Satın alma ekibi hangi ürünlerin sipariş edildiğini bilir.

Finans ekibi ne kadar ödeme yapıldığını bilir.

Satış ekibi hangi müşterilerin teslimat beklediğini bilir.

Depo ekibi mevcut stok durumuna hâkimdir. 

Sorun şu ki, hiç kimse sürecin tamamını göremez.

Şirket büyüdükçe operasyonel bilgiler departmanlara, Excel dosyalarına, e-postalara, mesajlaşma uygulamalarına ve muhasebe yazılımlarına dağılmaya başlar. Her ekip sürecin kendi bölümünü yönetir. Ancak satın alma aşamasından müşteriden ödemenin tahsil edilmesine kadar tüm süreci tek bir yerden görebilen şirketlerin sayısı oldukça azdır.

Uluslararası gıda ticareti yapan şirketlerde bu görünürlük eksikliği yalnızca işleri zorlaştırmakla kalmaz; müşteri memnuniyetini, nakit akışını, stok planlamasını ve kârlılığı doğrudan etkiler.

Her uluslararası sevkiyat uzun bir operasyonel yolculuktan geçer.

Bu yolculuk bir satın alma sözleşmesiyle başlar ve müşteriden ödemenin tahsil edilmesiyle sona erer.

Bu iki adım arasında onlarca farklı iş süreci yürütülür.

Tipik bir ticaret sürecinde şunlar yer alır:

• Tedarikçi sözleşmeleri

• Satın alma siparişleri

• Üretim planlaması

• Konteyner yükleme

• Deniz taşımacılığı

• Gümrük işlemleri

• Depoda mal kabul

• Stok tahsisi

• Müşteri siparişleri

• Satış faturaları

• Müşteri ödemeleri

• Kârlılık analizi

Her adım şirket için değerli veriler üretir. 

Asıl zorluk bu bilgileri toplamak değildir.

Asıl önemli olan, tüm bu bilgileri birbirine bağlayabilmektir.

Büyümeyle birlikte operasyonlar da daha karmaşık hale gelir.

Daha fazla tedarikçi.

Daha fazla müşteri.

Daha fazla ülke.

Daha fazla para birimi.

Daha fazla konteyner.

Daha fazla çalışan.

Ne yazık ki birçok şirket bu karmaşıklığı daha iyi süreçlerle yönetmek yerine yeni Excel dosyaları oluşturarak çözmeye çalışır.

Kısa süre içinde her departmanın kendi takip sistemi oluşur.

Satın alma ekibinin ayrı bir Excel dosyası vardır.

Lojistik ekibinin başka bir dosyası vardır.

Finans muhasebe programını kullanır.

Satış ekibi müşteri kayıtlarını farklı bir sistemde tutar.

Herkesin verisi vardır.

Ama kimse büyük resmi göremez.

Birbirinden kopuk bilgiler her departmanı farklı şekilde etkiler.

Yoldaki stoklar görülemediğinde satın alma ekipleri ihtiyaç olmayan ürünleri yeniden sipariş edebilir ya da verilmesi gereken siparişleri geciktirebilir.

Sevkiyatların manuel takip edilmesi en basit soruların bile yanıtlanmasını zorlaştırır.

• Konteyner şu anda nerede?

• Gümrük işlemleri tamamlandı mı?

• Depoya ne zaman ulaşacak?

• Hangi müşteri siparişi bu sevkiyata bağlı?

Depo ekipleri çoğu zaman sevkiyat depoya ulaşana kadar hangi ürünlerin geleceğini tam olarak bilemez.

Bu da planlamanın proaktif değil, duruma göre yapılan bir sürece dönüşmesine neden olur.

Ödeme süreçleri operasyonlardan bağımsız takip edildiğinde finans ekipleri hangi ödemelerin yapıldığını görebilir, ancak ürünlerin operasyonel olarak hangi aşamada olduğunu takip edemez.

Satış temsilcileri müşterilere net teslimat bilgisi veremediğinde müşteri memnuniyeti olumsuz etkilenir.

Doğrudan cevap vermek yerine önce farklı departmanlardan bilgi toplamak zorunda kalırlar.

Operasyonel veriler tek bir sistemde birleştiğinde tüm ekipler aynı bilgilerle çalışır.

Tek bir sevkiyat kaydını açtığınızda anında şunları görebildiğinizi düşünün:

• Tedarikçi bilgileri

• Satın alma sözleşmesi

• Konteyner numarası

• Sevkiyatın güncel durumu

• Tahmini varış tarihi

• Teslim edileceği depo

• Hangi müşteri siparişine ayrıldığı

• Fatura durumu

• Bekleyen ödemeler

• Beklenen kârlılık

Farklı sistemlerde bilgi aramak yerine ihtiyacınız olan her şeye tek ekrandan ulaşabilirsiniz. 

Bu sayede gecikmeler azalır, şirket genelinde daha hızlı ve daha doğru kararlar alınabilir.

Birçok şirket sevkiyat görünürlüğünü yalnızca konteynerin nerede olduğunu bilmek olarak değerlendirir.

Oysa gerçek operasyonel görünürlük çok daha önemli soruların yanıtını verir.

• Müşteriye güvenle teslimat tarihi verebilir miyiz?

• Yeni stok siparişi vermemiz gerekiyor mu?

• En yüksek kârı hangi sözleşmeler sağlıyor?

• Denizdeki ürünlere ne kadar işletme sermayesi bağlı?

• Hangi ödemelerin vadesi geçmiş durumda?

• Hangi sevkiyatlar gecikiyor?

Bunlar yalnızca lojistiğin değil, tüm işletmenin cevaplaması gereken sorulardır.

Modern ERP sistemleri birbirinden kopuk işlemler yerine tek bir operasyonel iş akışı oluşturur.

Satın alma, stok, lojistik, satış ve finans süreçleri birbirinden bağımsız ilerlemek yerine tek bir bütün olarak çalışır.

Bir kez girilen bilgi, şirket genelinde tüm ilgili ekiplerin kullanımına sunulur. 

Örneğin bir satın alma sözleşmesi;

• satın alma belgelerini otomatik olarak oluşturabilir,

• stok tahminlerini güncelleyebilir,

• gelecek stokları müşteri siparişlerine ayırabilir,

• finans ekibine yaklaşan ödeme yükümlülüklerini gösterebilir.

Böylece aynı veriyi tekrar tekrar girmeye gerek kalmaz ve tüm departmanlarda veri doğruluğu önemli ölçüde artar.

Uluslararası gıda ticareti yapan şirketler için operasyonel görünürlük yalnızca stok yönetiminden ibaret değildir.

1C:Drive; satın alma, satış, depo operasyonları, finans ve raporlamayı tek bir platformda bir araya getirir.

Şirketler aynı sistem üzerinden;

• satın alma ve satış sözleşmelerini,

• farklı depolardaki stoklarını,

• sevkiyatları ve yoldaki ürünleri,

• ticari alacak ve borçlarını,

• operasyonel raporlarını,

• kârlılık analizlerini,

• finansal performanslarını

kolayca yönetebilir.

Tüm departmanlar aynı bilgilerle çalıştığı için yöneticiler manuel olarak hazırlanan raporlara ihtiyaç duymadan operasyonları gerçek zamanlı takip edebilir.

Şirket büyüdükçe operasyonlar kaçınılmaz olarak daha karmaşık hale gelir.

Ancak bu, görünürlüğün azalması gerektiği anlamına gelmez.

Uluslararası ticareti hâlâ birbirinden bağımsız Excel dosyalarıyla yöneten şirketler zamanlarının büyük bölümünü bilgi arayarak, raporları karşılaştırarak ve beklenmedik operasyonel sorunları çözmeye çalışarak geçirir.

Satın alma, lojistik, stok, satış ve finans süreçlerini tek bir operasyonel iş akışında birleştiren şirketler ise yalnızca daha iyi raporlama elde etmez.

En önemlisi, yöneticiler kararlarını çok daha güvenle alabilir. 

Çünkü herkes aynı verilerle çalıştığında her konteyner, her sözleşme ve her müşteri siparişi tek bir bağlantılı iş sürecinin parçası haline gelir.

İşte "Konteynerden Tahsilata" yaklaşımının temel amacı da budur: Tüm operasyonu baştan sona tek bir bütün olarak yönetebilmek.