Türkiye, uzun yıllara dayanan kumaş ve tekstil üretim deneyimi ve olgun pazarı nedeniyle tekstil üreticileri ve ihracatçıları için en cazip ülkelerden biridir. Bununla birlikte, yoğun rekabet nedeniyle tekstil işletmelerinin üretim süreçlerini güncellemeleri ve rekabet edebilmek için teknolojiden faydalanmaları gerekiyor.

Türk tekstil yazılım pazarı, ERP uygulama süreci ve güvenilir bir iş ortağıyla çalışmanın önemi hakkında Hersüreç Yazılım'dan Hasan Atılcan ile konuştuk.

Türkiye'de tekstil şirketleri için iyi ERP çözümleri var mı? Bildiğiniz gibi, 1C:Drive ürün geliştirme ekibimiz hızlıca uygulanabilen, kullanıma hazır bir çözüm üzerinde çalışıyor. Bununla ilgili neler düşünüyorsunuz?

HASAN ATILCAN:

Türkiye'de tekstil sektörüne özel birkaç çözüm var. Fakat "tekstil sektörü" dediğinizde iplik üretiminden dokumaya ve taşeron üretime kadar çok farklı işletme türleri ve üretim süreçleri olduğunu unutmamalıyız. Piyasada bu veya şu amaçla tasarlanmış farklı araçlar var, şirketler bunlar arasından uygun olanı seçiyor.

Belirli bir yazılımın ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamayacağını belirlerken sorabileceğiniz birkaç soru var. Yazılım, şirketin görevleri için uygun mu? Uygulama sırasında tüm önemli gereksinimler ve süreçler dikkate alınıyor mu? Uygulama iş ortağınız ne kadar yardımcı oluyor? Tüm soruların cevabı olumluysa şirket yazılımdan büyük olasılıkla fayda sağlayacaktır.

Güvenilir bir iş ortağı en önemli faktörlerden biri. İyi bir yazılım satın almak tek başına yeterli değil. İş ortağı, sattığı yazılımı çok iyi tanımalı. İş ortağının bilgi birikimi ve deneyimi çok önemli. Çözümlerin tümü zaten işletmenin süreçleri ve yasal mevzularla ilgili belgelerin %70-80'ini içeriyor. Fakat işin uygulama ve geliştirme tarafı büyük ölçüde iş ortağının deneyimine ve teknik yetkinliğine kalıyor. Uygulanan çözüm şirkete başarı da getirebilir, başarısız bir yatırıma da dönüşebilir. Fakat başarısızlığı sadece yazılıma yükleyemezsiniz.

SALİHA İŞCEN:

Üç ayaklı tabure gibi: Deneyimli bir iş ortağı, iyi bir yazılım ve sistemden ne beklediğini bilen bir müşteri. Bunlardan biri eksikse tabure ayakta duramaz.

HASAN ATILCAN:

Aynen! Örneğin, tekstil sektörüne yönelik 1Ci ERP çözümü kullanarak üretim sürecinin otomasyonunu sağlayabilir, her türlü üretim işlemini yürütebilirsiniz. İş ortağınız taşeron üretim işlemlerinin ve alt yükleniciler tarafından imal edilen yarı mamul ürünlerle ilgili işlemlerin de otomasyonunu sağlayabilir. 1C:Drive'da üç farklı işlem türünü yürütebilirsiniz ancak diğer yazılımlar bunları ayrı ayrı sunuyor.

Önceki soruyla bağlantılı olarak, esneklik ve özelleştirme tekstil şirketleri için ne ifade ediyor?

HASAN ATILCAN:

Sizin de dediğiniz gibi, bu soru aslında önceki konuyla ilgili. Her üretim şirketinin üretim süreci farklıdır. İşlemler her aşamada farklılık gösterebilir. Bazıları makinelerle ilgili işlemlerin otomasyonuna ihtiyaç duyar. Örneğin, ekipmanın kapasitesini takip ederler. Bazılarının ise, maaş hesaplaması veya makinelerden sorumlu personelin performans yönetimi gibi ihtiyaçları vardır.

Kullandığınız yazılım tüm bunları yapabilecek esnekliğe, iş ortağınız da bunları uygulayabilecek yetkinliğe sahipse tüm özellikleri tek bir sistemde toplayabilirsiniz. Yine de, tüm gerekli modülleri kullanıma hazır şekilde sunan bir çözüm yok. Genellikle temel ürünle birlikte standart işlevler sunuluyor. İş ortağı gerekli işlevleri geliştirip ekliyor. Yani, iş ortağı kişiye özel bir takım elbise dikiyor diyebiliriz.

Hiçbir şirketin üretim süreci tam olarak standardize edilemez. Her şirketin kendine has bir süreci vardır. İş ortağı, platformu şirketin ihtiyaçları doğrultusunda özelleştiremiyorsa başarısızlık kaçınılmaz.

SALİHA İŞCEN:

Öyleyse, özelleştirme ve esnekliğin üretim yapan şirketler için kritik öneme sahip olduğunu söyleyebiliriz.

Tekstil şirketlerin birçok benzersiz süreç var. Her şirket kendi iş akışını sıfırdan inşa ediyor. Şirket sahipleri kullandıkları çözümün esnek olmaması yüzünden ne gibi süreçleri atlıyorlar?

HASAN ATILCAN:

Örneğin iplik üretiminde, iplik üretmek için kullanılan hammadde nedir? Pamuk. 20.000 ton pamuk alıp ambarınıza koyuyorsunuz. Sonra, kalitesine göre balyalıyorsunuz. Pamuğu aldıktan sonra taraklama işleminden geçmesi gerekiyor. Ardından, kalite kategorisine göre bir ürün reçetesi oluşturuluyor.

Pamuk kalitesini sınıflandırmaya yönelik hazır bir modül bulamazsınız, hiçbir hazır yazılım bu özelliğe sahip değil. Bu yüzden, platformda bu süreci geliştirecek birini bulmanız lazım. Örneğin, iplik üretiminin ilk aşamasını ele alırsak basit bir süreç ama hiçbir hazır yazılımdan bunu bekleyemezsiniz. Tabii, iplik üretimine özel bir yazılım değilse. Kullandığınız ERP sistemi 1C:Drive gibi esnek ve özelleştirilebilir ise bu işlevi ekleyebilirsiniz.

Sizce 1C:Drive orta ve büyük ölçekli tekstil firmalarına uygun mu? Daha küçük işletmelere göre uyarlanabilir mi? Örneğin, WhatIf markası.

HASAN ATILCAN:

Bence, 2500 çalışanlı bir tekstil şirketi 1C:Drive ile rahatlıkla yönetilebilir, hiçbir sorun olmaz. Kaç çalışan olursa olsun, süreçler ne kadar farklı olursa olsun, esnek ve özelleştirilebilir bir sistem için şirketin büyüklüğü fark etmez. Sektör ve çalışan sayısı fark etmeksizin, küçük ya da büyük her türlü şirketi 1C:Drive ile yönetebilirsiniz.

Proje doğru iş ortağıyla yürütülürse başarılı olur. Yürütülemezse de hata büyük ihtimalle iş ortağındadır. Sorun genellikle iş ortağından, yerelleştirme hatasından veya kullanıcıların kendisinden kaynaklanır. Son 2 yıldır 1C:Drive sayesinde daha fazla kazanıyorum. 20 proje tamamladım. 1C:Drive iyi olmasaydı para kazanamazdım.

Sıradaki sorum WhatIf giyim markası ile ilgili. Kuruluşlarının çok erken aşamasında 1C:Drive kullanmaya karar verdiler. Fakat ERP yazılımı kullanmaya daha geç karar veren birçok şirket biliyorum. Süreç otomasyonuna en başından geçmenin faydaları nelerdir? İşletmenin kuruluşundan çok sonra otomasyona geçilirse, şirket sahipleri açısından, ne gibi sonuçlar hemen görülmeye başlanabilir?

HASAN ATILCAN:

Bu aslında biraz şirket yöneticilerinin veya sahiplerinin vizyonuyla alakalı bir durum.

ERP ne demek? Kurumsal kaynak planlaması. Aslında dahili bir kontrol sisteminden bahsediyoruz. Dahili kontrol sistemi ne demek? Yasal mercilerin beklentilerini karşılayan ve aynı zamanda yönetim ve üretim süreçlerinizi yönetmenize yardımcı olan bir sistem.

Şirket sahibi ERP sistemini en başta kurup onunla yola çıkarsa ERP sisteminin büyük faydası olabilir. Sonradan kullanmaya karar verirseniz, yine sıkıntı olmaz. Fark ne? ERP sistemini şirket kurulur kurulmaz kullanmaya başlarsanız ne avantajınız olur?

Her şeyden önce, yasal mevzuatla, muhasebeyle ilgili tüm beklentileri sistematik olarak kayıt altına alabilirsiniz. Üretim yapıyorsanız tüm süreçlerinizi ve üretilen malların maliyetleri de dahil olmak üzere tüm mali kayıtlarınızı kolayca yönetebilirsiniz. Ürün maliyetini görürsünüz, fakat aynı zamanda stok maliyetlerini de görürsünüz.

Dahili kontrol sistemi nedir? Aslında aynı zamanda bir kontrol mekanizmasıdır. Satın alma çalışanınız tedarikçiye gider, nakdinizi harcar, sürekli satın alır fakat gerçekte ihtiyacınız olmayan şeyleri alıyor olabilir. Bu yüzden, paranız nakit yerine stokta yatıyor olabilir. Stoklarınızı takip etmezseniz bunu yakalayamazsınız.

ERP sistemi kullanan yöneticiler ve işletme sahipleri paralarını ve stoklarını kolayca yönetebilir, üretim yapıyorlarsa üretilen malların maliyetini görebilir, kar-zarar dengesini ve finansal özetleri tek bir tıklamayla alabilirler. Ya da ERP sistemi, idari olarak takip etmek istedikleri raporlara sahipse raporlarını bir panel veya özel bir rapor olarak görebilecekleri bir perspektif sağlar.

Sistemi kullanmaya sonradan karar verirseniz sıkıntı olmaz. Ya da en başından itibaren kullanırsanız da yine sıkıntı olmaz. Her halükarda, ERP sistemi satın alan bir şirket sahibinin biraz vizyoner olması ve şirket politikalarını sistem içinde planlaması gerekir.

Fakat yine de doğru ürünün başarıyı garanti etmediğine inanıyorum. Her ERP sistemi doğru sistem değildir. Ne istediğini bilen bir müşteri, doğru iş ortağı ve doğru ERP sistemi bir araya geldiğinde başarı kendiliğinden gelecektir. İyi bir iş ortağı kötü bir ERP sistemini bile çalıştırabilir fakat iyi bir ERP sistemi kötü iş ortağıyla yürümez.

Tekstil şirketi için uygulama adımları nelerdir? Ve devam eden süreçleri durdurmadan bir sistem uygulamak mümkün müdür?

HASAN ATILCAN:

Önce müşteriyle buluşup konuşurum. Bu aşamada, müşteri zaten lisans maliyetini bilir fakat esas mesele uygulama ve geliştirme maliyetidir. Ve tabii ki, ERP sistemini canlı tutmak için müşterinin ödemeye devam edeceği maliyetler.

Açıkça söyleyeyim, ben sektörü bilen birisiyim. Genel olarak, 10 iş ortağından 8'i ERP'nin toplam işletme maliyetinin ne olacağını büyük ihtimalle söylemiyordur. Bu etik değil, bu yüzden söylüyorum. Bu nedenle, ben tüm maliyetleri ilk toplantıda paylaşırım. Müşterinin ihtiyaçlarını öğrenir, notlarımı alırım ve ardından lisans artı özelleştirme için bir teklif hazırlarım.

Bazen müşterinin üretim tesislerine gidip birkaç gün süreçleri analiz ederim. Bu analizin sonuçlarına bağlı olarak teklif sunarım. Çünkü büyük firmalar var; ciddi bir ekiple oraya gidip analiz yapmamız gerekebiliyor. Analiz sonucunda fiyat hesaplaması yaparım. Sonra, uygulama sürecine başlarız.

Üretim ve tekstil de dahil olmak üzere tüm sektörler için ortak bir mesele var; o da uygulamanın üretim sürecini kesintiye uğratabilmesi fakat bunu yönetmek sizin elinizde. Siz uygulamayı doğru yürütebilirsiniz ancak kullanıcı doğru yönetemeyebilir.

Bir ürün reçetesi oluşturuyorsunuz diyelim. Önce, üreteceğiniz ürünün ürün kartını oluşturursunuz. Bu ürün kartında neler var? Stok yenileme yöntemi diye bir parametremiz var. Birden fazla değişken var. Malzeme satın almamız gerekiyor mu? Alt yüklenici hizmeti var mı? Şirket içi üretim mi?

Sonra rota belirliyoruz. Rotada hangi malzemeleri kullanacağımızı belirliyoruz. İşlem yürütüyoruz. Taşeron üretimse, taşerona bağlı yarı mamul ürün imal edip bunu da ürün reçetesine ekliyoruz. Sonra üretimi ya stok için ya da sipariş için yapmamız gerekiyor. İki seçeneğimiz var. Ya bir tahmin yapıp buna göre üretirsiniz ya da bir satış siparişi alır, üretiminizi buna göre planlarsınız.

Burada 1C:Drive'dan bahsediyorum ama diğer ERP sistemlerinde de benzer. Üretim planlamasını satış siparişlerine bağlı yaparsınız. Ardından, sistem işlemi yürütür ve ilgili işlem belgelerini oluşturur. Bu işlem belgelerinin üzerine Gantt çizelgesi oluşturur; bu çizelgede iş istasyonlarına ve makinelere bağlı olarak planlama yapılır. Bu ürün reçetesine göre malzeme kaynak planlaması (MRP) da oluşturur. Sistem, üretim için ambarlarda yeterince mal olup olmadığını görmek için tüm ambarları kontrol eder. Eksik varsa, sistem üretime gitmeden önce gerekenleri satın almanızı önerir.

Başka bir deyişle, Talep Planlaması MRP ile yapılır. Sonra, satın alma talep planlamasında malzemeleri satın alıp üretime gideriz. Tüm işlemleri uygular, iş istasyonlarına bağlı olarak yürütürüz. Üretim tamamlandığında sistem bir üretim belgesi oluşturur. Böylece, yarı mamul üründen nihai ürüne dönüştürürüz.

Üretilen malların maliyetini görme olanağımız var. İşlemleri tamamladık, tümünün maliyetini bulmak için fiyatı ve varsa taşeron üretim için kullandığımız malzemelerin toplam maliyetini ve alt yüklenici maliyetini ekledik. Ürettiğimiz malların toplam maliyetini bu şekilde hesaplıyoruz. Nihai ürünün satış fiyatı ile üretim maliyeti arasındaki fark sistem tarafından şirketin kârı olarak hesaplanır.

Sizce neden üretimde kesinti olabilir?

HASAN ATILCAN:

Kesinti iş ortağından ya da kullanıcıdan kaynaklanabilir. İş ortağı yeterince deneyimli değilse kesinti yaşanabilir. Bazen de hata kullanıcıdadır.

İnsanların iPhone'u ne kadar verimli kullandıklarını düşünün. iPhone'nun tüm fonksiyonlarını gerçekten kaç kişi kullanabiliyor? Sadece arama yapan, başka hiçbir şey yapmayan kullanıcılar var. Aynı şekilde, 1C:Drive'ı da tam olarak kullanamayanlar var. Ürün reçetesini sadece 15 dakikada açıklayabildiğim kullanıcılar oldu. Fakat bunu 3 ay boyunca tekrar tekrar anlatmak zorunda kaldığım kişiler de oldu.

Tabii, bizim görevimiz her müşterimizin 1C:Drive'ı en üst düzeyde kullanmasını sağlamak. Yani, herkesin ihtiyaçlarına göre farklı şekilde anlatıyoruz. Dokümantasyonumuz var. Gerekli belgeleri verdiğimizde kullanıcı en geç 3 ayda öğreniyor. Yani, uygulama kesintiye uğrarsa en fazla 3 ay sürüyor.

Uygulamanın başlaması ve tamamlanması genellikle ne kadar sürüyor?

HASAN ATILCAN:

Müşterinin ihtiyaçlarına bağlı. 1 yıllık proje var, 6 aylık ya da 3 aylık proje var. Şu anda 1 yıldır devam eden bir projem var, yeni tamamladım. Şimdi ikinci aşamaya geçiyoruz.

Projenin uygulanması tamamlandıktan sonra müşterilerinize destek vermeye devam ediyor musunuz?

HASAN ATILCAN:

Ben bir projeye başladığımda bunu bir evlilik gibi görürüm. Çünkü ERP sistemi satın almak şirketin hayatının tamamen değişeceği anlamına gelir. Şirketle ilgili tüm politikaları kontrol etmek demek insanların oradaki tüm süreçleri tasarlamanıza bağlı olmaları demek.

Örneğin, üretim durur da müşteri sizi ararsa, sorunun çözülmesine yardımcı olmamak etik bir davranış olmaz. Bu yüzden, bakım sözleşmemiz olsa da olmasa da ben destek veriyorum. Tabii ki, sözleşmeyle devam etmek isterim fakat sözleşme olmasa bile, aradıklarında yardımcı olurum, mesela ayda bir veya 3 ayda bir. Çünkü tavsiyeye ihtiyaçları var ve ben de buna göre davranıp destek veriyorum.

Uygulama projesinin başarısız olduğu oluyor mu?

HASAN ATILCAN:

Evet, her projenin başarısız olma ihtimali var. 1Ci ekosisteminin tarafları olarak, tüm 1Ci projelerinin başarılı olmasını istiyorsak projeleri ve müşteri adaylarını doğru iş ortaklarına atamalıyız. Proje başarısız olursa, yıllar boyunca gösterdiğimiz bütün gayretler boşa gider. Doğru iş ortaklarıyla çalışılmalı ve her birine çok iyi eğitim verilmeli. Sırf işi almak rastgele bir iş ortağına iş verilirse bu iş ortağı günün birinde projeyi yüz üstü bırakabilir. O zaman biz de zor duruma düşeriz.