Wir kommen nun zum letzten Teil unserer Geschichte von Alexey Nesterenko und der FB Group, die ein Geschäftsautomatisierungssystem für ein Einzelhandelsunternehmen eingeführt haben. Die in dieser Artikelserie beschriebenen Ansätze können in verschiedenen Geschäftsbereichen eingesetzt werden, die mit dem Verkauf von Waren und dem Kundenservice zusammenhängen.

Im ersten Artikel dieser Reihe haben wir darüber berichtet, wie die Lagerverwaltung des Kunden automatisiert wurde. Im zweiten Artikel ging es um die Überwachung der Kundenpreise in Echtzeit. Und zum Nachtisch gibt es die Automatisierung von Finanztransaktionen und Budgetverwaltung.

Schritt #3: Jetzt geht es um den Geldfluss

Eine der Phasen des Projekts war die Optimierung des Finanz- und Budgetierungssystems. Können Sie mehr darüber erzählen?

Ja, nachdem wir die Arbeit an der Bestandsverwaltung abgeschlossen hatten, richteten wir unsere Aufmerksamkeit auf die Bilanz des Unternehmens. Die gegenseitigen Zahlungen enthalten manchmal eine Währungskomponente, und wir brauchten eine automatische Aktualisierung der gegenseitigen Zahlungen, die die neuen Wechselkurse berücksichtigt. Eines der Ziele war auch, dass der Eigentümer den Saldo automatisch anzeigen lassen kann - zum Beispiel die Kosten, die jede Nacht berechnet werden. Damit er sie im Rückblick sieht: für heute, für gestern und so weiter.

Und der nächste logische Schritt war die Budgetverwaltung - das Verkaufsbudget, das Einkaufsbudget und die Ausgaben. Es handelte sich um ein Standardschema, in dem man den Umsatz und die Ausgaben für das kommende Jahr budgetieren kann, einschließlich der Pläne für die Eröffnung neuer Geschäfte, Investitionen und so weiter.  

All dies geschieht während des ganzen Jahres in Echtzeit. Einmal im Jahr, normalerweise im Sommer, wird das Budget überprüft. Unser System macht es möglich, kein Geld für etwas auszugeben, das nicht vereinbart wurde. Und Sie können jederzeit den Saldo für jeden Ausgabenposten kontrollieren. Der Eigentümer muss nicht mehr jeden Monat die laufenden Ausgaben genehmigen oder durch zusätzliche Genehmigungen von Details innerhalb des genehmigten Budgets abgelenkt werden.

Der nächste Schritt war das Cashflow-Management. Das Unternehmen hatte einen Cashflow-Plan für 2-3 Monate - einschließlich aller Zahlungen für gelieferte Waren und Haushaltsausgaben. Das Ergebnis war ein ziemlich umfangreicher Bestand an Dokumenten über geplante Einnahmen und geplante Ausgaben.

Haben Sie frühere ähnliche Ausgaben analysiert oder ein neues System von Grund auf entwickelt?

Wir haben einen Mechanismus entwickelt, mit dem jede Ausgabe nach bestimmten Parametern bezahlt werden kann. Man kann 100 % an einem bestimmten Tag oder ein Drittel am 10., 20. und 30. zahlen. Für den Eigentümer war es wichtig, die Löhne pünktlich zu zahlen, d. h. die grundlegenden Ausgaben zu tätigen. Und natürlich wusste er aus der Praxis, wie und wann er zahlen musste.

Angenommen, die Büromiete wird immer auf vertraglicher Basis gezahlt. In der Regel zahlt das Unternehmen die obligatorischen Zahlungen bis zum 20. Januar, und dann gibt es einen freien Kassenbestand. Also haben wir eine bestimmte Reihenfolge entwickelt, die als Einstellungen in das System eingeführt wurde.

Das System ist so aufgebaut, dass, wenn die Saldenkontrolle im Haupt-Cashflow-Bericht grün ist, dies bedeutet, dass Geld vorhanden ist. Das Cashflow-Management basiert auf dem Gleichgewicht der finanziellen Ressourcen. Wenn diese nicht ausreichen, ist eine Kommunikation mit der Bank erforderlich. Und der zweite Punkt - wenn nicht genügend finanzielle Mittel vorhanden sind, muss man verstehen, was genau überwiesen und später bezahlt werden kann. Das System war auch selbstregulierend - es sorgte für Synergien zwischen Verkaufsplänen, Einkaufsplänen und eigenen Einkäufen. Und wir wussten immer, ob genug Geld vorhanden war.

Im Budgetierungssystem haben wir einen Plan für das Jahr erstellt. Nehmen wir einen Beispielbericht für 5 Monate. Wir haben einen Plan und eine Tatsache für den Zeitraum Januar-April... Im Mai zeigt Ihnen das System Ihre Ausgaben an, basierend auf den bereits getätigten Ausgaben und den noch zu tätigenden Ausgaben. Das heißt, das System kann Ihnen die "zukünftigen" Fakten für diesen Monat nach bestimmten Regeln anzeigen. Wenn wir z. B. 2.000 Euro für Büromaterial ausgegeben haben, aber geplant war, bis zu diesem Datum 1.000 Euro auszugeben, und 9.000 Euro für zukünftige Tage geplant sind, dann zeigt das System 11.000 Euro als Fakt an.

Und hier ist die interessanteste Funktion. Das System analysierte diese 5 Monate als Plan und als Fakt für ein bestimmtes Geschäft. Wir konnten in Bezug auf bestimmte Produkttypen verstehen, wie gut das Produkt verkauft wurde.

Wir konnten eine geplante Tatsache sehen, keinen Plan, sondern eine geplante Tatsache. Und als Ergebnis zeigte das System das zukünftige Verkaufsergebnis auf der Grundlage des aktuellen Fakts an. Daran konnte man erkennen, ob die Planung richtig war oder ob es Probleme mit dem Absatz in einer bestimmten Filiale oder mit dem Absatz einer bestimmten Marke gab. Das geplante Faktum lieferte also Informationen darüber, was mit dem Geschäft passieren kann, wenn wir den aktuellen Umsatz als Grundlage nehmen.

Ist es das, was manche Systeme als prädiktive Analytik bezeichnen?

Ja, in diesem Fall haben wir einen ähnlichen Algorithmus für ein bestimmtes Unternehmen entwickelt und alle Einzelheiten mit dem Eigentümer besprochen. Während wir das System einrichteten und fertigstellten, wuchs das Unternehmen weiter - etwa 10-15 neue Verkaufsstellen wurden eröffnet, ein Wettbewerbsunternehmen wurde gekauft und so weiter. Infolgedessen wurde das System dynamisch auf 50-60 Filialen skaliert. Es ist transparent, skalierbar und flexibel, so dass nichts Ihr Unternehmen daran hindern kann, zu wachsen und mehr zu verdienen, die Sortimentsmatrix zu erweitern und neue Filialen zu eröffnen. Außerdem ermöglicht es den Unternehmen, die Zeit der wichtigsten Mitarbeiter effektiv zu nutzen - für Analysen, Geschäftsentwicklung und Entscheidungsfindung.

Das in diesem Artikel beschriebene Automatisierungssystem basiert auf der Low-Code-Plattform 1C:Enterprise, die es ermöglicht, Geschäftslösungen schnell und mit minimalem Entwicklungsaufwand zu erstellen. Erfahren Sie hier mehr.