Für Unternehmen, die auf der Suche nach Möglichkeiten sind, ihr Wachstum anzukurbeln, kann ERP-Software eine gute Möglichkeit sein, diese Aufgabe zu lösen. Heutzutage gibt es jedoch zu viele ERP-Lösungen, so dass es schwierig ist, das richtige Tool auszuwählen.

Daher müssen Unternehmen Analysen durchführen, RFPs (Request for Proposals) an Anbieter und deren Partner senden usw.

Ein exzellenter Vorschlag für die ERP-Implementierung kann ein entscheidendes Element für den Erfolg des gesamten Projekts sein. Da 60% der ERP-Projekte als gescheitert eingestuft werden, ist das Ergebnis umso besser, je gründlicher die Arbeit in der ersten Phase gemacht wird. Heute werden wir über die Vorbereitung eines effektiven Geschäftsvorschlags für die Einführung eines ERP-Systems sprechen.

Wie man ERP-Software verkauft: Vorbereitung

Eine ERP-Lösung ist ein kompliziertes und oft kostspieliges Geschäftsinstrument, das entweder großartige Ergebnisse liefern oder Ressourcen verschlingen und das Unternehmen hinter seine Wettbewerber zurückfallen lassen kann. Der Hauptunterschied zwischen einem erfolgreichen und einem gescheiterten Implementierungsprojekt liegt in der Regel in der Menge und der Qualität der Daten, die in der Vorbereitungsphase gesammelt werden.

Die Partner von ERP-Anbietern, die eine Lösung verkaufen, sollten die Prioritäten festlegen, die Herausforderungen des Unternehmens verstehen und auf der Grundlage dieser Informationen Lösungsvorschläge und Designentscheidungen treffen. Hier ist die Liste der Dinge, die Sie durchgehen müssen:

• Projektumfang. Hier müssen Sie alle (organisatorischen oder geografischen) Einschränkungen, die Notwendigkeit der Datenmigration, die Funktionen für die Geschäftsprozesse, die Ihre Lösung haben soll, die Architektur der Lösung und die zur Unterstützung der Lösung erforderliche Infrastruktur beschreiben.

• Implementierungsmethodik. Auswahl des für den Kunden optimalen Ansatzes, von der traditionellen bis zur schnellen Implementierung.

• Strategie für die Bereitstellung von Geschäftsanwendungen. Übliche Optionen sind: einmalige oder schrittweise Einführung der Lösung und Inbetriebnahme.

• Ressourcenzuweisung für das Projekt. Sie müssen alle Fragen im Zusammenhang mit dem Aufbau des Projektteams und des Projektbüros untersuchen und beschreiben.

• Arbeitsumfang des Partners, der die Projektumsetzung unterstützt. Eines der kritischen Elemente des Implementierungsprozesses ist die richtige Verteilung der Verantwortung. Entscheiden Sie, für welche Teile Sie als Partner und der Kunde verantwortlich sein werden und wer genau aus den Teams für diese spezifischen Teile der Arbeit die Verantwortung übernehmen wird.

Im Folgenden finden Sie sechs Schritte, die Sie durchlaufen müssen, um die wichtigsten Schmerzpunkte zu identifizieren und alle Daten für den Verkauf von ERP-Software zu sammeln.

Schritt #0: Unternehmensbewertung

Es ist von entscheidender Bedeutung zu verstehen, in welcher Branche das Unternehmen tätig ist, wie die geografische Lage ist, ob es besondere Geschäftsprozesse oder Besonderheiten in der Gesetzgebung gibt, die unterstützt werden sollten.

In dieser Phase ist es auch gut zu wissen, was der genaue Grund für den Kunden war, eine bestehende ERP-Lösung zu ersetzen oder zum ersten Mal einzukaufen. Der Grund kann vielschichtig sein und die Qualität der Software oder des Supports, die Fähigkeit zur Anpassung an spezielle Geschäftsprozesse oder die Vorstellung des Managements, dass der Entscheidungsprozess des Unternehmens durch die Verbesserung der Datenqualität verbessert werden kann, einschließen.

Eine weitere wichtige Aufgabe in dieser Phase des Implementierungsprozesses ist es, die Fachleute und Probleme des Unternehmens zu verstehen. Sie müssen wissen, ob die Ursache für die Probleme in den Geschäftsprozessen oder in der Software liegt. Außerdem müssen Sie herausfinden, ob die ERP-Einführung derzeit zu den wichtigsten Aufgaben des Unternehmens gehört. Dies wird sich vor allem auf die folgenden Schritte auswirken.

Schritt 1: Projektziele

Bevor Sie etwas unternehmen, müssen Sie die Projektziele festlegen. Dies sollte in Zusammenarbeit mit den wichtigsten Funktionsverantwortlichen geschehen. Sie sind die Personen, die täglich mit der Lösung arbeiten und somit die perfekte Informationsquelle. Sie helfen bei der Festlegung der genauen Projektziele, die dann als Leitlinien für die Festlegung von Prioritäten bei der Durchführung von Projektaufgaben, Problemlösungen und anderen wichtigen Entscheidungen dienen können.

Die Ziele lassen sich in zwei Ebenen unterteilen: übergeordnete Ziele und praktische Ziele auf niedriger Ebene. Zu den übergeordneten Zielen gehören beispielsweise:

• Verbesserung der Qualität der Kundenbetreuung

• Verbesserung der Produktivität

• Verkürzung der Prozessdauer oder der Auftragsausführungszeit

• Optimierung von Kosten und Ausgaben

• Verbesserung der bestehenden Geschäftsstrategien oder Schaffung von Möglichkeiten für neue Geschäftsstrategien

Die praktischen Ziele werden detaillierter formuliert und sollten wie folgt sein:

• Spezifisch und quantitativ

• Messbar

• Von der Unternehmensleitung genehmigt sein

• Einen Eigentümer haben, der für ihre Erfüllung verantwortlich ist

Hinweis: Die Projektziele sind die Ziele, die das Unternehmen infolge der ERP-Einführung erreichen will. Sie werden nicht sofort nach der ERP-Inbetriebnahme erreicht. Es ist wichtig, dies mit der Unternehmensleitung zu besprechen, um die richtigen Erwartungen zu setzen.

Schritt #2: Projektumfang

Nachdem die Ziele festgelegt sind, ist es an der Zeit, den Gesamtumfang des Projekts zu umreißen. Hier sind die Bereiche, die Sie abdecken müssen, um den Umfang richtig zu bestimmen:

• Unternehmensstruktur

• Geschäftsprozesse

• Geschäftsanwendungen (Module)

• Die Funktionalität der Geschäftsanwendungen

• Datenmigration

• Schnittstellen und technische Architektur

• Berichte

• Erweiterungen des Standardprogrammcodes

• Umfang der Operationen

• Ausnahmen vom Projektrahmen

Sie müssen die Unternehmensstruktur vollständig verstehen, einschließlich möglicher ausländischer juristischer Personen, die vollständige Liste der zu automatisierenden Geschäftsprozesse, die von den wichtigsten Beteiligten zur Verfügung gestellt wird, und die Liste der zu verwendenden Anwendungen und Module kennen. Achten Sie besonders auf Fragen der Datenmigration, einschließlich der Zusammensetzung der zu migrierenden Daten, der Datenquellen und der Verfügbarkeit von Kundenressourcen für die Datenaufbereitung und Normalisierung. Schließlich ist es von entscheidender Bedeutung, die technische Landschaft der aktuellen und zukünftigen Unternehmensinfrastruktur zu verstehen.

Schritt #3: Einführungsmethodik

Es gibt mehrere ERP-Implementierungsmethoden, und jede von ihnen enthält Standardaufgaben, einschließlich Anforderungserfassung und -analyse, Design, Lösungsentwicklung, Testen und Vorbereitung auf den Betrieb. Die Unterschiede zwischen diesen Methoden bestehen darin, in welchem Umfang, wie und wann diese Aufgaben durchgeführt werden.

Um dies zu veranschaulichen, können wir zwei Extremfälle unterscheiden:

• Traditioneller Ansatz

• Schnelle Implementierung

In der Praxis werden Sie wahrscheinlich eine Methode anwenden, die in der Mitte dieses Spektrums liegt. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie dem Kunden die Vorteile und Einschränkungen der einzelnen Optionen darlegen und präsentieren. Wenn der Kunde beispielsweise spezifische ERP-Anforderungen hat und die Implementierung beschleunigen möchte, kann es notwendig sein, diese Anforderungen anzupassen und das Projekt in Phasen aufzuteilen.

Schritt #4: ERP-Einführungsstrategie

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Entwicklung einer ERP-Einführungsstrategie. Sie müssen die Informationen zusammentragen, die es Ihnen ermöglichen, einem Kunden die Strategie anzubieten, die für das jeweilige Unternehmen und seine Situation geeignet ist.

Im Grunde genommen müssen Sie sich zwischen zwei Hauptoptionen entscheiden:

• Einmalige Einführung

• Schrittweise Einführung

Die erste Variante eignet sich für nicht allzu große Projekte, lokale Implementierungen und mittelkomplexe Prozesse. Die Risiken können entstehen, wenn diese Rollout-Methode in Kombination mit dem oben genannten Ansatz der schnellen Implementierung verwendet wird. Der Versuch, das ERP-System in einem Unternehmen mit komplexen und einzigartigen Geschäftsprozessen schnell einzuführen, kann ebenfalls zu Problemen führen. In solchen Fällen ist eine schrittweise Einführung besser.

Durch eine schrittweise Einführung können wir die Risiken abmildern. Außerdem ist es einfacher, sichtbare Ergebnisse zu erzielen, wenn man in kleineren Schritten vorgeht. Außerdem werden durch die Aufteilung der Einführung in Phasen die Ressourcen des Kunden geschont und die Projektkosten gesenkt.

Schritt #5: Schlüsselrollen und Verantwortlichkeiten

Sie können nicht mit der Arbeit am ERP-Einführungsprojekt beginnen, bevor Sie diesen Schritt abgeschlossen haben. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie eine detaillierte Beschreibung der Verantwortungsbereiche und Rollen jeder Person im Implementierungsteam sowohl auf Seiten des Kunden als auch auf Seiten des Anbieters oder seines Partners haben.