Yazılım geliştirmede olduğu gibi, ERP uygulama projeleri iki metodolojiyi benimseyebilir: genellikle büyük şirketler arasında daha popüler olan Waterfall yaklaşımı ve teknoloji start-up'ları ile yazılım geliştiricileri arasında yaygın olan daha yeni Agile  metodoloji. Klasik formunda Agile, görevlerin açık ve iyi tanımlı olduğu standart geliştirmeler için oldukça etkilidir. Genellikle, Agile, backlog takibi için Jira gibi araçları kullanır ve yinelemeli sprint'leri ve retrospektifleri içerir.

ERP uygulama projelerinde Agile uygulanması konusunda, bu relatif olarak yeni bir kavram olup birçok kişi hala bununla nasıl etkili bir şekilde çalışacaklarını anlamaya çalışıyor. Ancak, Agile araçlarını ustalıkla kullanmak, bazen waterfall yaklaşımı ile birlikte, ERP uygulaması için optimal bir strateji olabilir. Bu makalede, bu yaklaşımın avantajlarına ve maksimum verimlilik için nasıl kullanılacağına dair detaylara ineceğiz.

Agile ve Waterfall  Yöntemleri: Artılar ve Eksiler

Klasik bir Waterfall projesinde, zaman çizelgeleri aylara veya hatta yıllara kadar uzayabilir ve aşamalar, gereksinimlerin toplanmasından başlayarak fonksiyonel tasarıma, geliştirmeye, test etmeye ve benzer adımları sıralı bir şekilde izler. Buradaki sorun, müşterilerin projenin başlatılmasından itibaren aylar sonra sistemle ilk kez karşılaşmalarıdır, gereksinimleri ne kadar iyi karşılarsa karşısınlar.

Eğer belirli gereksinimler göz ardı edilirse veya proje süresince değişirse, ek bir zaman alan ve maliyetli bir düzeltme aşaması başlar. Sonuç olarak, başlangıçta öngörülen bir projenin bütçesi, örneğin $50,000 ise, iç sabotaj, yetersizlik veya proje sona ererken ortaya çıkan son dakika işlev boşlukları gibi çalışma ve proje riskleri nedeniyle önemli ölçüde fazla maliyetle sonlanabilir.

Öte yandan, Agile metodoloji, 'artanlık' ilkesine dayanarak adım adım değer sunma özelliği ile tanınır. Müşteri, gelişimin erken aşamalarında sistemi görmeye başlar ve sürekli ayarlamalara olanak tanır. Müşteri sistemi erken aşamalarda inceledikçe, herhangi bir sorunu düzeltmek için daha fazla zaman kalır. Agile projeler zaman çizelgelerini ve bütçeleri aşabilir, ancak uygulama ekibi müşteri beklentilerini yönetir ve hemen bir sonraki sprint'te öncelikleri değiştirebildiği için müşteri sistemden çok daha erken fayda sağlar.

Agile ve Waterfall Yaklaşımları: Düşünülmesi Gereken Temel Noktalar

ERP projelerinde Agile metodolojilerin kullanılması, karmaşık ERP sistemlerinin içerdiği birçok veri, rapor ve kullanım senaryosu nedeniyle dikkatlice ele alınması gereken bir süreçtir. Tipik bir yazılım geliştirme sürecinden farklı olarak, ERP uygulaması bir dizi değişken içerir, bu da Agile metodolojisinin doğrudan uygulanmasını zorlaştırır. Bu nedenle, uyumlu analizler yapmak, görevlerin kapsamını değerlendirmek ve etkili bir plan yapmak için geniş bir bakış açısına ihtiyaç duyulur.

Bir müşteri şirketinin analizi, standart ERP çözümlerinin kapsamadığı özgün süreçleri ortaya koyabilir. Örneğin, 'çalışanları aya gönderme' gibi hayali bir süreç, genelde kullanılan bir ERP sistemi tarafından desteklenmeyebilir. Bu durumda, ya özel bir sistem entegre edilmesi ya da mevcut sistemin özelleştirilmesi gerekebilir.

Bu bağlamda, standartlaşmış süreçler için Agile ve özel çözümler oluşturmak için de Waterfall yöntemini kullanmak gerekebilir. Bu hibrit yaklaşımın başarısı, bu süreçte yer alan uzmanların beceri ve zekasına dayanır. Genel bir çerçeve belirlenerek başlanır ve daha sonra belirli görevlere ayrılır.

Diyelim ki mevcut süreçlerin çoğu ERP sistemiyle uyumlu ve sadece küçük özelleştirmelere ihtiyaç duyan değişiklikler içeriyor. Bu durumda,Agile yaklaşımı uygun olabilir. Detaylı fonksiyonel tasarımlar oluşturmak yerine, Agile metodolojisi Sprint (Koşu) başlatmak için kullanılır. Bu sayede müşteri, yeni özellikleri hemen kullanmaya başlayabilir ve gerekli ayarlamalar için geri bildirimde bulunabilir.

Örneğimize dönersek, Agile metodoloji başarıyla tedarik sistemi üzerinde uygulanmış ve müşteriyle önceden anlaşılan şekilde tamamen işlevsel hale getirilmiştir. Müşteri bunu test eder ve artık belgeleme yapabilir, yüklenici, depolar ve ürünler için dizinlere erişebilir. Bu noktada, bir karar vermek gerekir: ya tüm alt sistemlerin tamamlanmasını bekleyip bunları birlikte başlatmak ya da hazır alt sistemi hemen üretime alarak operasyonel gecikmeleri önlemek.

Bu karar, organizasyonun spesifik ihtiyaçlarına ve stratejilerine bağlıdır.Hemen uygulamayı seçmek, hızla faydalar elde etme ve gerçek dünya koşullarında test etme imkânı sunma, böylece daha fazla geliştirme için kıymetli geri bildirimleri toplama şansı verebilir.

Diğer taraftan, kapsamlı bir uygulama için beklemek, daha düzenli ve potansiyel olarak daha az rahatsız edici bir geçiş sağlar, ancak yeni sistemin avantajlarının gerçekleşmesini geciktirebilir.

Agile ve Waterfall arasındaki bir diğer temel fark da ödeme yapısında ortaya çıkar. Agile`da , müşteriler belirli bir süre için bir ekibe ödeme yaparlar, ödemeler aylık veya hatta haftalık olarak yapılır, projenin tamamlanmasında tek bir toplu ödeme yerine. Bu yaklaşım, maliyeti projenin süresi boyunca yayarak müşteriler için eşit derecede uygun olup yatırımlarının görünür sonuçlarını sağlar.

Agile projeler genellikle belirli koşullar karşılandığında daha hızlı teslimat sürelerine sahip olabilir, bu koşullar arasında etkili bir Scrum Master veya Proje Yöneticisi bulunması, toplantıları yönetme yeteneği ve projenin çeşitli yönlerini denetleme kabiliyeti bulunmaktadır. Bu, alt sistemlerin planlanandan önce teslim edilmesine yol açabilir.

Buna karşılık, Waterfall hızlı değişikliklere veya ölçeklendirmeye zorlanır. Başlangıçta büyük bütçeler ve ekiplerle planlanan Waterfall , ayarlamalar ve koordinasyon genellikle yavaştır. Waterfall’da gecikmeler veya planlama hataları genellikle yetersizlikle ilişkilendirilir ve bu aksaklıkların arkasındaki gerçek nedenlere daha az dikkat edilir.

Pratik Vaka: 1C:Enterprise ile Agile Prototipleme

Bazı ERP platformları, ERP benimsemesi sırasında agile prototipleme/MVP oluşturmanın hızını ve verimliliğini önemli ölçüde artıran güçlü geliştirme araçları sunmaktadır. Örneğin, şirket hizmetleri sunan Dubai merkezli ACT PRO & BUSINESS SERVICES için gerçekleştirilen uygulama projesi, sadece altı ayda tamamlanmış ve 1C:Enterprise düşük kodlu platformu ile 40 kullanıcı koltuğunu otomatize etmiştir.

1C:Enterprise, hızlı iş yazılımı oluşturma amacıyla tasarlanmış düşük kodlu bir geliştirme platformudur ve masaüstü, bulut ve mobil uygulamalar için geniş özelleştirme ve çoklu platform yetenekleri sunar. Farklı iş birimlerini birleştirir, tamamen özelleştirilebilir ve zengin programlama deseni kütüphanesi, yerleşik iş zekası ve güçlü erişim hakları yönetimi içerir.

Bu nedenle, gereksinim toplamanın uzun ve formalize süreci, prototip oluşturma ve birçok düzeltme döngüsü yerine, 1C:Enterprise platformu gibi araçlar kullanmak, çok daha hızlı bir alternatif sağlayabilir. Basitçe görsel editörde hızlı bir örnek çıkarabilir ve müşteriye onay için gönderebilirsiniz: "İhtiyacınız olan buydu değil mi?". Müşteriden hızlı geri bildirim alındıktan sonra ekip, geliştirmeye geçebilir.

Bris-Bosfor'un büyük bir ayakkabı üreticisi olarak 20 milyon çift ayakkabı ürettiği ve önemli bir pazar payına sahip olduğu durum, 1C:Enterprise'ın agile prototipleme için etkili bir şekilde nasıl kullanıldığını göstermektedir. Bris-Bosfor, iş süreçlerini yeniden düzenlemek ve karlılığı artırmak amacıyla işletme yönetimi ve muhasebe araçlarını modernize etmek amacıyla 1C:Enterprise platformuna dayalı modern bir bilgi sistemini hayata geçirdi.

SCRUM çerçevesini kullanarak, proje başlangıcından sadece bir ay sonra sistemin bir prototipini operasyonel hale getirmeyi başardılar. Bu hızlı gelişme, Bris-Bosfor'un sadece işletme yönetimi ve muhasebe araçlarını modernize etmekle kalmayıp aynı zamanda iş süreçlerini yeniden düzenleyerek karlılığını artırmasına olanak tanıdı.

Agile ERP Uygulamasındaki Zorluklar

ERP uygulamasını Agile metodoloji ile gerçekleştirmenin önemli bir zorluğu,  müşterilerin bu yaklaşımla çalışmaya hazır olmamasıdır, çünkü bu, birçok şirketin alışkın olduğu yöntemlerden farklıdır. Agile, geleneksel yöntemlere göre daha fazla müşteri katılımını gerektirir. Örneğin, genellikle Waterfall paradigmaya alışkın olan büyük şirketler, Agile'a geçişi zorlayıcı bulabilirler.

Ancak birçok durumda, başlangıçta Agile (çevik) aşina olmayan müşteriler, faydalarını gördükten sonra hızlı bir şekilde adapte olurlar. İlerlemenin aktif bir şekilde gözlemlenebilmesi ve zamanında düzeltmelerin yapılabilmesi, müşterilerin ödedikleri ücretin karşılığını net bir şekilde anlamalarına olanak tanır. Bu yaklaşıma yeni olan müşteriler, genellikle üçüncü veya dördüncü haftada daha fazla dahil olurlar ve bir sonraki sprint'ten elde edebilecekleri somut sonuçları heyecanla beklerler - yeni bir form, rapor veya veri popülasyon aracı olsun.

Bazen, Agile ve Waterfall metodolojilerini birleştirirken bir uyumsuzluk ortaya çıkabilir. Örneğin, tipik alt sistemlerden biri olan satın alma ve üretim gibi alt sistemler Agile'da erken tamamlanmışsa, ancak waterfall kullanılarak geliştirilen satış alt sistemi hâlâ devam ediyorsa, bu eşzamansızlık sorunlarına neden olabilir. Proje yöneticilerinin bu tür risklerin farkında olmaları gerekir.

Başka bir zorluk, entegre olan şirketin müşterinin alanındaki uzmanlığını yanlış değerlendirmesinden kaynaklanır. Agile, konu alanına uzun süreli aşinalık bırakacak pek fazla zaman bırakmaz; sonuçlar hızlı bir şekilde teslim edilmelidir. Eğer bir ekip, konuyla ilgili derinlemesine incelemeler yapmak ve belgelere göz atmak için haftalar harcarsa, müşterilerin endişelerini anlamak anlaşılır bir durumdur.

Başarılı bir ERP uygulamasını Agile metodoloji ile gerçekleştirmek aynı zamanda yüksek düzeyde proje yönetimi becerilerini gerektirir. Proje yöneticileri, ekibi aşırı yüklemek veya boşta bırakmak gibi aşırılıklardan kaçınmak için kaynakları doğru bir şekilde değerlendirmelidir. Başarı aynı zamanda müşterinin işbirliğine ve zamanında geri bildirim sağlama hazır olma düzeyine de büyük ölçüde bağlıdır.

Sonuç olarak,

ERP uygulamasına başlamadan önce, şirketin iş süreçleri, iş kapsamı ve mevcut kaynaklar gibi özel durumu analiz etmek, Agile, Waterfall veya ikisini bir arada kullanmanın hangisinin daha uygun olduğuna karar vermek son derece önemlidir.

Örneğin, yavaş onay süreçlerine ve katı bir kurumsal yapıya sahip büyük bir şirket, klasik yaklaşımı kullanmak konusunda daha avantajlı olabilir. Ancak, birçok durumda, Agile ve Waterfall metodolojilerinin birleşimi, uygulama sürecinde verimlilik ve hızın optimal bir denge sağlamaktadır.

Bu yaklaşımı kolaylaştırmak için, 1C:Enterprise gibi ERP sistemleri, düşük kodlu bir geliştirme platformuna sahiptir, bu da tüm gerekli ayarların ve özelleştirmelerin geniş kodlama olmadan hızlı bir şekilde yapılabilmesine olanak tanır, böylece entegrasyon süreci daha esnek ve sorunsuz olabilir.