Unabhängig von der Größe des Unternehmens kann eine Software zur Geschäftsautomatisierung fantastische Ergebnisse liefern und dabei helfen, sich gegen die Konkurrenz durchzusetzen. Enterprise Resource Planning (ERP) Software ist eines der beliebtesten und manchmal umstrittenen Beispiele für solche Werkzeuge.

Heute diskutieren wir über die Vor- und Nachteile von ERP, die verschiedenen auf dem Markt erhältlichen Lösungen und geben praktische Ratschläge für die Auswahl der für Ihr Unternehmen geeigneten Software.

Warum ist ERP wichtig?

ERP kann aufgrund seiner Beschaffenheit zu einem entscheidenden Element der Unternehmensinfrastruktur werden. Solche Systeme dienen dazu, die Informationsflüsse im Unternehmen zu zentralisieren, dem Management die Grundlage für datengestützte und damit effizientere Entscheidungen zu liefern, Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern.

Wie Sie sehen können, ist die Liste der Verbesserungsmöglichkeiten umfangreich, so dass sich ERP mit fast allen Aspekten des Unternehmensalltags befasst. Hier sind Geschäftsprozesse, die von jedem ERP-Einführungsprojekt betroffen sind:

• Verkaufsmanagement

• Einkaufsmanagement

• Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

• Produktionsmanagement und -steuerung

• Inventar- und Lagerverwaltung

• Buchhaltung

• Personalwesen

• Analyse und Berichterstattung

Welche Arten von ERP-Systemen gibt es und welche sind auf dem Markt am beliebtesten?

Cloud-ERP vs. On-Premise-ERP

Heutzutage gibt es zwei Haupttypen von ERP-Lösungen, aus denen Unternehmen weltweit wählen können: On-Premise Software und Cloud-Systeme.

On-Premise oder On-Prem Software arbeitet lokal innerhalb der Unternehmensinfrastruktur. So hat das Unternehmen die volle Kontrolle über seine Daten, den Implementierungsprozess, Upgrades und die Systementwicklung. Dies erfordert Zeit und Ressourcen, bietet aber auch mehr Flexibilität.

Cloud-ERP arbeitet in der Cloud, d.h. die Unternehmensdaten werden außerhalb des Unternehmens gespeichert. Cloud-ERP-Anbieter verfügen über eine zuverlässige Infrastruktur und bieten Dienste für mehrere Kunden gleichzeitig an. Sie verfügen über mehr Erfahrung bei der Wartung eines ERP-Systems. Allerdings sind die Cloud-Angebote in der Regel in ihrem Funktionsumfang begrenzt und können nicht an alle individuellen Geschäftsprozesse des Unternehmens angepasst werden.

Es gibt auch private Clouds, die einen Fernzugriff auf Daten und ein hohes Maß an Anpassung an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens ermöglichen. In diesem Fall hat das Unternehmen die volle Kontrolle darüber, wo die Daten gespeichert sind und wer auf diese wichtigen Geschäftsinformationen zugreifen kann.

Um die für das jeweilige Unternehmen am besten geeignete Art der ERP-Implementierung zu wählen, müssen Sie den Lizenzpreis, sowie die direkten und indirekten Kosten, die Sicherheitsrisiken und die gesetzlichen Vorschriften, die es Unternehmen manchmal verbieten, Kundendaten auf entfernten Servern im Ausland zu speichern, usw. bewerten.

Vorteile und Nutzen von ERP-Softwarelösungen

Die Vorteile eines ERP-Systems sind vielfältig. Hier sind die wichtigsten davon:

Effektive Produktionsplanung

Das ERP-System ermöglicht die Umstellung von einer tabellenbasierten Produktionsplanung, die von einer Person durchgeführt wird, auf eine automatisierte Kalenderverwaltung und Aufgabenzuweisung. Dadurch wird der Leistungsengpass beseitigt. Außerdem ist ERP-System eine perfekte Lösung für die Kostenkalkulation und die vorausschauende Analyse des ROI eines Projekts, noch bevor es in die Produktion geht.

Datenerfassung in Echtzeit

Einer der häufigsten Probleme, die Unternehmen zur Einführung von ERP zwingen, ist die Tatsache, dass viele Geschäftslösungen unterschiedliche Daten erzeugen. Um diese Informationen effektiv zu nutzen, sollten sie an einem Ort gesammelt und in Echtzeit aktualisiert werden. Genau das bietet ein ERP-System dem Unternehmen und ermöglicht fundiertere und datengestützte Entscheidungen.

360-Grad-Unternehmensübersicht

Ein weiteres Problem, mit dem viele Unternehmen konfrontiert sind, ist eine 360-Grad-Sicht auf das gesamte Unternehmen. Nehmen Sie an, es gibt mehrere Abteilungen oder juristische Personen, die sich sogar im Ausland befinden können. In diesem Fall ist es schwierig den Geschäftsprozess für einen bestimmte Bereich oder Abteilung zu automatisieren und die Möglichkeit zu erhalten, die Vorgänge auf unternehmensweiter Basis zu analysieren. Mit einem ERP-System sind alle wichtigen Daten über Verkauf, Planung, Kundendienst, Produktion, Vertrieb, Buchhaltung, Personalwesen oder mehrere juristische Personen sofort verfügbar. Das macht es schwer, wichtige Geschäftstrends oder Ereignisse zu verpassen. Darüber hinaus können alle Filialen ihre Buchhaltung in der Landeswährung führen, was den Prozess vereinfacht.

Effizientere Berichterstattung

Eine der wichtigsten Folgen der ERP-Implementierung ist, dass das Unternehmen korrekte und aktuelle Daten über das gesamte Unternehmen erhält, die für die Berichterstattung sehr nützlich sind. ERP-Systeme ermöglichen die Erstellung umfassender Berichte, um die Leistung einer bestimmten Abteilung oder sogar eines Geschäftsprozesses zu verstehen und auf Basis vergangener Daten Schätzungen und Vorhersagen zu generieren. Dies ist auch für eine möglichst effiziente Angebotserstellung nützlich. Das Unternehmen kann den voraussichtlichen ROI für jeden Lead berechnen und Rabatte und Sonderkonditionen anbieten, um die Gewinne positiv zu halten.

Verbesserte Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens

Wenn jede Abteilung ihre eigene Software und ihre eigenen Prozesse hat, ist es schwierig, an komplexen Projekten zusammenzuarbeiten, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind. Schlechte Kommunikation führt oft dazu, dass in jeder Phase der Projekt- oder Geschäftsprozessausführung Daten fehlen. Infolgedessen liegt die Gesamteffizienz auf einem niedrigen Niveau. Die Einführung von ERP ermöglicht es allen Mitarbeitern, auf dem gleichen Stand zu bleiben, um bessere Ergebnisse und schnellere Fortschritte zu erzielen.

Bessere Produktivität = höherer ROI

Daten sind das neue Öl, und daher führt eine Vielzahl von Daten, Berichten und Schätzungen, die den Entscheidungsprozess und die Erkennung von Engpässen in Geschäftsprozessen unterstützen, unweigerlich zu einer höheren Produktivität. Und je höher die Produktivität ist, desto effektiver ist das Unternehmen und desto höher ist der ROI.

Einsparungen bei den Betriebskosten

ERP-Systeme machen viel manuelle Arbeit überflüssig, wodurch sofort Geld gespart wird und eine höhere Datengenauigkeit durch manuelle Dateneingabe erzielt wird. Dadurch erhält das Unternehmen genauere Daten, und die Mitarbeiter können sich um wichtigere Aufgaben kümmern, was Zeit für manuelle Arbeit spart.

Verbesserte Kundenbetreuung und Marketing

Ausgezeichnete ERP-Systeme bieten immer auch Funktionen für Marketing und Kundenbeziehungen. So sind beispielsweise benutzerdefinierte Preise und Angebote oder integriertes CRM die Funktionen, die jedes gute/zuverlässige ERP-System von Haus aus bieten sollte. Außerdem sammeln ERP-Systeme Kundendaten, was eine bessere Personalisierung ermöglicht.

Die Arten von Unternehmen, die am meisten von ERP profitieren

Welche Unternehmen profitieren von einer ERP-Einführung? Dies ist eine beliebte Frage, und hier ist die Liste der Branchen, in denen die Unternehmen die besten positiven Ergebnisse durch den Einsatz solcher Software erzielen:

• Produktion

• Großhandel und Vertrieb

• Industrielle Dienstleistungen

• Dienstleistungsbetriebe

• Professionelle Dienstleistungen

• Bauindustrie

• Gesundheitspflege

Die Liste ist nicht vollständig. Es gibt viele Unternehmen aus anderen Branchen, die ein ERP eingeführt und ausgezeichnete Ergebnisse erzielt haben. Auf unserer Website haben wir zum Beispiel einen Abschnitt mit dem Titel Kundenberichte, in dem wir Fallstudien über unsere ERP-Implementierungen veröffentlichen. Wie Sie sehen können, umfasst die Liste der Kunden, Hersteller, Produktions- und Bauunternehmen sowie Dienstleistungsunternehmen und Großhändler.

Warum Sie in ERP-Software investieren sollten

Somit können wir die wichtigsten Vorteile einer Investition in eine ERP-Software aus geschäftlicher Sicht darlegen. Das erhalten Sie:

Effizientere Geschäftsprozesse. Es liegt in der Natur der ERP-Technologie, dass Ihr Unternehmen mit einem solchen System in jedem wichtigen Geschäftsprozess, wie Vertrieb, Ressourcenplanung oder Produktion effizienter wird.

Genaue Daten für Analysen und Entscheidungsfindung. Die Abschaffung der manuellen Arbeit und die automatisierte Datenerfassung aus verschiedenen Quellen geben dem Managementteam eine gute Grundlage für den Entscheidungsprozess. Sie erhalten einen detaillierten 360-Grad-Sicht auf das Unternehmen, wichtige Kennzahlen, KPI und können historische Analysen und Prognosen durchführen.

Mehr Geld durch Einsparungen und einen höheren ROI. Das ERP-System ermöglicht es dem Unternehmen, Geld für ineffektive Prozesse zu sparen und den ROI zu maximieren, was zu höheren Einnahmen führt.

Zufriedene Kunden und Geschäftspartner. Ein ERP-System, das bei der Verwaltung des Bestands, der Produktionsauslastung und des Lagers hilft, trägt zu einem besseren Service für Kunden und Partner bei. Es gibt keine Situationen, in denen der Kunde ein Produkt kauft, das nicht vorrätig ist, und dann warten muss. Die Bestellungen werden schnell und effektiv bearbeitet.

Was schief gehen kann: ERP-Nachteile

Wie alles auf der Welt hat auch das ERP-Einführungsprojekt zwei Seiten. Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch einige Herausforderungen und potenzielle Probleme, die das positive Ergebnis der Umstellung auf eine neue Lösung einschränken könnten. Hier sind einige von ihnen:

ERP-Einführung ist in der Regel kostspielig

Ein Einführungsprojekt erfordert zweifellos Investitionen, die erheblich sein können, wenn das Unternehmen über eine umfangreiche Infrastruktur, Größe, Mitarbeiterzahl und viele zu automatisierende Geschäftsprozesse verfügt. Daher haben viele kleine und mittlere Unternehmen Schwierigkeiten, ein ERP-System zu finden, das ihre Aufgaben löst und nicht viel Geld kostet.

Unterstützung und Entwicklung nach der Einführung ist schwierig

Wenn das Hauptgeschäft des Unternehmens nichts mit IT und Technologie zu tun hat und es nicht viele Ingenieure im Team gibt, kann es schwierig sein, das System zu unterstützen, anzupassen und zu skalieren. Die einzige Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, ein ERP-System zu wählen, das von Anfang an leicht anpassbar ist. Die meisten Cloud-ERPs können diese Funktionen nicht bieten.

Integration kann kompliziert sein

Wenn ein Unternehmen viele Geschäftsprogramme hat, die von verschiedenen Abteilungen genutzt werden, ist es sinnvoll, diese in das ERP zu integrieren, um alle Daten an einem Ort zu sammeln. Dies kann kompliziert sein, da nicht alle Geschäftstools für solche Integrationen ausgelegt sind und es ERP begrenzte Integrationsmöglichkeiten gibt.

ERP-Auswahlkriterien

Um Probleme bei der Implementierung und Verwaltung nach der ERP-Einführung zu vermeiden, müssen Sie sich in der ersten Phase intensiv mit der Auswahl der richtigen Lösung beschäftigen.

Im Folgenden finden Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die Sie tun sollten, um das System zu finden, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt, hervorragende Ergebnisse liefert und zu einer positiven Kapitalrendite beiträgt:

Formulieren Sie zuerst Ihre Anforderungen

Sie werden nur dann erfolgreich sein, wenn Sie zuerst eine Liste der Anforderungen aufstellen, die Ihr zukünftiges ERP-System erfüllen soll. Machen Sie sich erst einmal klar, welche Funktionen Sie benötigen, welche Geschäftsprozesse automatisiert werden sollen und welche Daten während der Implementierung erforderlich sein könnten.

Eine gute Idee ist es, ein ERP-Einführungsteam zu bilden, das sich aus Vertretern der Managementabteilungen zusammensetzt, deren Mitarbeiter die Lösung nutzen werden, um diese Aufgabe zu lösen. Dieses Team muss die Einführungszeit und -kosten sowie die Zeit und den Kostenaufwand für die Umstellung auf das neue System abschätzen. Eine ERP-Implementierung erfordert die Abschaffung einiger aktueller IT-Systeme und -Tools bzw. deren Ersatz durch neue.

Bewerten Sie die Funktionsliste

ERP ist eine auf das gesamte Unternehmen ausgerichtete Lösung. Das System sollte über ausreichende Funktionen verfügen, um alle im Unternehmen erforderlichen Aufgaben in der jeweiligen Branche zu lösen. Sehr oft schneiden ERP-Anbieter ihre Systeme auf einen engen Satz von Aufgaben oder branchenspezifischen Geschäftsprozessen zu. Dies führt zu einer Einschränkung der Effizienz des Systems, wenn es unter anderen Bedingungen eingesetzt wird.

In einem Produktionsunternehmen zum Beispiel ist ein ERP-System ohne Planung, Kostenrechnung, Implementierung technologischer Prozesse und Abweichungskontrolle praktisch nutzlos.

Um zu vermeiden, dass das Unternehmen ein ERP kauft, das keine guten Ergebnisse liefert, müssen Sie eine Liste von Funktionen erstellen, die in einer Basiseinführung implementiert werden sollten. Versuchen Sie außerdem, ein System zu finden, bei dem alle erforderlichen Teile sofort verfügbar sind und Sie nicht jedes Mal, wenn Sie eine neue Funktion benötigen, dafür bezahlen müssen.

Bewerten Sie Skalierbarkeit und Flexibilität

Skalierbarkeit und Flexibilität sind zwei entscheidende Faktoren, die Sie vor Ihrer endgültigen Entscheidung bewerten sollten. Als Erstes sollten Sie sich überlegen, ob die Lösung auch dann noch für Ihr Unternehmen geeignet ist, wenn es um das Zwei- oder sogar Fünffache wächst. Wird das ERP-System zu kostspielig werden? Lässt es sich in Bezug auf die Effizienz skalieren oder wird die Nutzung komplizierter? Die Verwaltung von 20 Arbeitsplätzen ist etwas anderes als die von 500, und Sie müssen sich darüber im Klaren sein, ob das System auch dann noch in der Lage ist, vorbildliche Ergebnisse zu liefern, wenn Sie wachsen.

Wenn das System nicht flexibel genug ist, kann es selbst bei Ihrer derzeitigen Unternehmensgröße schwer zu nutzen sein. Und wenn es von Anfang an schwer zu bedienen ist, wird es in Zukunft völlig nutzlos sein. Auch die mit der Einführung verbundenen Reibungsverluste werden sehr hoch sein. Infolgedessen wird die Wirksamkeit der Lösung begrenzt sein. Versuchen Sie also, ein benutzerfreundliches und flexibles System zu finden, das mehrere Anwendungsfälle und Plattformen unterstützt.

Übersehen Sie nicht die Anpassungsmöglichkeiten

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Es gibt also kein ERP, das alle Ihre Geschäftsprozesse und Eigenheiten zu 100% abdeckt. Sie werden immer etwas ändern oder hinzufügen wollen, und dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Sie können mit dem leben, was Sie haben, oder Sie können die Lösung anpassen. Bei der Anpassung kann es sich entweder um eine Unternehmensfunktion mit entsprechendem Preis handeln, oder das Tool ist von Natur aus anpassbar.

Im letzteren Fall können Sie einige Ressourcen investieren und schnell ein Werkzeug erhalten, das schnell und perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Daher sollten Sie die Anpassungsoptionen immer zu Beginn Ihres ERP-Einkaufsprozesses bewerten.