bir çözüme ihtiyaç duyulması ihtimalidir. Ancak bu durum aşağıdaki başlıklar için özelleştirme fırsatları sunan iyi ERP sistemleri açısından bir sorun oluşturmaz:

  • CAD / PDM bağlayıcılarının eklenmesi,
  • özel gösterge tabloları ve raporların oluşturulması,
  • çoklu para birimli muhasebenin yürütülmesi,
  • tek bir çözüm içinde birkaç sürecin desteklenmesi (örneğin, satış ve teknik servis),
  • Stokun gerçek zamanlı yönetilmesi.

Güvenlik

İş verileriniz, güvence altına alınması gereken en önemli şirket varlıklarından biridir. Bu nedenle, yüksek düzeyde güvenlik sağlayan bir ERP seçmelisiniz. Esnek erişim izinleri ayarlama, iki faktörlü kimlik doğrulama gibi ek güvenlik önlemleri uygulama fırsatları sunmalıdır. ERP'nin kurumsal intranet veya özel bulutta dağıtılan bağımsız bir uygulama olarak kullanılma seçeneği varsa, bu da ek bir avantaj sağlar.

Özet olarak,

ERP çözümünü bir konsept olarak kavramak, farklı sistemler, önemli modüller ve analiz edilmesi gereken konular arasında yön belirlemek daha kolay olacaktır. Doğru seçim yapılırsa, ERP yazılımı işletmenin 360 derecelik görünümünü ve tüm kritik KPI'larını vererek size harika sonuçlar elde etme şansı sunacak, tüm şirket ve ayrı ayrı her bir departman daha verimli hale gelecektir.