Die Großhandels- und Vertriebsbranche erlebt derzeit einen massiven, von der Technologie inspirierten Wandel. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Unternehmen heute genau wissen, wo sich ihre Produkte befinden, welche Bestände an welchem Ort noch vorrätig sind, flexible Rabatte unterwegs berechnen, kundenorientierte Prozesse verwalten und geschäftskritische Daten in einem System sammeln, um den Entscheidungsprozess zu unterstützen.

Die perfekte Lösung für diese Aufgaben ist ein ERP-System. Aber es gibt Dutzende von Anbietern, und es kann schwierig sein, die richtige Lösung zu finden, die zur spezifischen Unternehmensstruktur und den einzigartigen Geschäftsprozessen passt. Worauf sollte man beim Kauf eines ERP-Systems achten? Heute werden wir über vier Schlüsselkomponenten solcher Systeme sprechen, auf die Sie achten sollten.

Intro: Vorteile von ERP-Software für Großhandelsunternehmen

ERP, ein Akronym für Enterprise Resource Planning, ist eine Lösung, die Unternehmen hilft, besser zu verstehen, welche Waren sie auf Lager haben, was sie für die Beschaffung planen müssen und wie sie alle Filialen und Lager effizient verwalten können.

Grundsätzlich hilft ERP dabei, Situationen zu vermeiden, in denen der Kunde etwas kaufen möchte, das nicht vorrätig ist, oder wenn zu viel Bestand vorhanden ist, um die aktuelle Nachfrage zu befriedigen (Überbestände), und es sammelt geschäftskritische Daten in einem System für eine bessere Verwaltung und Buchhaltung. Dies führt zur Optimierung der Geschäftsprozesse, zur Kostensenkung und zur Umsatzsteigerung.

Merkmale, die ein ERP-System für Großhändler und Distributoren aufweisen sollte

ERP-Systeme werden von Großhändlern und Distributoren eingesetzt, um verschiedene Aufgaben zu lösen, die auf den ersten Blick einfach erscheinen mögen. Zunächst müssen sie ihr Lager besser verwalten, Kosten senken und den Beschaffungs- und Versandprozess optimieren. Außerdem müssen sie ihre Vertriebsaufgaben automatisieren, um eine bessere Produktivität und einen höheren ROI zu erzielen. Schließlich müssen sie alle Geschäftsinformationen an einem Ort sammeln, um datengestützte Entscheidungen zu treffen, umfassende Berichte zu erstellen und realistische Pläne zu entwerfen.

Was also sollte ein ERP für Großhandel und Vertrieb leisten können, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen? Was sind die wichtigsten Merkmale eines ERP-Systems?

Grundlegende Funktionen

Großhändler und Distributoren spielen eine wichtige Rolle in der Lieferkette, indem sie die Bestellungen der Einzelhändler erfüllen und die Hersteller beliefern. Um im Großhandelsgeschäft erfolgreich zu sein, sollte das Unternehmen perfekte Geschäftsprozesse in Bezug auf Einkauf, Verkauf, Auftragsverwaltung und Lagerverwaltung aufbauen. Und das ist die Grundlage, die das ERP-System für den Großhandel bieten sollte.

Die Software sollte den gesamten Lebenszyklus des Vertriebs automatisieren, vom ersten Kontakt über die Transaktion bis hin zur Verfolgung der Auftragsabwicklung. Da die meisten Verträge im Vertriebsgeschäft kundenspezifisch sind, sollte die Lösung auch Funktionen für die kundenspezifische Preisgestaltung, die Unterstützung der Arbeit mit verschiedenen Arten von Unternehmen und Geschäftsprozessen (z. B. Post- und Vorauszahlungen) bieten. Noch wichtiger ist, dass diese Funktionen sofort verfügbar sind, ohne dass zusätzliche Module und Add-ons erworben werden müssen.

Außerdem muss das System mit komplexen Produkten arbeiten und alle Merkmale und Anforderungen verwalten können. Oftmals gibt es für ein Produkt mehrere Optionen (Größe, Farbe usw.), und die Großhandelssoftware sollte entsprechende Möglichkeiten bieten, ohne zusätzlichen Aufwand damit umzugehen.

Schließlich sollte die ERP-Lösung auch Funktionen für die Lagerverwaltung bieten. Andernfalls ist sie für Großhändler und Vertriebsunternehmen einfach nutzlos.

Verkauf

Das Großhandels- und Vertriebsgeschäft ist auf den Verkauf ausgerichtet. Dies ist ein wichtiger Geschäftsprozess, der für bessere Ergebnisse entsprechend automatisiert werden sollte. Dies kann durch die Erfassung von Kundendaten aus verschiedenen Kanälen wie POS-Software oder mobilen Anwendungen für den Außendienst geschehen (eine der Funktionen von 1C:Drive). Die ERP-Software für Großhändler und Distributoren sollte über die folgenden Funktionen verfügen:

• Bearbeitung von Kundenaufträgen

• Kundenpreisgestaltung

• Versandmanagement

• Rücksendeverwaltung

• Selbstbedienungsfunktionen für Kunden und Lieferanten

• Vertriebsberichte

Das ERP-System sollte ein flexibles Verkaufsmanagement ermöglichen, einschließlich flexibler Rabatte, um dem Kunden den besten Preis zu bieten.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Unterstützung von internationalen Verträgen. Das ERP-System sollte verschiedene Währungen, Sprachen, Niederlassungen und juristische Personen sowie lokale Vorschriften unterstützen - Polen, Deutschland und die Türkei haben zum Beispiel ihre eigenen Gesetze, die nicht alle internationalen Anbieter unterstützen können.

Lieferkette und Lieferantenmanagement

Die Leistung der Lieferkette ist entscheidend für den Erfolg im Großhandel und im Vertrieb. Das ERP-System muss in der Lage sein, Bestandstransaktionen zu verfolgen, Über- und Unterbestände zu vermeiden, Kraftstoff zu beschaffen usw.

Neben dem Lagerbestand sollte die Software für den Großhandel auch Einblicke in die Lieferzeiten für die spezifischen Waren der verschiedenen Lieferanten bieten, Beschaffungsaufträge erstellen und die Lieferung verfolgen. Wenn der Lieferant die Anforderungen der Vereinbarung nicht erfüllt, sollte das ERP-System Benachrichtigungen über solche Vorfälle auslösen.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Bedarfsprognose. Dies ist ein beliebter Ansatz zur Bekämpfung von Über- und Unterbeständen unter Verwendung der Nachfragedaten aus früheren Zeiträumen. Die ERP-Lösung kann vorschlagen, wann es ein guter Zeitpunkt ist, mehr Produkte oder Rohstoffe zu kaufen, und wann Sie Ihre Bestände leeren sollten.

Kundenmanagement

Das richtige ERP für Händler sollte auch die Kundenmanagementprozesse unterstützen. Das bedeutet, dass die Lösung eine breite Palette von Funktionen unterstützen muss, darunter:

• Kampagnen- und Leadmanagement

• Salesforce-Automatisierung

• Kundenservice und Support

Sie sollten in der Lage sein, alle kundenbezogenen Daten in einer einzigen Lösung zu erfassen, um doppelte Dateneingaben, manuelle Arbeitsfehler sowie Dateninkonsistenzen und -verluste bei der Übertragung zwischen verschiedenen Systemen zu vermeiden.

Berichterstattung

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Großhändler und Distributoren immer den Überblick über ihre Geschäftsabläufe behalten, was eine qualitativ hochwertige Berichterstattung voraussetzt. ERP-Lösungen werden häufig implementiert, um Geschäftsdaten aus verschiedenen Systemen an einem Ort zu sammeln und anhand dieser Informationen umfassende Berichte zu erstellen.

Dies ist entscheidend für eine bessere Bedarfsprognose, Beschaffungs- und Lagerplanung, finanzielle ROI-Berechnung und vieles mehr. Die Daten sollten in Echtzeit implementiert werden, damit die Entscheidungsträger ihre Maßnahmen auf die genauesten und relevantesten Daten stützen können.

Detaillierte Berichte helfen dem Unternehmen, Möglichkeiten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen zu erkennen, Engpässe zu finden, Wachstumspotenziale zu erschließen und so die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Integrationen, Skalierung und Anpassungen

Es gibt kein Allheilmittel, das alle Geschäftsaufgaben lösen kann. Jedes Unternehmen nutzt ein breites Spektrum an Personalwesen, Kundenbeziehungen, Finanz- und Projektmanagement. Die Möglichkeit, ein ERP mit diesen Werkzeugen zu integrieren, führt zu einer höheren Synergie und einer 360-Grad-Sicht auf alle Geschäftsprozesse, was für Entscheidungsträger von großem Nutzen ist.

Angenommen, das ERP lässt sich problemlos in andere Unternehmenssoftware integrieren. In diesem Fall werden die Reibungsverluste, die zu Beginn des Implementierungsprozesses auftreten können, verringert, die Kosten für die Integration der neuen Lösung in den Werkzeugkasten des Unternehmens gesenkt und der positive Gesamteffekt verstärkt.

Außerdem sollte das ERP das Wachstum des Unternehmens fördern und nicht einschränken. Das bedeutet, dass es eine Möglichkeit geben sollte, das System schnell zu skalieren, indem neue Module hinzugefügt werden, wenn dies erforderlich ist. Eine solche flexible modulare Struktur reduziert die anfänglichen Kosten für die ERP-Implementierung und erleichtert die künftige Skalierung. 1C:Drive ermöglicht es zum Beispiel, mit einer Grundausstattung an Funktionen zu beginnen und diese dann bei Bedarf zu erweitern.

Darüber hinaus kann die Möglichkeit, die Software flexibel anzupassen und sogar eigene Add-ons zu erstellen, für Großhandels- und Vertriebsunternehmen, die mit mehreren Geschäftspartnern zu tun haben, entscheidend sein. Wenn ein ERP-System die Möglichkeit bietet, projektbezogene Verbindungen zwischen der Lösung und externen Systemen von Drittanbietern herzustellen, gewährleistet dies einen zuverlässigen Datenaustausch ohne Verluste.

Schlussgedanken: Wie wählt man das richtige ERP für Händler?

Lassen Sie uns abschließend die wichtigsten Aspekte umreißen, auf die Händler und Großhändler bei ERP-Lösungen achten sollten, wenn sie die verschiedenen auf dem Markt verfügbaren Optionen vergleichen. Hier ist die Liste der Dinge, die man wissen sollte:

• ERP sollte alle wesentlichen Geschäftsanforderungen abdecken. Dazu gehören die Lagerverwaltung, die Auftragsverwaltung, die Bestandsverwaltung, die Kundenkontrolle, das Berichtswesen und die Prognosen für das Großhandelsgeschäft.

• Der Verkauf ist ein kritischer Geschäftsprozess, den es zu automatisieren gilt. Eine ERP-Lösung für Händler sollte auf den Verkauf ausgerichtet sein und es ihnen ermöglichen, den gesamten Verkaufslebenszyklus von der Anfrage bis zum Versand des Produkts zu verfolgen. Die Software sollte auch die Arbeit mit komplexen Waren ermöglichen und eine flexible Preisgestaltung bieten, um den Kunden die besten Konditionen anbieten zu können.

• Das System sollte flexibel und anpassungsfähig sein. ERP ist ein Instrument zur Beschleunigung des Unternehmenswachstums, nicht zu seiner Begrenzung. Daher sollte die Lösung einfach zu implementieren und in die aktuelle IT-Landschaft des Unternehmens einzubetten sein, sowie mit anderen Geschäftsanwendungen integriert werden können und, was noch wichtiger ist, durch Hinzufügen neuer Module für neue Geschäftsprozesse und das Wachstum des Unternehmens korrekt skaliert werden können.

ERP muss in den Kontext passen. Das bedeutet, dass das System für den Einsatz in der jeweiligen Branche und auf dem jeweiligen Markt gut konzipiert sein sollte. Die Lösung muss die notwendigen Funktionen bieten und Raum für die Erweiterung der Funktionalität lassen sowie mit den lokalen Vorschriften übereinstimmen.