Service- und Reparaturunternehmen haben spezifische Anforderungen, die ein ERP-System erfüllen sollte, um nützlich zu sein. Zum Beispiel müssen solche Unternehmen den Verkauf abwickeln, Aufträge verwalten, ihre Kunden einbinden und den Cashflow und die Servicequalität kontrollieren, was sich als schwierig erweisen kann, da viele Aufgaben von Außendienstmitarbeitern erledigt werden.

Wie man eine Anforderungsliste aufstellt

Ein ausgezeichneter Ansatz für die Erstellung der Anforderungsliste ist die Zuordnung zu den aktuellen Geschäftsprozessen. Diese Liste kann zum Beispiel wie folgt aussehen:

  • Verkaufsmanagement und Auftragsverfolgung

  • Kontrolle der Servicequalität

  • Vor-Ort-Diagnose, Verwaltung der Außendienstmitarbeiter und Steuerung der Arbeitsbelastung

  • Lagerverwaltung und Beschaffungsplanung

  • Projektkalkulation und ROI-Berechnung

  • Unterstützung für komplexe Geschäftsprozesse

  • Rechnungsstellung und Cashflow-Management

  • Verwaltung von Kundenbeziehungen (CRM)

Nachdem die auf Geschäftsprozessen basierende Anforderungsliste fertig ist, ist es an der Zeit, das spezifische ERP-Produkt zu bewerten. Hier ist, wonach Sie suchen sollten.

Auftrags- und Preisverwaltung

Dienstleistungsunternehmen können je nach Dienstleistung und Branche mit mehreren Auftragsarten umgehen. Die Liste kann Installationsanfragen, Frachtanfragen, Bestellungen usw. umfassen. Das ERP-System sollte in der Lage sein, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, von der Erstellung eines Auftrags bis zum Geldeingang bei einem Kunden.

Viele Dienstleistungsunternehmen auf der ganzen Welt verwenden außerdem individuelle Preise und bieten Rabatte für bestimmte Kunden oder Arbeiten an. Wenn das Volumen solcher Aufträge hoch ist, ist es schwierig, alle Daten zu verfolgen. ERP als Automatisierungssystem sollte alle Preisdaten für Nach- und Vorauszahlungsoptionen akkumulieren und automatisch Rabatte und Sonderkonditionen entsprechend der spezifischen Geschäftslogik anwenden.

Service-Management

Eines der Hauptziele einer ERP-Implementierung ist es, einen 360-Grad-Blick auf das gesamte Unternehmen zu erhalten. Das bedeutet, dass die Software Echtzeitdaten über Dienstleistungen und die Leistung der Mitarbeiter, Schlüsselkennzahlen für den Verkauf und die Produktivität des Dienstleistungsunternehmens liefern sollte.

Das Servicemanagement umfasst gründliche Informationen über die einzelnen Dienstleistungen, um zu verstehen, welche davon eine gute Kapitalrendite erzielen und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Das ERP sollte ein flexibles Service-Management bieten, um Serviceparameter zu ändern oder neue schnell einführen zu können.

Außerdem werden im Servicegeschäft viele Aufgaben vor Ort beim Kunden durch Außendienstmitarbeiter erledigt. Daher sollte das ERP-System den Außendienst unterstützen, sonst ist es praktisch nutzlos. Das Managementteam sollte in der Lage sein, die Auslastung und die Leistung der Mitarbeiter auf Anhieb zu verfolgen.

ROI-Berechnung und Bestandskontrolle

Dienstleistungen und Reparaturen sind unter dem ROI-Gesichtspunkt schwer zu bewerten. Und genau das sollte ein gutes ERP-System dem Unternehmen bieten. Das Unternehmen sollte die Kosten für eine Reparatur oder einen bestimmten Service in diesem speziellen Fall verstehen.

Dazu muss das ERP-System die Verfügbarkeit der erforderlichen Ersatzteile, die Lieferzeiten auf der Grundlage der Informationen von den Lieferanten usw. verfolgen. Außerdem kann der Kunde die Dienstleistung wie eine Reparatur verschieben oder die Bestellung ganz verweigern. Wenn der Mitarbeiter seine Arbeitszeit für die Bewertung aufgewendet hat, muss dies bei der Kostenberechnung ebenfalls berücksichtigt werden.

Anpassungsmöglichkeiten

Dienstleistungsunternehmen arbeiten häufig mit individuellen Geschäftsprozessen. Daher gibt es keine ERP-Lösungen, die alle Aufgaben von Haus aus lösen können. Um maximale Effizienz zu erreichen, sind einige Anpassungen erforderlich. Und die Software sollte diese Anpassungen unterstützen. In der Realität bieten viele ERP-Produkte jedoch kein hohes Maß an Flexibilität, so dass Unternehmen gezwungen sind, ihre bestehenden Geschäftsprozesse in die aktuelle Software-Implementierung einzupassen, anstatt die Lösung an die Geschäftsanforderungen anzupassen.

Dieser Ansatz ist selten erfolgreich. Bei der Auswahl eines ERP-Systems für ein Dienstleistungsunternehmen ist es entscheidend, dessen Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten zu bewerten. Die Software sollte beispielsweise die Möglichkeit bieten, ihre Benutzeroberfläche zu ändern, neue Module hinzuzufügen und sie in die bestehende Unternehmenssoftware zu integrieren.

Einfach zu bedienende Schnittstelle

Zwar wird ein ERP-System häufig als etwas "Komplexes" angesehen, das schwer zu bedienen sein sollte, doch je leichter und einfacher die Benutzeroberfläche ist, desto bessere Ergebnisse liefert die Software. Zu komplizierte Schnittstellen erschweren die Arbeitsabläufe, führen zu mehr Dateneingabefehlern und demotivieren die Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten.

Für maximale Effizienz muss also ein ERP gewählt werden, das leichtgewichtig, einfach zu übernehmen und zu benutzen ist. Je kürzer die Einarbeitungszeit für die einzelnen Benutzer ist, desto schneller werden sie das höchste Produktivitätsniveau erreichen.

Unterstützung

Häufig bieten die Anbieter von Automatisierungslösungen für Unternehmen keinen Erstsupport und keine Schulungen an. Dies kann die Gesamteffizienz erheblich beeinträchtigen, die Einarbeitungszeit verlängern und den Zeitplan für die Implementierung beeinflussen.

Wenn der Anbieter dagegen alle erforderlichen Dokumentformulare für verschiedene Szenarien aus dem Lebenszyklus eines Dienstleistungsunternehmens bereitstellt, wird die Einführung der Lösung erheblich erleichtert. Es gibt zahlreiche Funktionen und Geschäftsprozesse zu automatisieren, und es ist gut, wenn man die Möglichkeit hat, Fragen zu stellen, wie man dies schneller und effizienter tun kann.

Lokalisierung

Bei internationalen Softwareanbietern mangelt es oft an der richtigen Unterstützung der lokalen Vorschriften. In einigen lateinamerikanischen Ländern sind Unternehmen beispielsweise verpflichtet, alle Geschäftsvorgänge zu speichern. Um diese Daten an die Aufsichtsbehörden zu übermitteln, sollte das ERP-System mit dem staatlichen Steuerdienst (facturacion electronica) integriert sein. Viele bekannte ERP-Lösungen verfügen nicht über diese Integration, 1C:Drive hingegen schon.