Tıbbi ekipman satışı yapan ve teknik servis hizmeti veren bir şirket neden ERP yazılımına ihtiyaç duyar? Tıbbi malzemelerin takibi nasıl yapılır? Yabancı para birimlerinde sınır ötesi işlemler nasıl yürütülür? ERP sistemi kullanmaya başlamadan önce bilinmesi gerekenler nelerdir?

Bu ve benzeri soruları Labmarker firmasında Ticari İşlemler Müdürü olan Oğuzhan Aydoğan ile konuştuk. Labmarker ABD, Almanya, İsviçre de dahil olmak üzere uluslararası müşterilere sahip, 1998 yılından beri tıbbi ekipman satışı ve teknik servisi alanlarında faaliyet göstermekte olan bir Türk firması.

İlk olarak, neden ERP sistemi kullanmaya karar verdiniz? Yaşadığınız başlıca zorluklar nelerdi?

Tıbbi ekipman stok yönetiminde verimliliği artırmak ve tıbbi ekipmanların takibine önelik bir sistem kullanmak istedik. Türkiye'deki merkez ofisimiz ve Almanya'daki şubemiz birbirleriyle bağlantılı ve entegre olmayan farklı otomasyon çözümleri kullanıyordu. Verilerimizin çoğunu Excel'de tutuyorduk.

Bu konuda ne gibi zorluklar yaşadınız?

Sürdürülebilir değildi. Manuel veri yönetimi nedeniyle çok hata çıkıyordu. Belirli bir şubeyi analiz etmek değil de, işlerin genelini görmek çok zor oluyordu. Özel bir yazılım kullanmadan çok şirketli ve çok para birimli bir yönetimi sürdürmek çok zor.

ERP sistemi ile ayrıca karmaşık siparişleri yönetebilmeyi, teslimatları optimize edebilmeyi ve taleplerle stok bakiyelerini otomatik olarak eşleştirerek daha etkili ambar yönetimi sayesinde maliyetleri düşürebilmeyi hedefliyorduk.

Şimdi 1C:Enterprise teknolojisini ve 1C:Drive'ı kullanarak tıbbi ekipman takibini nasıl yapıyorsunuz?

Uluslararası dağıtıcılar tarafından temin edilen dört farklı ERP sistemi arasından seçim yaptık. 1Ci ürünleri esnekliği, birden fazla iş yerini ve para birimini desteklemesi ile öne çıktı. Şimdi şube özelinde veya şirket genelinde rapor almak için gerekli tüm bilgiler elimizin altında.

Sistem stok bakiyeleri ve satın alma planları hakkındaki verileri topluyor ve bunları siparişlerle eşleştiriyor. Bu sayede, hiçbir zaman malzeme eksikliği yaşamıyoruz ve neleri sipariş etmemiz gerektiğini önceden biliyoruz.

Tıbbi ekipman takibi yazılımı kullanmak başka ne gibi avantajlar sağladı?

İşlerimizi 360 derece görebiliyoruz, istediğimiz raporu otomatik olarak oluşturabiliyor ve tüm süreçleri yakından takip edebiliyoruz. Sipariş yönetiminde ve ürün sevkiyatında verimliliğimiz en üst düzeye çıktı. Depoların daha iyi kontrol edilebilmesi maliyetlerimizi düşürdü. Tabii bir de, Türkiye ve Almanya'daki iki şirketin bilgilerini tek bir yerde toplamak yönetim açısından büyük avantaj.

Diğer rakip çözümler arasında neden 1Ci ürünlerini tercih ettiniz?

1С:Enterprise ve 1C:Drive'ı seçmemizin nedeni tıbbi ERP sistemi için vazgeçilmez olan esneklik ve özelleştirme özelliklerine sahip olmasıydı.

Bu çözümler Türkiye'nin pek de kolay olmayan mevzuatına çok iyi uyum sağlıyor; bu da bizim için hayati önem taşıyor. Birçok global satıcı, ürün desteği vermiyor. Bu ürünleri kullanmak çok zor oluyor ve maliyetini düşününce hiçbir cazibesi kalmıyor.

Fakat dünya genelinde müşterilerimiz ve Almanya'da şirketimiz olduğu için Türkiye'deki yerel yazılımlar da işimize yaramadı. Bize hem birden fazla para biriminde işlemleri destekleyen hem de her iki şirketimizdeki her şeyi takip edebileceğimiz ve şirket genelinde raporlar alabileceğimiz bir çözüm gerekiyordu. Tüm bunları sadece global ürünler sağlayabiliyordu. İyice araştırdık ve tercihimizi 1Ci ürünlerinden yana kullandık.

Uygulamaya geçiş nasıldı? Uzun ve karmaşık bir süreç mi oldu?

Hayır, sorunsuz bir süreç oldu; çok da uzun sürmedi. Tüm süreç birkaç adıma bölündü. İlk olarak, 1Ci'ın Türkiye'deki iş ortağı DND'nin uzmanları bizim iş süreçlerimizi analiz ettiler, yazılımın ne şekilde özelleştirileceğine ve hangi özelliklerin ekleneceğine dair bir plan geliştirdiler. Ardından, bu değişiklikleri uygulamaya koydular.

Almanya'daki şirketimiz tamamen yeni yazılıma geçti. Bir süre her şeyi test ettikten sonra Türkiye'deki ana şirketimiz finans ve muhasebe dışındaki tüm operasyonları yeni yazılıma geçirdi.

ERP ve diğer otomasyon araçları kullanmakla ilgili gelecek planlarınız nelerdir?

Başarılı test döneminin ardından ana şirketimizin finans ve muhasebesini de yeni ERP sistemimize geçirmeyi planlıyoruz.

Üründeki gelişmelerden ve yeni sürümlerden çok memnunuz. Şirketimizin büyümesine ve gelecekteki ihtiyaçlarımıza kolaylıkla uyum sağlayacağına eminiz.