Empresas de todo el mundo utilizan software de planificación de recursos empresariales (por sus siglas en ingles ERP) para optimizar sus procesos de negocio, aumentar el retorno de la inversión y reducir costos. Pero, ¿cómo pueden ayudar exactamente este tipo de herramientas y qué necesita saber antes de implementarlas?

En este artículo, repasaremos las ventajas más significativas de la implementación de un sistema ERP. Abordaremos los pasos esenciales del proceso de implementación y los factores que hay que tener en cuenta para elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

¿Por qué necesita un ERP?

La propia estructura de un sistema ERP sugiere que este tipo de software permite impulsar los procesos empresariales críticos al eliminar el trabajo manual y proporcionar datos para una mejor toma de decisiones y automatización.

Con un ERP, es posible recopilar todos los datos sobre ventas, producción, almacén o planificación de recursos en un solo lugar, en lugar de utilizar múltiples soluciones de software y hojas de cálculo de Excel.

Esta característica mejora la calidad de los datos para la elaboración de informes. De este modo, la dirección obtiene una visión de 360 grados de la empresa y de todos sus procesos empresariales. En lugar de hacer conjeturas y utilizar la intuición, los directivos pueden ver todos los cuellos de botella y los puntos críticos para el crecimiento potencial de las métricas y los KPI.

Como resultado, la empresa obtiene mejores ganancias, reduce los costos y logra un mayor retorno de la inversión. Además, cuanto mayor es la calidad del servicio, más fieles son los clientes y socios, lo que reduce los procesos de rotación.

La lista completa de ventajas de la tecnología ERP incluye:

  •  Planificación eficaz de la producción

  •  Recopilación de datos en tiempo real

  •  Visión de 360 grados de la empresa

  •  Informes altamente eficientes

  •  Mayor colaboración dentro de la empresa

  •  Mayor productividad = mayor retorno de la inversión

  •  Ahorro en costos operativos

  •  Mejora del servicio al cliente y de marketing

Elegir un ERP: cómo elaborar una lista de requisitos

La tecnología ERP ha demostrado ser una solución eficaz para muchos sectores, entre los que se incluyen:

  • Fabricación

  • Venta al por mayor y distribución

  • Servicios industriales

  • Empresas de servicios

  • Servicios profesionales

  • Construcción

  • Salud

Sin embargo, todos estos sectores son diferentes y cada empresa dentro de un sector determinado es única. Los desarrolladores adaptan sus sistemas ERP a un sector específico o incluso a un nicho dentro del sector. Para los clientes finales, esto significa que tienen que dedicar tiempo a investigar y analizar el mercado para encontrar la solución que más les convenga.

Para obtener la mejor solución, tendrá que definir sus requisitos y luego compararlos con las herramientas disponibles para descartar aquellas que no se ajusten a sus necesidades.

Establecer una lista de requisitos puede resultar complicado. Una de las formas más eficaces es basarla en sus procesos empresariales actuales para automatizarlos y hacerlos más eficientes. En pocas palabras, si un ERP específico no es compatible con el proceso empresarial que necesita, su implementación será una completa pérdida de tiempo y dinero.

Así es como podría ser una lista de requisitos de este tipo:

  • Gestión de ventas y seguimiento de pedidos

  • Control de calidad del servicio

  • Diagnóstico previo a la reparación sobre el terreno, gestión de los empleados sobre el terreno y control de la carga de trabajo

  • Gestión de almacenes y planificación de compras

  • Cálculo de los costos del proyecto y del retorno de la inversión

  • Soporte para procesos empresariales complejos

  • Facturación y gestión del flujo de caja

  • Gestión de las relaciones con los clientes.

Así que ya ha elaborado su lista y preseleccionado algunas soluciones ERP. ¿Qué es lo siguiente? Hablemos de los aspectos que hay que tener en cuenta para encontrar la mejor herramienta.

Paso #1: elija entre diferentes tipos de implementación 

Existen diferentes formas de implementar un ERP, y todas ellas tienen sus pros y sus contras. Hay dos tipos principales de soluciones ERP entre las que puede elegir: software local y sistemas en la nube.

El software local se ejecuta de forma local en la infraestructura corporativa. Esto le da a la empresa un control total sobre sus datos, flujos de información, etc. Sin embargo, esta opción también conlleva una sobrecarga administrativa, ya que será necesario dar soporte al ERP, actualizarlo y dedicarle tiempo y recursos. Dicho esto, también obtendrá un mayor nivel de flexibilidad y podrá desarrollar su sistema para adaptarlo a los procesos y requisitos cambiantes del negocio.

Por otro lado, el ERP en la nube funciona a través de una conección a internet, es decir, en un servidor remoto gestionado por los desarrolladores del ERP. Estas empresas cuentan con una infraestructura a gran escala que puede costar cientos y miles de clientes al mismo tiempo. Esta opción reduce los gastos generales, ya que el soporte, las correcciones y el desarrollo se delegan al proveedor. Sin embargo, en este caso, la empresa también tendrá capacidades de personalización y flexibilidad limitadas.

También existe un modelo híbrido de nube privada, en el que la empresa tiene acceso a la nube y control total sobre el almacenamiento de datos, la política de acceso, etc.

Tendrás que analizar todas estas opciones para elegir la que se ajuste a tu presupuesto y te proporcione el nivel de servicio deseado. A veces, la decisión final también se ve afectada por las normas reguladoras del país en cuestión. Por ejemplo, algunos países prohíben a las empresas almacenar la información de sus clientes en servidores remotos en el extranjero. En tal caso, tendrás que optar por la solución local.

Paso #2: UX y localización

Aunque el ERP es una potente solución de software y la percepción común es que debe ser complejo, no es así como deberían funcionar las cosas. Es posible que la herramienta no tenga una interfaz sofisticada, pero debe ser fácil de usar e intuitiva, o de lo contrario los empleados tendrán dificultades para trabajar con ella. Y cuando las personas tienen dificultades, no quieren utilizar la herramienta y la eficacia general disminuye.

Otro factor crítico aquí es la localización, que debe ir mucho más allá de la traducción de botones y elementos de UX. Los proveedores internacionales suelen pasar por alto las regulaciones locales y las peculiaridades de los procesos comerciales, lo que hace que la solución sea completamente inutilizable para las empresas locales.

Por ejemplo, en algunos países de América Latina, las empresas están obligadas a almacenar todo el historial de operaciones. Para enviar estos datos a los reguladores, el ERP debe estar integrado con el Servicio Fiscal del Estado (facturación electrónica). Muchas soluciones ERP conocidas no cuentan con esta integración, mientras que 1C:Drive sí.

Paso #3: personalización y escalabilidad

Como se ha mencionado anteriormente, cada negocio es único, por lo que no existe un ERP que satisfaga todas las necesidades de las empresas desde el primer momento. Por lo tanto, es probable que desee realizar algunas personalizaciones. Si su ERP las ofrece o no es una cuestión fundamental, y es mejor responderla antes de comenzar la implementación.

Si el ERP se puede personalizar de forma flexible de muchas maneras, esto abrirá diversas oportunidades para la automatización de los procesos empresariales y el crecimiento del retorno de la inversión. Por ejemplo, 1C:Drive ERP permite a los clientes:

  • añadir rápidamente conectores CAD/PDM;

  • configurar paneles de control e informes personalizados;

  • llevar a cabo una contabilidad multidivisa;

  • dar soporte a varios procesos dentro de una misma solución (por ejemplo, ventas y servicios);

  • gestionar las existencias en tiempo real.

Otro factor crucial es la escalabilidad. Un ERP que puede funcionar perfectamente para 20 usuarios puede convertirse en un factor limitante cuando este número crece a 100. Por lo tanto, antes incluso de empezar a implementar su ERP, es muy importante comprender cómo se puede escalar en el futuro. A veces, los proveedores implementan múltiples niveles de servicio en función del número de usuarios, o se le pedirá que adquiera recursos adicionales. En ocasiones, ofrecen la misma solución estable a todo el mundo, pero la herramienta no funciona igual de bien para una pequeña empresa emergente que para una empresa de producción de tamaño medio.

Tendrá que dedicar algo de tiempo a hablar con los desarrolladores, examinar la documentación y buscar opiniones de los usuarios actuales. Pero el resultado de este trabajo dará sus frutos cuando experimente un crecimiento sin contratiempos.

Paso #4: seguridad de los datos y asistencia técnica

De hecho, no se debe subestimar la seguridad del sistema que tiene acceso a los datos empresariales más importantes. Recopile información sobre el cifrado, los mecanismos de seguridad, las políticas de gestión de datos, etc.

También debe tener la oportunidad de establecer permisos de acceso flexibles, implementar medidas de seguridad adicionales como la autenticación de dos factores, etc. Y cuando se habla de la nube, esto debe considerarse como un riesgo de seguridad adicional.

Además, los proveedores de ERP a menudo no ofrecen asistencia y formación accesibles, lo que también puede suponer riesgos adicionales, reducir la eficiencia, alargar la curva de aprendizaje y afectar al calendario del proyecto de implementación.

Hay múltiples funciones y procesos empresariales que automatizar. Es estupendo tener la oportunidad de acceder a una documentación exhaustiva, hablar con los representantes locales del proveedor y hacer preguntas sobre cómo sacar todo el partido al software.

1C:Drive permite tomar decisiones basadas en datos para todo tipo de empresas, ofrece una gran flexibilidad y posibilidades de personalización, y funciona en cualquier plataforma que pueda necesitar. Más información aquí.

Comentarios finales

Una vez que se comprende el concepto de un sistema ERP, resulta más fácil navegar por los diferentes sistemas, módulos cruciales y aspectos que analizar. Si se elige correctamente, un software ERP puede ofrecer excelentes resultados, proporcionando una visión de 360 grados del negocio y de todos los KPI críticos. Como resultado, toda la empresa y cada departamento serán más eficientes.