Heutzutage sind Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme für viele Unternehmen auf der ganzen Welt ein wichtiges Instrument, das ihnen hilft, die volle Kontrolle zu behalten, Prozesse zu optimieren, den Umsatz zu steigern und zu wachsen.  ERP-Implementierungsprojekte erfordern beträchtliche Investitionen und brauchen Zeit. Solche komplexen und kostspieligen Projekte erfordern eine gründliche Planung und Antworten auf Dutzende von Fragen, die im Laufe des Prozesses auftreten können.

Dies scheint offensichtlich, aber viele ERP-Implementierungsprojekte scheitern oder zeigen eine geringere Leistung als erwartet, weil die Erwartungen falsch sind. Die Kunden erwarten bessere Ergebnisse, und das viel schneller, als es möglich ist. Das Ergebnis: Das ERP-Implementierungsprojekt kann schnell außer Kontrolle geraten, länger dauern und weniger Ergebnisse liefern, als alle erwartet haben.

Die richtige Vorgehensweise bei der ERP-Planung und die Festlegung realistischer Ziele sind also entscheidend für den Gesamterfolg. In diesem Artikel geht es darum, wie man die Lücken zwischen den Erwartungen des Kunden an das ERP und den tatsächlichen Ergebnissen schließen kann und diese miteinander in Einklang bringt.

Das Problem

Zunächst ist es wichtig, das Problem vollständig zu verstehen. Es lässt sich wie folgt formulieren: In der Realität sind ERP-Systemeinführungsprojekte weit weniger vorhersehbar und konsistent, als viele Kunden denken. Viele betrachten das Softwareeinführungsprojekt als Produktions- oder Hausrenovierung, wo man das Budget, die Ressourcen, den Zeitplan mit bestimmten Meilensteinen hat, und das war's.

Software-bezogene Projekte erfordern jedoch viel mehr Vorbereitungsarbeit, und die Festlegung der richtigen Erwartungen ist eines der wichtigsten Elemente davon. Es gibt viele Gründe, warum das Projekt länger dauern kann, ein breiterer Funktionsumfang ist nicht die beste Option, und es gibt kein bestimmtes Datum, an dem Sie mit dem Projekt fertig sind. Die ERP-Implementierung und die Verwaltung von Geschäftsprozessen sind fortlaufende Prozesse.

Wenn der Kunde das versteht, wird die ganze Arbeit für den Anbieter und seine Partner einfacher. Deshalb ist es wichtig, mit den Erwartungen richtig umzugehen, sie zu formulieren und gründlich zu beschreiben, was der Kunde bei jedem Schritt des Implementierungsprojekts erhalten wird. Hier sind einige Dinge zu beachten:

Alles beginnt in der Vorverkaufsphase

Der Erfolg eines Implementierungsprojekts beginnt bereits in der Vorverkaufsphase. Wenn der Anbieter oder seine Partner zu viel versprechen, steigt das Risiko, dass die Erwartungen nicht erfüllt werden, erheblich.

Es wurden Studien durchgeführt, um die Erfolgsquote von ERP-Einführungsprojekten zu ermitteln. Diese Studien haben gezeigt, dass, obwohl die meisten Kunden unmittelbar nach Abschluss des Projekts zufrieden sind, die Zahl der positiven Bewertungen kurz danach drastisch abnimmt. Das liegt daran, dass die Kunden nicht das bekommen, was sie erwartet haben.

Auch hier gilt: Wenn die Latte der Erwartungen unangemessen hoch liegt, gibt es keine Chance, diese Erwartungen zu erfüllen. Glücklicherweise gibt es mehrere Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um dieses Problem zu vermeiden.

1. Definieren Sie Ihre Ziele

Erstaunlicherweise haben Unternehmen und ihre Führungsteams häufig keine klaren Erwartungen an das, was sie erreichen sollen. Dies ist eine gefährliche Situation, weil sie während des Umsetzungsprozesses zu Meinungsänderungen führt, was in der Regel zusätzliche Kosten und nicht eingehaltene Termine zur Folge hat.

Ein weiteres Problem ist die Festlegung eines einzigen großen Ziels, z. B. "ein effizienteres Unternehmen zu werden". Das ist zu vage. Der Kunde wird höchstwahrscheinlich Hilfe brauchen, um dies herauszufinden. Dennoch sollten der Anbieter und seine Partner dem Unternehmen helfen, erstens ein Ziel festzulegen und zweitens dieses in mehrere Meilensteine zu unterteilen, die leichter zu planen, zu berechnen und zu messen sind. Sobald jedes kleinere Ziel erreicht ist, wird das Ergebnis zu etwas Machbarem. Jeder gemachte Schritt hilft den Projektbeteiligten zu verstehen, was der nächste Schritt bringen wird.

2. Erwartungen senken, wenn möglich

Es gibt zwar Möglichkeiten, die Erwartungen indirekt durch intelligente Zielsetzungen zu beeinflussen, aber man kann auch direkt mit diesem Aspekt arbeiten. Eine gute Taktik besteht darin, die Erwartungen absichtlich niedrig anzusetzen und nur die Kernfunktionen des Produkts zu beschreiben. Diese Taktik ist erstaunlich effizient.

Zum Beispiel gab es eine Situation, als der 1Ci-Partner in Bulgarien, DAVID Holdings Inc. an der ERP-Implementierung auf bulgarischen Flughäfen arbeitete. Der Kunde wollte das System schnell und mit eingeschränkter Funktionalität nutzen und betrachtete es als eine vorübergehende Lösung mit dem Plan, später zu einem anderen Produkt zu wechseln. Das war vor 12 Jahren, und der Kunde nutzt immer noch 1C:ERP, da sich herausgestellt hat, dass die Lösung alle erforderlichen Funktionen bietet und mit der lokalen Gesetzgebung konform ist. Der Wechsel zu einer anderen Lösung wäre also eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen.

3. Benchmarking

Es gibt viele Anbieter von Software zur Geschäftsautomatisierung, die behaupten, dass ihre Produkte sehr schnell implementiert werden können. In der Praxis dauert die voll funktionsfähige Implementierung jedoch Monate. Wenn der Kunde also irgendwo solche übertrieben optimistischen Schätzungen gesehen hat, ist es eine ausgezeichnete Idee, die Geschwindigkeit mit der in so kurzer Zeit bereitgestellten Funktionalität zu vergleichen. Sobald die Verbindung zwischen der Zeit und den zu lösenden Geschäftsaufgaben hergestellt ist, wird es leichter die Fristen zu rechtfertigen.

4. Erstellen Sie einen Plan und beschreiben Sie die Ergebnisse

Sobald Sie die Projektziele und die minimalen realisierbaren Erwartungen kennen, ist es an der Zeit, einen umfassenden Plan zu erstellen. Der Grundgedanke ist, dass der Kunde verstehen sollte, was in jeder Phase des Projekts passieren wird, welche Aufgabe erledigt wird, wie lange es dauern wird und wie viele Ressourcen benötigt werden.

Diese Schritte sollten mit allen Beteiligten ausgehandelt werden, damit der Plan alle für diese Personen, ihre Abteilungen und Mitarbeiter wichtigen Dinge enthält. Das bedeutet, dass für jeden Schritt des Einführungsprojekts die genauen Ergebnisse beschrieben werden sollten.

Welche Funktionen erhalten die einzelnen Abteilungen? Wie wird die Schulung der Mitarbeiter aussehen? Wann werden sie mit der Nutzung der Software beginnen können? Diese Fakten sowie einige Daten über die künftige Skalierung helfen Ihnen, die richtigen Erwartungen zu formulieren.

5. Bilden Sie ein engagiertes Team

Ein komplexes Projekt wie die ERP-Einführung kann nicht ohne das richtige Team durchgeführt werden. Sie müssen die wichtigsten Interessengruppen, die Personen, die das Produkt nach seiner Einführung nutzen werden, Vertreter der Anbieter oder Partner, die die Aufgabe selbst übernehmen, einbeziehen. Es ist wichtig, dass sich die Zusammensetzung des Teams im Laufe des Projekts nicht ändert, da neue Mitarbeiter neue Ideen einbringen, die nicht mit der ursprünglichen Vision übereinstimmen. Dies führt zu einer Verschwendung von Zeit und Geld.

Die Teammitglieder sollten auch für das Projekt und seine Umsetzung in den verschiedenen Abteilungen und Geschäftsbereichen verantwortlich sein. Nur so kann der Weg zum Erfolg geebnet werden.

SCHLUSSGEDANKEN

Die richtigen Erwartungen können den Gesamterfolg eines ERP-Einführungsprojekts maßgeblich beeinflussen. Das primäre Ziel des Verkäuferteams ist es, die richtige Einstellung beim Kunden zu schaffen. Die Implementierung von Geschäftsautomatisierungssoftware unterscheidet sich vom Hausbau und erfordert eine gründliche Vorbereitung, bevor man damit beginnt.

Sie müssen intelligente Ziele definieren und sie mit den Erwartungen des Kunden abgleichen, während Sie diese senken. Eine gute Idee ist es, verschiedene Produkte miteinander zu vergleichen, so dass man leicht erkennen kann, dass Anbieter, die viel versprechen, im Zweifel auch hervorragende Ergebnisse liefern. Sobald dies geschehen ist, geht es in den nächsten Schritten darum, einen Plan zu erstellen und die zu erbringenden Leistungen zu beschreiben.

Schließlich sollte das Projektteam in der richtigen Weise zusammengestellt werden und Personen umfassen, die wirklich Verantwortung tragen, das Produkt verwenden und die aktuellen Geschäftsprozesse verstehen. Wenn Sie ein solches Team haben und ein offenes Umfeld schaffen, in dem die Mitarbeiter eine Antwort auf ihre Fragen erhalten, erhöht dies die Chancen auf den Gesamterfolg.