Wie bei der Softwareentwicklung können auch bei ERP-Implementierungsprojekten zwei Methoden zum Einsatz kommen: der klassische Wasserfall-Ansatz (im Allgemeinen eher bei großen Unternehmen beliebt) und die neuere Agile-Methode, die bei technologischen Start-ups und Softwareentwicklern weit verbreitet ist. Agile, in seiner klassischen Form, ist sehr effektiv für Standardentwicklungen, bei denen die Aufgaben klar und genau definiert sind. Typischerweise werden bei Agile Tools wie Jira für die Rückstandsverfolgung eingesetzt und iterative Sprints und Retrospektiven durchgeführt.

Bei der Anwendung von Agile in ERP-Implementierungsprojekten handelt es sich um ein relativ neues Konzept, und viele sind noch damit beschäftigt, wie sie effektiv damit arbeiten können. Der geschickte Einsatz agiler Werkzeuge, manchmal in Verbindung mit dem Wasserfall-Ansatz, kann jedoch eine optimale Strategie für die ERP-Implementierung darstellen. In diesem Artikel befassen wir uns mit den Vorteilen dieses Ansatzes und wie man ihn für maximale Effizienz einsetzt.

Agil vs. Wasserfall: Vor- und Nachteile

Bei einem klassischen Wasserfallprojekt kann sich der Zeitplan über Monate oder sogar Jahre erstrecken, wobei die Phasen einem sequenziellen Muster folgen - von der Anforderungserhebung über den Funktionsentwurf und die Entwicklung bis hin zu den Tests usw. Der Nachteil dabei ist, dass der Kunde das System erst Monate nach dem Projektstart zum ersten Mal sieht, unabhängig davon, wie gut es seine Anforderungen erfüllt. 

Wenn bestimmte Anforderungen übersehen wurden oder sich im Laufe des Projekts geändert haben, beginnt eine zusätzliche zeit- und kostenaufwändige Verfeinerungsphase. Infolgedessen kann ein Projekt, für das ursprünglich ein Budget von beispielsweise 50.000 Dollar veranschlagt wurde, am Ende deutlich mehr kosten, wobei die meisten Arbeiten und Projektrisiken, wie z. B. interne Sabotage, Inkompetenz oder Funktionslücken in letzter Minute, erst gegen Ende des Projekts auftreten.

Die agile Methodik hingegen zeichnet sich durch ihre "Inkrementalität" aus, d. h. sie liefert dem Kunden schrittweise einen Mehrwert. Der Kunde sieht das System bereits in den frühen Phasen der Entwicklung und kann es laufend anpassen. Je früher das System vom Kunden überprüft wird, desto mehr Zeit bleibt, um etwaige Probleme zu beheben. Auch bei agilen Projekten können Fristen und Budgets überschritten werden, aber da das Implementierungsteam die Erwartungen des Kunden steuert und die Prioritäten im nächsten Sprint sofort verschieben kann, erhält der Kunde die Vorteile des Systems viel früher.

Ein weiterer grundlegender Unterschied zwischen Agile und Waterfall ist die Zahlungsstruktur. Bei Agile zahlen die Kunden für ein Team über einen bestimmten Zeitraum, wobei die Zahlungen monatlich oder sogar wöchentlich erfolgen und nicht in Form einer Pauschalsumme bei Abschluss des Projekts. Dieser Ansatz ist für die Kunden gleichermaßen bequem, da er die Kosten über die Projektdauer verteilt und sichtbare Ergebnisse für ihre Investition liefert.

Agile Projekte haben oft schnellere Lieferzeiten, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind, wie z. B. ein erfahrener Scrum Master oder Projektmanager, der in der Lage ist, Multitasking zu betreiben, Meetings zu leiten und verschiedene Aspekte des Projekts zu überwachen. Dies kann dazu führen, dass Teilsysteme früher als geplant geliefert werden.

Im Gegensatz dazu hat Waterfall mit schnellen Änderungen oder Skalierungen zu kämpfen. Anfänglich mit großen Budgets und Teams geplant, sind Anpassungen und Koordination im Wasserfall typischerweise langsam. Verzögerungen oder Planungsfehler werden bei Waterfall häufig auf Inkompetenz zurückgeführt, wobei die tatsächlichen Gründe für diese Rückschläge weniger beachtet werden.

Einsatz von Agile in ERP-Projekten: Wichtige Punkte, die zu beachten sind

Die Anwendung agiler Methoden in ERP-Projekten erfordert aufgrund der Komplexität von ERP-Systemen, die eine Vielzahl von Daten, Berichten und Anwendungsfällen umfassen, einen differenzierten Ansatz. Anders als bei der typischen Anwendungsentwicklung gibt es bei der ERP-Implementierung eine Vielzahl von Variablen, was die einfache Anwendung von Agile erschwert. Ein umfassender Überblick ist für die Durchführung von Fit-Gap-Analysen, die Bewertung des Umfangs von Aufgaben und eine effektive Planung unerlässlich.

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem eine Analyse des Unternehmens eines Kunden einzigartige Prozesse offenbart, die von Standard-ERP-Lösungen nicht abgedeckt werden. Ein hypothetischer Prozess wie die "Entsendung von Mitarbeitern zum Mond" ist in einem Standard-ERP-System möglicherweise nicht enthalten. In diesem Fall muss entweder ein spezialisiertes System integriert oder das vorhandene angepasst werden. 

Daher kann die Implementierung teilweise über Agile für standardisierte Prozesse und teilweise über Waterfall für die Erstellung maßgeschneiderter Lösungen erfolgen. Der Erfolg dieses hybriden Ansatzes hängt von den Fähigkeiten und der Intelligenz der beteiligten Spezialisten ab. Am Anfang steht die Festlegung eines allgemeinen Rahmens, der dann in spezifische Aufgaben heruntergebrochen wird.

Gehen wir davon aus, dass die meisten bestehenden Prozesse gut mit dem ERP-System übereinstimmen und nur geringfügige Anpassungen wie die Änderung eines Druckformulars hier oder das Hinzufügen eines Berichts dort erforderlich sind. In solchen Fällen ist ein agiler Ansatz angebracht. Anstatt detaillierte funktionale Entwürfe für diese Teilsysteme zu erstellen, wird die agile Methodik eingesetzt, um Sprints zu initiieren. Dieser Ansatz ermöglicht es dem Kunden, neue Funktionen sofort zu nutzen und Feedback für notwendige Anpassungen zu geben.

Um auf das Beispiel zurückzukommen: Stellen Sie sich vor, dass die agile Methodik erfolgreich auf das Beschaffungssystem angewandt wurde, so dass es - wie zuvor mit dem Kunden vereinbart - voll funktionsfähig ist. Der Kunde testet es und ist nun in der Lage, die Dokumentation und die Zugangsverzeichnisse für Auftragnehmer, Lager und Produkte zu verwalten. An diesem Punkt muss eine Entscheidung getroffen werden: entweder die Fertigstellung aller Teilsysteme abwarten, um sie gemeinsam in Betrieb zu nehmen, oder das fertige Teilsystem sofort in die Produktion einführen, um Betriebsverzögerungen zu vermeiden.

Diese Entscheidung hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Strategien des Unternehmens ab. Die Entscheidung für eine sofortige Bereitstellung kann unmittelbare Vorteile und Tests unter realen Bedingungen bieten, die wertvolles Feedback für die weitere Entwicklung liefern. Umgekehrt ermöglicht das Warten auf eine umfassende Einführung einen besser synchronisierten und möglicherweise weniger störenden Übergang, könnte aber die Realisierung der Vorteile des neuen Systems verzögern.

Praxisbeispiel: Agiles Prototyping mit 1C:Enterprise

Geschwindigkeit und Effizienz des agilen Prototypings/der Erstellung von MVPs während der ERP-Einführung erheblich steigern. So wurde beispielsweise das Implementierungsprojekt für ACT PRO & BUSINESS SERVICES, ein in Dubai ansässiges Unternehmen, das Unternehmensdienstleistungen anbietet, in nur sechs Monaten abgeschlossen und 40 Arbeitsplätze mit der Low-Code-Plattform 1C:Enterprise automatisiert.

1C:Enterprise ist eine Low-Code-Entwicklungsplattform, die für die schnelle Erstellung von Unternehmenssoftware konzipiert wurde. Sie bietet schnelle Entwicklung, umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und plattformübergreifende Funktionen für Desktop-, Cloud- und mobile Anwendungen. Sie integriert verschiedene Geschäftsbereiche in ein einheitliches System, ist vollständig anpassbar und umfasst eine umfangreiche Bibliothek von Programmiermustern, integrierte Business Intelligence und eine robuste Verwaltung von Zugriffsrechten.

Also, anstelle eines langwierigen und formalisierten Prozesses der Anforderungserhebung, des Prototypings und zahlreicher Iterationen des Feinschliffs, kann die Verwendung von Tools wie der 1C:Enterprise-Plattform eine viel schnellere Alternative darstellen. Man notiert einfach ein schnelles Mockup im visuellen Editor und schickt es dem Kunden zur Genehmigung: "Entspricht das Ihren Anforderungen?". Nachdem der Kunde ein schnelles Feedback gegeben hat, kann das Team mit der Entwicklung beginnen.

Das Beispiel von Bris-Bosfor, einem großen Hersteller von Schuhen, veranschaulicht den effektiven Einsatz von 1C:Enterprise für agiles Prototyping. Bris-Bosfor, das jährlich bis zu 20 Millionen Paar Schuhe herstellt und einen beträchtlichen Marktanteil hält, wollte sein Geschäft vergrößern, neue Märkte erschließen und die Rentabilität steigern. 

Um diese Ziele zu erreichen, implementierte das Unternehmen ein modernes Informationssystem auf der Basis der 1C:Enterprise-Plattform. Diese Lösung umfasste die Bereiche Produktion, Kostenmanagement, Lagerhaltung, Einkauf, Kundenbeziehungen, Vertrieb und mehr.

Durch die Verwendung des SCRUM-Frameworks gelang es ihnen, einen Prototyp des Systems innerhalb von nur einem Monat nach Projektbeginn einsatzbereit zu machen. Dank dieser raschen Entwicklung konnte Bris-Bosfor nicht nur seine Unternehmensmanagement- und Buchhaltungstools modernisieren, sondern auch die Geschäftsprozesse neu organisieren und die Rentabilität steigern.

Herausforderungen bei der agilen ERP-Einführung

Eine große Herausforderung bei der Implementierung von ERP mit Hilfe der agilen Methodik besteht darin, dass möglicherweise nicht alle Kunden bereit sind, mit diesem Ansatz zu arbeiten, da er sich von dem unterscheidet, was viele Unternehmen gewohnt sind. Agile Methoden erfordern ein höheres Maß an Kundenbeteiligung als traditionelle Methoden. Für große Unternehmen, die normalerweise an das Wasserfall-Paradigma gewöhnt sind, könnte der Übergang zu Agile eine Herausforderung darstellen.

In vielen Fällen jedoch passen sich Kunden, die mit Agile zunächst nicht vertraut waren, schnell an, sobald sie die Vorteile erkennen. Sie können den Fortschritt aktiv beobachten und rechtzeitig Korrekturen vornehmen, da ihnen klar ist, wofür sie bezahlen. Kunden, für die dieser Ansatz neu ist, engagieren sich oft schon in der dritten oder vierten Woche und sind gespannt auf die greifbaren Ergebnisse des nächsten Sprints - sei es ein neues Formular, ein neuer Bericht oder ein neues Tool zur Datenerfassung.

Manchmal kann es bei der Kombination von agilen und Wasserfall-Methoden zu einer Fehlanpassung kommen. Wenn beispielsweise typische Teilsysteme wie Einkauf und Produktion in Agile frühzeitig fertiggestellt werden, das nach der Wasserfall-Methode entwickelte Vertriebsteilsystem aber noch in Arbeit ist, kann dies zu einer Desynchronisation führen. Die Projektleiter müssen sich solcher Risiken bewusst sein.

Eine weitere Schwierigkeit ergibt sich, wenn das integrierende Unternehmen sein Fachwissen auf dem Gebiet des Kunden falsch einschätzt. Agile lässt nicht viel Raum für eine lange Einarbeitung in das Fachgebiet; die Ergebnisse müssen zeitnah geliefert werden. Wenn ein Team wochenlang damit beschäftigt ist, sich in die Thematik einzuarbeiten und die Dokumentation zu prüfen, haben die Kunden verständlicherweise Bedenken.

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung mit Agile erfordert auch ein hohes Maß an Projektmanagement-Fähigkeiten. Die Projektmanager müssen die Ressourcen genau einschätzen, um Extreme zu vermeiden, wie z. B. eine Überlastung des Teams oder Leerlauf. Der Erfolg hängt auch weitgehend von der Bereitschaft des Kunden ab, mitzuarbeiten und rechtzeitig Feedback zu geben.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es vor Beginn der ERP-Implementierung entscheidend ist, den spezifischen Fall zu analysieren - einschließlich der Geschäftsprozesse des Unternehmens, des Arbeitsumfangs und der verfügbaren Ressourcen - um zu entscheiden, ob Agile, Waterfall oder eine Kombination aus beidem verwendet werden soll. 

Ein großes Unternehmen mit langsamen Genehmigungsprozessen und einer starren Unternehmensstruktur ist beispielsweise mit dem klassischen Ansatz besser bedient. In vielen Fällen bietet jedoch eine Mischung aus agilen und Wasserfall-Methoden ein optimales Gleichgewicht aus Effizienz und Geschwindigkeit bei der Implementierung. 

Zur Erleichterung dieses Ansatzes verfügen ERP-Systeme wie 1C:Enterprise über eine Low-Code-Entwicklungsplattform, die einen flexibleren und reibungsloseren Integrationsprozess ermöglicht, da alle notwendigen Anpassungen schnell und ohne umfangreichen Programmieraufwand vorgenommen werden können.