Mali yıl sonu, muhasebe ekipleri için genellikle stresli zamanlardır ve zorluk yaratan sadece yıllık raporlar değildir. Özellikle yakın tarihlere iş yetiştirmeye çalışırken aylık ve 3 aylık raporlama da çalışanları zorlayabilir.
Farklı raporlama uygulamalarına, formatlarına ve programlarına sahip, birçok yan kuruluşu ve karmaşık şirket yapısı olan büyük holdingler için işler çok daha zor olabilir. Bu nedenle, etkili veri konsolidasyonu ve şeffaf raporlama büyük önem kazanır ve büyük fark yaratabilir.
Bu yazıda, muhasebe ekiplerinin kısa teslim sürelerinde karşılaştıkları ortak zorlukları ele alacağız ve bu teslim sürelerini etkili şekilde karşılamaya yönelik çözümler önereceğiz.
Kapanışların kısa sürede yapılması karar almakta neden önemlidir?
Mali kapanış süreci finansal muhasebe bilgilerinin toplanmasını, gözden geçirilmesini ve mutabakatını içerir ve yıl boyunca doğru kayıtların tutulmasını gerektirir. Mali yıl sonu en kritik kapanış dönemi olmakla birlikte, birçok işletme işlemleri, kayıtları ve raporları düzenli olarak incelemek amacıyla daha sık kapanış gerçekleştirir.
Karar vericiler bilinçli kararlar almakta zamanında ve doğru verilerin ne kadar önemli olduğunu bilir. Raporlama teslim süresi ne kadar kısaysa, verilerin mevcut durumu yansıtma ihtimali de o kadar yüksektir. Bu da daha doğru kararlar alınmasını sağlar. Muhasebe, yönetim ve UFRS gibi farklı rapor türlerinde kullanılan verilerin doğruluğundan emin olabilmek için bunlar arasındaki kayıtların doğrulanması kritik önem taşır.
Raporlama teslim süresi çok uzunsa, örneğin 20 gün ise, kararların alınmasında eski veriler kullanılıyor olabilir. Bu durum gereksiz stok hareketleri, kâr düşüklüğü ve ticari açıdan getiri sağlamayan üretim hatları gibi fazladan harcamalara yol açabilir. Sorunların ancak meydana geldikten sonra görünür olduğu ve mali kayıplara yol açtığı bir muhasebe durumu da ortaya çıkabilir. Bu nedenle, karar vericilerin en güncel ve doğru verilere erişebilmeleri için, kapanış tarihlerinin kısa tutulması önemlidir.
Muhasebecilerin karşılaştıkları zorluklar nelerdir?
Kapanış raporlaması dönemlerinde karşılaşılan zorluklar teslim sürelerinin aşılmasına neden olabilir. Raporlama teslim tarihlerinin kaçırılmasına yol açan yaygın nedenlerden bazıları şunlardır:
-
Bazı çalışanların verileri çok geç göndermesi
-
Manuel özetleme, çapraz kontrol ve yeni veri eklemeyle sonuçlanan otomasyon eksikliği
-
Raporlama süreci üzerinde karışıklığa ve kontrol eksikliğine yol açan yetersiz standardizasyon ve süreç farklılıkları
-
Farklı departmanlardan gelen verilerin mutabakatını zorlaştıran, raporlama formatlarındaki ve yapılarındaki farklılıklar
-
Verilerin dağılmasına yol açan ve takibini zorlaştıran farklı iletişim kanallarının kullanılması (e-posta veya mesajlaşma uygulaması gibi)
Bu sorunlar özellikle de planlı raporlar için, veri hazırlama sürecini önemli ölçüde geciktirebilir. Şirketin büyüklüğü ve yapısı durumu daha da zorlaştırabilir; büyük şirketler ve holdingler genellikle birçok alt bölüm ve şubeden gelen farklı verileri birleştirmek zorunda kalır.
Bu durum iletişim kanallarının ve sürece dahil olanların katlanarak artmasına, gecikmelere ve iletişim kanallarının tıkanmasına sebebiyet verebilir. Süreci optimize etmek için, iletişim kuranların sayısını ve bunların iletişim kanallarını düzene koymak esastır.
Süreç otomasyonu bu sorunların aşılmasına nasıl yardımcı olabilir?
Süreç otomasyon araçları işletmelerin operasyonlarını daha verimli yürütmelerine yardımcı olduklarından son yıllarda gittikçe daha yaygın kullanılmaktadır. Örneğin, EPM ve CPM gibi Kurumsal Performans Yönetim sistemleri işletmelerin gerçek zamanlı verilere bağlı olarak performanslarını takip etmelerine ve yönetmelerine olanak tanıyan bir yazılım türüdür. Bu sistemler finans, satış, operasyon ve insan kaynakları da dahil olmak üzere işletmenin tüm alanlarındaki performansı ölçmeye yönelik bir çerçeve sağlar.
EPM/CPM otomasyon sistemlerinin çözebileceği görevlerden bazıları:
-
Veri topalama ve raporlama süreçlerini düzenlemek, tutarlı kurallar getirmek
-
İletişim için birleşik formlar ve tek bir kanal sağlamak
-
Erişimi hızlandırmak ve güvenilirliği artırmak: Tüm kayıtların tek bir veritabanında saklanması sürüm kontrolüne, yedeklemeye ve birden fazla kullanıcının aynı anda erişimine olanak tanır
-
Hızlı veri işleme: Karmaşık hesaplamalar çok daha hızlı ve hatta otomatik olarak yapılabilir
-
Birçok kaynaktan gelen mali verilerin konsolide edilmesi ve finansal raporlamanın tek bir kaynaktan sağlanması
1C:Perform gibi bir kurumsal performans yönetim sisteminin kullanılması tutarlı prosedürlerin yanı sıra veri kaydı ve yönetimi için kılavuzların oluşturulmasını sağlar. Örneğin, mevcut ayı aşan giderlerde veya kapanış belgeleri alınmadan satın alımların muhasebeleştirilmesinde, finansal raporlamanın doğru olabilmesi için belirli muhasebe kuralları otomatik olarak uygulanabilir.
Kurumsal performans yönetim sistemleri otomasyon ve standardizasyon sayesinde, süreçlerin ve raporlama adımlarının düzenlenmesine, tek tip formların ve veri formatlarının kullanılmasına izin verir. Net kurallar izlenerek verilerin yapılandırılmış tek bir veritabanında konsolide edilmesi muhasebe, yönetim ve UFRS raporları gibi farklı raporların otomatik olarak oluşturulmasını kolaylaştırır.
Kurumsal performans yönetim (EPM/CPM) sistemleri ne tür avantajlar sunar?
Şirketler EPM/CPM sistemleri kullanarak kapanış sürelerini önemli ölçüde kısaltabilirler. Örneğin, bir şirketin aylık kapanış süresi otomasyon sayesinde 20 günden sadece 5 güne indirilebilir. Böylece, kapanış sürecinin verimliliği artırılarak zamandan ve maliyetlerden belirgin tasarruf sağlanabilir.
Birçok departmandan oluşan, karmaşık yapıya sahip büyük şirketler ve holdingler için EPM/CPM sistemlerinin faydaları daha da fazladır. Bu tür şirketler konsolidasyon, standardizasyon ve analiz gerektiren yüksek hacimli veriler üretir. EPM/CPM sistemleri farklı kaynaklardan alınan verileri tek bir veritabanına entegre ederek ve bu veriler bazında standart raporlar oluşturarak bu tür şirketler için kapsamlı bir çözüm sunar.
Ek olarak, EPM/CPM sistemleri farklı departmanlar ve ekipler arasındaki işbirliğinin ve iletişimin iyileştirilmesine yardımcı olur. Veri paylaşımı ve raporlama için tek bir platformun kullanılması iletişim engellerini ortadan kaldırırken, tüm tarafların doğru ve güncel verilere ulaşabilmesini sağlar. Bu sayede, karar alma süreçlerinin iyileştirilmesiyle şirketler değişen piyasa koşullarına hızlıca yanıt verebilir.
Özetle, EPM/CPM sistemleri finansal operasyonlarını düzenlemek, performanslarını optimize etmek ve hızlı değişen piyasada rekabetçi avantaj kazanmak isteyen modern işletmeler için vazgeçilmez araçlar haline gelmiştir.
Son olarak...
Yakın tarihli kapanışlar muhasebeciler için zorluk yaratabilir fakat doğru araçlar ve yerinde stratejiler kullanılarak süreçler optimize edilebilir, finansal raporlamanın doğru ve zamanında yapılması sağlanabilir. 1C:Perform gibi bir EPM/CPM yazılımı kullanmak süreç otomasyonu ve standardizasyonu sağlayarak veri toplamayı, işlemeyi ve raporlamayı daha hızlı ve güvenilir hale getirir. CPM araçları özellikle de karmaşık yapıya sahip büyük holdingler için, farklı kaynaklardan verilerin konsolide edilmesi ve bunların tek bir veritabanında birleştirilmesi bakımından vazgeçilmezdir.