Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemleri, dünya genelinde birçok işletme tarafından, süreçlerini optimize etmek ve tam kontrol sağlamak, gelirlerini artırmak ve işleri büyütmek için kullanılan temel araçlar olarak ön plana çıkmaktadır.  ERP uygulama projeleri belli bir yatırım bütçesi gerektirir ve zaman alır. Bu tür karmaşık ve maliyetli projeler, süreç boyunca ortaya çıkabilecek pek çok soruna karşı proaktif tepki verebilen kapsamlı bir planlama gerektirir.

Bununla beraber, birçok ERP uygulama projesi yanlış beklentiler nedeniyle başarısız sonuçlanabiliyor veya beklenenden daha düşük performans gösterebiliyor. Müşteriler işlerinde daha başarılı sonuçlar elde etmeyi hedefleyerek başladığı bu yolculuğun hızlı bir şekilde tamamlanmasını arzu eder. Ancak; süre konusu doğru planlanmadığında, ERP uygulama projesi hızla kontrolden çıkabilir, daha uzun sürebilir ve beklenenden daha düşük seviyede sonuç üretebilir.

İşte bu nedenle, ERP planlamasında doğru bir yaklaşım ve gerçekçi hedefler belirlemek genel başarı açısından çok önemlidir. Bu makalede, ERP'den beklenenler ile elde edilebilecek gerçek sonuçlar arasındaki farkın etkili bir şekilde nasıl yönetilebileceğinden bahsedeceğiz.

Problem

Öncelikle problemi net bir şekilde tanımlamak ve anlamak gerekiyor. Kısaca diyebiliriz ki; ERP sistemleri uygulama projeleri, birçok müşterinin düşündüğünün aksine genel olarak tahmin edilebilir ve tutarlı ilerleyen süreçler değildir.  Pek çok kişi, yazılım uygulama projelerini, bütçenin ve kaynakların net olarak belirlenebildiği, belirli adımlara sahip bir zaman çizelgesinin takip edilebildiği bir üretim veya ev tadilatı süreci gibi değerlendiriyor.

Ancak yazılım projeleri çok daha fazla hazırlık çalışması gerektirir ve doğru beklentileri belirlemek bu işin ana unsurlarından biridir. Projelerin öngörülenden daha uzun sürmesinin birçok nedeni olabilir. Örneğin geniş kapsamlı bir özellik seti pek iyi bir seçenek olmayacaktır ve projenin tamamlanmasına dair kesin bir tarih vermek mümkün değildir.  ERP sistemlerinin uygulanması ve iş süreçleri yönetimi devam eden süreçlerdir.

Dolayısıyla müşteri beklentilerinin gerçekçi olmasını sağlamak esastır diyebiliriz. Peki bunun için atılması gereken adımlar nelerdir?

1. Hedeflerinizi Tanımlayın

Şaşırtıcı bir şekilde çoğu zaman, şirketler ve yönetim ekiplerinin ne talep etmeleri gerektiğine dair net beklentileri yoktur. Bu tehlikeli bir durumdur çünkü netlikten uzak bir uygulama sürecinde fikirler sürekli değişecektir, bu da genellikle ek maliyetlere ve süresi aşılmış teslim tarihlerine yol açar. Oysa ki söz uçar yazı kalır.

Diğer bir sorun da büyük hedefler koymaktır, "daha verimli bir işletme haline gelmek." gibi.  Bu fazlasıyla muğlak ve iddialı olacaktır. Konu başlığında da bahsettiğimiz gibi hedefleri belirlemekten öte tanımlamak netlik açısından önemlidir.

İlk olarak, bir hedef belirleyin ve daha sonra planlaması, hesaplaması ve ölçmesi daha kolay olan birkaç alt aşamaya bölün. Her bir evre tamamlandığında, sonuca biraz daha yaklaşılmış olunur. Atılan her adım, projeye dahil olan kişilerin bir sonraki adımın ne getireceğini daha net anlamalarına yardımcı olur.

2. Gerçekleştirilebilir Beklentiler Oluşturun

Akıllı hedefler belirleyerek beklentileri dolaylı olarak etkileyebilirsiniz veya doğrudan üzerinde çalışabilirsiniz. Ürünün sadece temel işlevlerini değerlendirip beklentileri bilinçli olarak düşürebilirsiniz. Bu taktik şaşırtıcı derecede etkilidir.

Örneğin, Bulgaristan'dan 1Ci iş ortağı DAVID Holdings Inc., Bulgaristan havalimanlarında ERP sistemi üzerinde çalışırken buna benzer bir strateji uyguladı. Şirket sistemi geçici bir çözüm olarak görüyordu. Önce hızlı ve sınırlı işlevsellikle kullanmaya başlayıp daha sonra başka bir ürüne geçmeyi planlıyordu. Bu durum 12 yıl önceydi. Müşteri, çözümün gerekli tüm işlevlere sahip, yerel mevzuata uygun çalışan bir yönetim sistemi olduğunu gördüğü için halen 1C:ERP kullanıyor. Yönetim başka bir çözüme geçmeyi zaman ve kaynak israfı olarak değerlendiriyor.

3. Kıyaslayın

Piyasada ürünlerinin çok hızlı bir şekilde uygulanabileceğini iddia eden birçok iş otomasyonu yazılımı sağlayan firma var. Ancak gerçekte tam işlevsel uygulama aylar sürer. Bu nedenle, belirli bir ERP sisteminin geliştiricilerinden bu kadar iyimser tahminler duyduysanız, projeyi devreye alma hızı ile bu kadar kısa sürede sağlanan işlevselliği kıyaslamak iyi bir fikir olacaktır. Zaman ve çözülebilecek iş görevleri arasındaki bağlantı kurulduktan sonra, son teslim tarihlerini gerekçelendirmek daha kolay olacaktır.

4. Plan hazırlayın ve proje çıktılarını tanımlayın

Proje hedeflerini ve uygulanabilir minimum beklentileri tanımladığınızda, kapsamlı bir plan hazırlamanın zamanı gelmiş demektir. Ana fikir, müşterinin projenin her aşamasında ne olacağını, hangi işin yapılacağını ne kadar süreceğini ve ne kadar kaynak gerektireceğini anlamasını sağlamaktır.

Bu adımlar tüm paydaşlarla müzakere edilmelidir, böylece planın ilgili herkes, departmanlar ve çalışanlar için tüm önemli konuları içerdiğinden emin olabilirsiniz. Yani, uygulama projesinin her adımı için kesin çıktıların herkes tarafından doğru anlaşılacak şekilde tanımlanması gerekecektir.

Hangi departman hangi özelliklere sahip olacak? Çalışan eğitimi nasıl olacak? Yazılımı ne zaman kullanmaya başlayacaklar? Bu soruların net bir şekilde cevaplanıyor olması, gelecekteki ölçeklendirmeye ilişkin bazı verilerle birlikte, doğru beklentiler oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

5. Proje için özel bir ekip oluşturun

Doğru ekip yoksa ERP uygulaması gibi karmaşık projeler çıkmaza girer. Önemli paydaşları, sistemi kullanacak kişileri, satışı gerçekleştiren firmanın temsilcilerini veya projeyi uygulayacak iş ortaklarını dahil etmeniz gerekir. Yeni katılanların ilk vizyonla uyumlu olmayan yeni fikirler getirebileceği gerçeğinden hareketle, ekip üyelerinin proje boyunca değişmemesi işleri önemli ölçüde kolaylaştıracaktır. Aksi halde zaman ve para israfı kaçınılmaz olacaktır.

Ekipteki kişiler de projenin uygulanacağı tüm departman ve iş birimlerini dikkate alarak kapsayıcı bir sorumluluk bilinciyle çalışmalıdır. Başarıya giden en etkin yol ancak bu şekilde belirlenebilir.

Son olarak;

Doğru beklentiler oluşturmak, ERP uygulama projelerinin genel başarısını etkileyen en önemli unsurdur. İlk aşamadaki birincil hedef, ERP uygulamasına dahil olan tüm paydaşların projeye dair ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlamaktır. Firmaya özel iş yönetim yazılımı geliştirmek, ev inşa etmekten oldukça farklıdır ve başlamadan önce çok fazla hazırlık gerektirir.

Akıllı hedefler tanımlamanız ve gerçekçi bir form kazandırdığınız beklentilerle eşleştirmeniz gerekecektir. En iyisi farklı ürünleri karşılaştırmaktır, böylece kısa sürede çok fazla başarı vaat eden yazılım firmalarının pek de mükemmel sonuçlar veremeyeceği kolayca görülebilir. Sonraki adımlarda ise bir plan hazırlanır ve proje çıktıları tanımlanır.

Son olarak, proje yönetim ekibi doğru şekilde oluşturulmalı ve sorumluluk sahibi, ürünü kullanan ve mevcut iş süreçlerini anlayan kişilerden oluşmalıdır.  Böyle bir ekibe sahip olduğunuzda ve paydaşların sorularına yanıt alabilecekleri, bilginin açık ve net bir şekilde paylaşıldığı bir ortam oluşturduğunuzda, başarılı bir proje uygulama şansınız da artacaktır.