Al igual que en el desarrollo de software, los proyectos de implementación de ERP pueden emplear dos metodologías: el enfoque clásico en cascada, tradicional para  muchas grandes empresas y la más reciente metodología Ágil, muy extendida entre las startups tecnológicas y los desarrolladores de software. Ágil, en su forma clásica, es muy eficaz para el desarrollo estándar en el que las tareas son claras y están bien definidas; normalmente, utiliza herramientas como Jira para el seguimiento del backlog e implica sprints iterativos y retrospectivas.

Cuando se trata de aplicar Ágil en proyectos de implementación de ERP, es un concepto relativamente nuevo, y muchos todavía están luchando con la forma de trabajar con eficacia. Sin embargo, el uso hábil de herramientas ágiles, junto con el enfoque en cascada, puede ser una estrategia óptima para la implementación de ERP. En este artículo, profundizaremos en las ventajas de este enfoque y en cómo emplearlo para lograr la máxima eficacia.

Metodología Ágil vs. Cascada: Ventajas y Desventajas

En un proyecto clásico en cascada, los plazos pueden alargarse durante meses o incluso años, con etapas que siguen una secuencia: desde la definición de requerimientos al diseño funcional, al desarrollo, a las pruebas, etc. El inconveniente es que los clientes sólo ven el sistema meses después de que el proyecto ha sido puesto en marcha, independientemente de si cumple sus requisitos o no, aparte de lo bien que cumpla sus requisitos.

Si se han pasado por alto algunos requisitos o han cambiado a lo largo del proyecto, se requiere una fase adicional de perfeccionamiento que consume más tiempo y dinero. En consecuencia, un proyecto presupuestado inicialmente en 50.000 dólares puede acabar costando mucho más, y la mayor parte del trabajo y los riesgos del proyecto, como trabas internas, incompetencia o lagunas funcionales de última hora, surgen hacia el final del proyecto.

La metodología Ágil, en cambio, se caracteriza por su "incrementalidad", lo que significa que aporta valor al cliente paso a paso. El cliente empieza a ver el sistema en las primeras fases de desarrollo, lo que permite realizar ajustes continuos. Cuanto antes revise el cliente el sistema, más tiempo queda para resolver cualquier problema. Los proyectos ágiles también pueden superar plazos y presupuestos, pero como el equipo de implementación gestiona las expectativas del cliente y puede cambiar inmediatamente las prioridades en el siguiente sprint, el cliente recibe los beneficios del sistema mucho antes.

Otra diferencia fundamental entre Ágil y Cascada es la estructura de pagos. En Ágil, los clientes pagan por un equipo a lo largo de un periodo determinado, con pagos mensuales o incluso semanales, en lugar de una suma global al final del proyecto. Este enfoque es igualmente conveniente para los clientes, ya que reparte el coste a lo largo de la duración del proyecto y ofrece resultados visibles de su inversión.

Los proyectos Ágiles suelen tener plazos de entrega más rápidos, siempre que se cumplan ciertas condiciones, como contar con un Scrum Master o gestor de proyectos experimentado que pueda realizar varias tareas a la vez de forma eficaz, gestionar reuniones y supervisar diversos aspectos del proyecto. Esto puede hacer que los subsistemas se entreguen antes de lo previsto.

Por el contrario, los proyectos en cascada tienen dificultades con los cambios rápidos o el escalado. Inicialmente planificado con grandes presupuestos y equipos, los ajustes y la coordinación en Cascada suelen ser lentos. Los retrasos o errores de planificación en Cascada se atribuyen a menudo a la incompetencia, sin preocuparse tanto por las razones reales de estos contratiempos.

Uso de Metodología Ágil en proyectos ERP: Puntos cruciales a tener en cuenta

La aplicación de metodología Ágil en proyectos ERP requiere un enfoque matizado debido a la complejidad de los sistemas ERP, que incluyen multitud de datos, informes y casos de uso. A diferencia del desarrollo típico de aplicaciones, la implementación de ERP implica múltiples variables, lo que hace que la aplicación directa de la metodología Ágil sea todo un reto. Una visión de conjunto es esencial para realizar análisis de adecuación, evaluar la escala de las tareas y planificar con eficacia.

Consideremos un escenario en el que un análisis de la empresa de un cliente revela procesos únicos que las soluciones ERP estándar no cubren. Por ejemplo, un proceso hipotético como "enviar empleados a la luna" puede no estar incluido en un sistema ERP estándar. Esta situación exige integrar un sistema especializado o personalizar el existente.

Por lo tanto, la implementación puede realizarse en parte de forma ágil para los procesos estandarizados y en parte en cascada para crear soluciones a medida. El éxito de este enfoque híbrido depende de la habilidad e inteligencia de los especialistas implicados. Se empieza por establecer un marco general, que luego se desglosa en tareas específicas.

Supongamos que la mayoría de los procesos existentes se ajustan bien al sistema ERP y sólo requieren pequeñas adaptaciones, como modificar un formulario de impresión aquí o añadir un informe allá. En estos casos, resulta adecuado un enfoque ágil. En lugar de redactar diseños funcionales detallados para estos subsistemas, se emplea la metodología Ágil para iniciar sprints. De este modo, el cliente puede empezar a utilizar las nuevas funciones de inmediato y recibir información para realizar los ajustes necesarios.

Volviendo al ejemplo, imaginemos que la metodología Ágil se ha aplicado con éxito al sistema de compras, haciéndolo totalmente funcional, tal y como se acordó previamente con el cliente. El cliente lo prueba y ya es capaz de gestionar la documentación y acceder a los directorios de contratistas, almacenes y productos. Llegados a este punto, hay que tomar una decisión: esperar a que se completen todos los subsistemas para lanzarlos juntos o desplegar el subsistema listo en producción inmediatamente para evitar retrasos operativos.

Esta decisión depende de las necesidades y estrategias específicas de la organización. Optar por el despliegue inmediato puede ofrecer beneficios inmediatos y pruebas en el mundo real, proporcionando información valiosa para el desarrollo posterior. Por el contrario, esperar a un despliegue completo permite una transición más sincronizada y potencialmente menos perturbadora, pero podría retrasar la obtención de beneficios del nuevo sistema.

Caso práctico: Creación ágil de prototipos con 1C:Enterprise

Algunas plataformas ERP proporcionan herramientas de desarrollo robustas que mejoran significativamente la velocidad y la eficiencia de la creación ágil de prototipos/construcción de MVP durante la adopción de ERP. Por ejemplo, el proyecto de implantación de  ACT PRO & BUSINESS SERVICES, una empresa de servicios corporativos con sede en Dubai, se completó en sólo seis meses y automatizó 40 puestos con la plataforma de bajo código 1C:Enterprise.

1C:Enterprise la plataforma de desarrollo de bajo código diseñada para la creación rápida de software empresarial, que ofrece un desarrollo rápido, una amplia personalización y capacidades multiplataforma para aplicaciones de escritorio, en la nube y móviles. Integra varias unidades de negocio en un sistema unificado, es totalmente personalizable e incluye una rica biblioteca de patrones de programación, inteligencia empresarial incorporada y una sólida gestión de derechos de acceso.  

Así, en lugar de un proceso largo y formalizado de obtención de requisitos, creación de prototipos y numerosas iteraciones de afinación, el uso de herramientas como la plataforma 1C:Enterprise puede ofrecer una alternativa mucho más rápida. Basta con anotar una maqueta rápida en el editor visual y enviarla al cliente para que la apruebe: "¿Es esto lo que necesita?". Tras recibir una rápida respuesta del cliente, el equipo puede pasar al desarrollo.

El caso de Bris-Bosfor, un gran fabricante de calzado, ilustra el uso eficaz de 1C:Enterprise para la creación ágil de prototipos. Bris-Bosfor, que produce hasta 20 millones de pares de zapatos al año y posee una importante cuota de mercado, pretendía ampliar su negocio, entrar en nuevos mercados y aumentar la rentabilidad.

Para lograr estos objetivos, implantaron un moderno sistema de información basado en la plataforma 1C:Enterprise. Esta solución abarcó la producción, la gestión de costos, el almacenamiento, las compras, las relaciones con los clientes, las ventas y mucho más.

Utilizando el marco SCRUM, consiguieron poner en funcionamiento un prototipo del sistema apenas un mes después del inicio del proyecto. Este rápido desarrollo permitió a Bris-Bosfor no sólo modernizar sus herramientas de gestión empresarial y contabilidad, sino también reorganizar los procesos empresariales y aumentar la rentabilidad.

Desafíos en la implementación de un ERP Ágil

Uno de los principales retos a la hora de implementar un ERP utilizando la metodología Ágil es que no todos los clientes pueden estar preparados para trabajar con esta metodología, ya que es diferente a lo que muchas empresas están acostumbradas. La metodología Ágil requiere un mayor grado de participación del cliente que los métodos tradicionales. Por ejemplo, las grandes empresas, acostumbradas normalmente al método cascada, pueden encontrar difícil la transición a Ágil.

Sin embargo, en muchos casos, los clientes que inicialmente no estaban familiarizados con metodología Ágil se adaptan rápidamente una vez que descubren sus ventajas. Pueden observar activamente el progreso y hacer las revisiones oportunas, entendiendo claramente por qué están pagando. Los clientes nuevos en este enfoque suelen implicarse más a partir de la tercera o cuarta semana, anticipando con impaciencia los resultados tangibles que pueden obtener del siguiente sprint, ya sea un nuevo formulario, informe o herramienta de población de datos.

A veces, al combinar las metodologías Ágil y cascada, puede producirse un desajuste. Por ejemplo, si subsistemas típicos como compras y producción se completan pronto con metodología Ágil, pero el subsistema de ventas, desarrollado con cascada, sigue en marcha, puede producirse una desincronización. Los jefes de proyecto deben ser conscientes de estos riesgos.

Otra dificultad surge cuando la empresa integradora juzga mal su experiencia en el campo del cliente. la metodología Ágil no deja mucho margen para una larga familiarización con el tema; los resultados deben entregarse con prontitud. Si un equipo pasa semanas sumergiéndose en el tema y revisando la documentación, es comprensible que los clientes se preocupen.

Para implantar con éxito un ERP de forma Ágil también es necesario contar con un alto nivel de gestión de proyectos. Los gestores de proyectos deben evaluar con precisión los recursos para evitar extremos, como sobrecargar al equipo o tenerlo inactivo. El éxito también depende en gran medida de la disposición del cliente a cooperar y proporcionar información oportuna.

En conclusión

En resumen, antes de iniciar la implementación de un ERP, es crucial analizar el caso concreto -incluidos los procesos de negocio de la empresa, el alcance del trabajo y los recursos disponibles- para decidir si se utiliza metodología Ágil, cascadal o una combinación de ambas.

Por ejemplo, una gran empresa con procesos de aprobación lentos y una estructura corporativa rígida podría estar mejor con el enfoque clásico. Sin embargo, en muchos casos, una mezcla de metodologías Ágil y casacada proporciona un equilibrio óptimo de eficacia y rapidez en la implantación.

Para facilitar este enfoque, los sistemas ERP basados en 1C:Enterprise cuentan con una plataforma de desarrollo de bajo código que permite un proceso de integración más flexible y fluido, ya que todos los ajustes y personalizaciones necesarios pueden realizarse rápidamente sin necesidad de una codificación exhaustiva.