El día de hoy hablaremos sobre los sistemas ERP y sus pros que ayudan en la transformación digital de las empresas alrededor del mundo. La transformación digital es a menudo asociada con las tecnologías altamente innovadoras, como IA (inteligencia artificial) o machine learning (aprendizaje automático). Un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP por sus siglas en inglés) es una adición perfecta a esta lista. Esta herramienta derriba las ineficiencias operativas y la duplicidad de datos y aumenta el tiempo de entrega manteniendo el coste y la calidad.

ERP y la digitalización empresarial

Existen múltiples formas en las que los sistemas ERP pueden impulsar la eficiencia empresarial y multiplicar las ganancias al eliminar el procesamiento y la gestión de datos manuales o anticuados. He aquí algunas de las más importantes desde el punto de vista de la transformación digital:

Datos precisos

La higiene de los datos es muy importante cuando se trata de hacer negocios con grandes flujos de caja. La redundancia de datos o la duplicidad de estos puede suponer un duro golpe para el bolsillo. Además, las entradas múltiples de los mismos proveedores, vendedores y clientes pueden exigir tiempo y energía, que podrían utilizarse para elevar las operaciones comerciales a sus niveles óptimos.

Planificación efectiva

El sistema ERP permite cambiar de la planificación basada en hojas de cálculo realizada por una persona a la gestión automatizada del calendario y la asignación de tareas. Así, desaparece el “cuello de botella” de la productividad. Por otra parte, un sistema ERP es una solución perfecta para el cálculo de costos y analíticas predictivas de la rentabilidad del proyecto incluso antes de enviarlo para la implementación.

Recolección de datos en tiempo real

Uno de los puntos débiles frecuentes que fuerza a las compañías a implementar un sistema ERP es el uso de múltiples soluciones empresariales que generan datos dispersos. Para utilizar de forma efectiva esta información se debe recogerla en un solo sitio y actualizarla en tiempo real. Esto es precisamente lo que un sistema ERP aporta a la empresa, y así permite tomar decisiones más informadas y respaldadas por datos.

Vista 360° de la empresa

Otro problema al que se enfrentan muchas empresas es conseguir una visión de 360 grados de toda la empresa. Por ejemplo, supongamos que hay múltiples departamentos o entidades legales que incluso pueden estar ubicados en el extranjero. En ese caso, es difícil automatizar el proceso de negocio para un producto o departamento específico y tener la oportunidad de analizar las operaciones a nivel de toda la empresa. Con un sistema ERP, todos los datos significativos sobre las ventas, la planificación, el servicio al cliente, la producción, la distribución, la contabilidad, los recursos humanos o las múltiples entidades jurídicas están disponibles de forma inmediata. Esto hace que sea difícil pasar por alto algunas tendencias o eventos vitales del negocio. Además, todas las sucursales pueden llevar la contabilidad en moneda local, lo que facilita el proceso.

Reportes más eficientes

Una de las principales consecuencias de la implementación de un sistema ERP es que la empresa obtiene los datos correctos y actualizados de toda la empresa, lo que resulta muy útil para la elaboración de informes. Los sistemas ERP permiten la creación de reportes exhaustivos para la comprensión del desempeño especifico de un departamento o incluso de un proceso empresarial, así como permiten generar estimaciones y predicciones basadas en datos históricos. Esto además es útil para una elaboración de cotizaciones más eficiente. La empresa puede calcular el retorno de inversión previsto para cada cliente potencial (lead) y ofrecer descuentos y condiciones personalizadas en consecuencia para mantener las ganancias sean positivas.

Trabajo colectivo más efectivo dentro de la empresa

Cuando cada departamento tiene su propio software y sus propios procesos, es difícil colaborar en proyectos complejos que implican efectivamente a varios departamentos. Además, una comunicación deficiente suele conducir a la falta de datos en cada etapa de la ejecución del proyecto o del proceso empresarial. Como resultado, la eficiencia general estará en un nivel bajo. La implantación de un sistema ERP permite que todos los empleados estén en la misma página y fecha para obtener mejores resultados y un progreso más rápido.

Mejor productividad significa mejor retorno de inversión

Los datos son el nuevo petróleo, es así que tener una gran cantidad de datos, reportes y estimaciones para alimentar el proceso de toma de decisiones y encontrar los cuellos de botella en los procesos empresariales conduce inevitablemente a una mayor productividad. Y cuanto mayor sea la productividad, más influyente será la empresa y mayor será el retorno de la inversión.

Ahorro en costos operacionales

Los sistemas ERP eliminan una gran cantidad de labores manuales, lo que permite un inmediato ahorro de dinero y provee una mayor precisión de los datos debido a la disminución de la introducción manual de la información. Como resultado, la empresa obtiene datos más precisos y los empleados pueden hacer más trabajo crítico, ahorrando el tiempo en las labores manuales.  

Mejora del servicio al cliente y del marketing

Los sistemas ERP excelentes siempre proporcionaran funciones de marketing y de relaciones con el cliente. Por ejemplo, cualquier sistema ERP reconocido debería ofrecer directamente las funcionalidades como precios personalizados y ofertas o funciones de CRM integradas. Además, los sistemas ERP acumulan datos de los clientes, lo que permite ofrecer una mejor personalización.  

¿Cómo las empresas llegan a descubrir que necesitan de un sistema ERP?

El caso más frecuente es cuando el equipo de gestión entiende que el simple trabajo manual y la anticuada planificación basada en Excel traen más problemas que beneficios. Por supuesto, todo gestor tiene en mente el proceso empresarial ideal, pero a veces es más fácil mantener las cosas simples, a menos que esta simplicidad conduzca a errores y a la pérdida de dinero.

Por ejemplo, se podría estimar que rellenar automáticamente un formulario de pedido con los datos del cliente desde un sistema CRM o de contabilidad totalmente integrado podría reducir el tiempo de ingreso de pedidos en dos minutos y evitar cuatro errores de treinta minutos al mes. Del mismo modo, calcular el número medio de pedidos y los errores contenidos a lo largo del año permite estimar cuánto tiempo se puede ahorrar con una solución ERP totalmente integrada sólo en esa tarea.

Entre más situaciones de cuello de botella se encuentren presentes en los procesos empresariales actuales, más alto será el impacto positivo de trasladarse a una mejor automatización y digitalización con un sistema ERP.

Cómo 1C:Drive proporciona una solución completa a los clientes: flexibilidad, low-code y más

El equipo de 1Ci trabaja duro para entregar la mejor solución de automatización empresarial a nuestros clientes a nivel mundial. Nosotros nos comunicamos con nuestros clientes, nos ponemos en sus zapatos para entender qué es lo que es realmente importante para sus empresas en diferentes regiones. Este enfoque nos ha permitido hacer una solución ERP completa que beneficia a las empresas en muchas formas. Aquí están algunas de ellas:

Control total sobre los datos

1C:Drive es un software in situ (on-premise) que se ejecuta localmente en la infraestructura corporativa y que también se puede implementar en la nube privada. Esto proporciona a la empresa un control total sobre sus datos y flujos de información. Las empresas además obtienen un mayor nivel de flexibilidad y pueden desarrollar sus sistemas para adaptarlos a los cambiantes procesos y requisitos empresariales.

Localización

Esto va mucho más allá de las traducciones de botones y elementos de UX (experiencia de usuario). Desafortunadamente, los vendedores internacionales a menudo pasan por alto las regulaciones y en particular los procesos empresariales, conllevando a que la solución sea imposible de usar para las empresas locales.  

Por ejemplo, en algunos países de Latinoamérica, las empresas deben guardar todo el historial de las operaciones. El sistema ERP debe estar integrada con el Servicio Estatal de Impuestos (facturación electrónica) para enviar estos datos a los reguladores. Muchas soluciones ERP conocidas no tienen esta integración, mientras que 1C:Drive sí la tiene.

Otro ejemplo, en Turquía los clientes de 1C:Drive pueden integrar al sistema ERP con e-finans, uno de los principales servicios digitales turcos para la emisión de facturas electrónicas. Esto significa que usted puede enviar facturas electrónicas directamente desde su sistema ERP sin ningún paso adicional o duplicación de operaciones. Además, 1C:Drive ofrece formularios de documentos personalizados que también cumplen con las regulaciones locales.  

Enfoque low-code para una mejor personalización.

Cuando el sistema ERP puede ser personalizado con flexibilidad de varias maneras, se desbloquean diversas oportunidades para la automatización de los procesos empresariales y el crecimiento del retorno de inversión. Como un ejemplo 1C:ERP permite a los clientes:

• Configurar más rápidamente el comercio electrónico gracias a las múltiples integraciones con las tiendas online;

• Configurar cuadros de mando e informes personalizados;

• Llevar a cabo una contabilidad multi-divisa;

• Soportar varios procesos dentro de una misma solución (por ejemplo, ventas y servicios)

• Gestionar las existencias en tiempo real;

• Añadir rápidamente conectores CAD/PDM.

Oportunidades de crecimiento

Otro factor crucial es la escalabilidad. Un sistema ERP que sirve perfectamente a 20 usuarios puede convertirse en un factor limitante cuando este número aumenta a 100 y el número de pedidos a procesar crece de cientos a miles por día. Por lo tanto, antes de empezar a implementar su ERP, es importante entender cómo se podrá escalar en el futuro. A veces, los proveedores implementan varios niveles de servicio en función del número de usuarios, o se le exigirá que adquiera recursos adicionales. A veces, ofrecen la misma solución estable para todos, pero esta no siempre funciona bien para un pequeño startup o una empresa de producción de tamaño medio. Lo mismo ocurre con el lanzamiento de nuevas líneas de negocio y verticales. Muchos sistemas ERP están adaptados a un solo tipo de negocio o nicho, mientras que 1C:Drive permite expandir su negocio sin necesidad de cambiar de ERP.

1C:Drive cuenta con una estructura modular, permitiendo a los negocios utilizar funciones específicas, automatizar los procesos empresariales que necesiten ahora y añadir más funcionalidades una vez que sea necesario. Es un enfoque rentable que permite a la empresa escalar mientras ahorra recursos en el software ERP.  

¿Quién puede llevar a cabo la transformación digital utilizando el ERP?

Lo bueno del ERP que lo convierte en una solución de transformación digital idónea es que puede ofrecer excelentes resultados en múltiples industrias. La lista incluye, pero no se limita a:  

• Manufactura

• Ventas al por mayor y distribución

• Servicios industriales

• Gestión de proyectos

Hay muchas empresas de otros sectores que han implantado un sistema ERP y han obtenido excelentes resultados. Por ejemplo, tenemos una sección denominada Historias de clientes en nuestro sitio web, donde publicamos casos de éxito de implementaciones de nuestro ERP.