Para las empresas que buscan oportunidades para impulsar su crecimiento, el software ERP puede ser una excelente manera de resolver la tarea. Sin embargo, hoy en día hay demasiadas soluciones ERP, lo que dificulta la elección de la herramienta adecuada. Por lo tanto, las empresas tienen que realizar análisis, enviar solicitudes de propuestas (RFP) a los proveedores y sus socios, etc.

Una propuesta de implementación de ERP excelente puede ser un elemento crítico para el éxito de todo el proyecto. Dado que el 60 % de los proyectos de ERP se clasifican como fracasos, cuanto mejor se haga el trabajo en la primera etapa, mejor será el resultado. Hoy hablaremos sobre cómo preparar una propuesta comercial eficaz para la implementación de un sistema ERP.

Cómo vender software ERP: preparación

La solución ERP es una herramienta empresarial complicada y, a menudo, costosa que puede ofrecer excelentes resultados o devorar recursos y hacer que la empresa quede rezagada con respecto a sus competidores. La principal diferencia entre un proyecto de implementación exitoso y uno fallido suele estar en la cantidad y la calidad de los datos recopilados en la etapa de preparación.

Los socios de los proveedores de ERP que venden la solución deben determinar las prioridades, comprender los retos de la empresa y actuar en función de esta información a la hora de proponer soluciones y opciones de diseño. Básicamente, esta es la lista de cosas que deberá revisar:

• Alcance del proyecto. Aquí deberá comprender cualquier restricción (ya sea organizativa o geográfica), la necesidad de migrar los datos, qué características debe tener la solución para qué procesos empresariales, describir la arquitectura de la solución y la infraestructura necesaria para respaldarla.

• Metodología de implementación. Elegir el enfoque óptimo para el cliente, desde la implementación tradicional hasta la rápida.

• Estrategia de implementación de aplicaciones empresariales. Las opciones más comunes incluyen la implementación y puesta en marcha de la solución de una sola vez o por fases.

• Asignación de recursos para el proyecto. Deberá investigar y describir todas las cuestiones relacionadas con la creación del equipo y la oficina del proyecto.

• Alcance del trabajo del socio de apoyo a la implementación del proyecto. Uno de los elementos críticos del proceso de implementación es la correcta distribución de responsabilidades. Decida de qué partes serán responsables usted como socio y el cliente, y quiénes exactamente de los equipos se encargarán de esas partes específicas del trabajo.

A continuación se indican los seis pasos que deberá seguir para identificar los puntos débiles clave y recopilar todos los datos para vender software ERP.

Paso #0: Evaluación del negocio

Es fundamental comprender en qué sector opera la empresa, cuál es su ubicación geográfica y si existen procesos empresariales únicos o peculiaridades en la legislación que deban tenerse en cuenta.

Además, en esta etapa, es conveniente saber cuál fue la razón exacta por la que el cliente decidió sustituir una solución ERP existente o adquirir una por primera vez. La razón puede ser compleja e incluir la calidad del software o el soporte, su capacidad para adaptarse a procesos empresariales únicos, o la idea de la dirección de que el proceso de toma de decisiones de la empresa puede mejorarse mejorando la calidad de los datos.

Otra tarea importante en esta etapa del proceso de implementación es comprender las prioridades y los puntos débiles del negocio. Es necesario saber si el origen de los problemas son los procesos empresariales o el software. Además, hay que averiguar si la implementación del ERP se encuentra entre las tareas vitales de la empresa en este momento. Esto afectará principalmente a los siguientes pasos.

Paso #1: Objetivos del proyecto

Antes de hacer nada, es necesario establecer los objetivos del proyecto. Esto debe hacerse en colaboración con los principales directores funcionales. Estas son las personas que trabajarán con la solución a diario, por lo que son las fuentes de información perfectas. Ayudarán a determinar los objetivos exactos del proyecto, que luego se podrán utilizar como directrices para establecer las prioridades a la hora de implementar las tareas del proyecto, resolver problemas y tomar otras decisiones importantes.

Los objetivos se pueden dividir en dos niveles: objetivos de alto nivel u objetivos prácticos de bajo nivel. Los objetivos de alto nivel pueden incluir:

• Mejorar la calidad del servicio al cliente.

• Mejorar la productividad.

• Reducir la duración del proceso o el tiempo de ejecución de los pedidos.

• Optimizar los costos y los gastos.

• Mejorar las estrategias comerciales existentes o crear oportunidades para nuevas estrategias comerciales.

Los objetivos prácticos se formulan con mayor detalle y deben ser:

•  Específicos y cuantitativos.

•  Medibles.

•  Aprobados por la dirección de la empresa.

•  Tener un responsable que se encargue de su cumplimiento.

Nota: Los objetivos del proyecto son las metas que la empresa pretende alcanzar como resultado de la implementación del ERP. No se alcanzan inmediatamente después de la puesta en marcha del ERP. Es fundamental negociar esto con la dirección de la empresa para establecer las expectativas adecuadas.

Paso #2: Alcance del proyecto

Una vez identificados los objetivos, es el momento de concretar el alcance general del proyecto. A continuación se indican las áreas que debe cubrir para determinar correctamente el alcance:

•  Estructura de la empresa

•  Procesos empresariales

•  Aplicaciones empresariales (módulos)

•  Funcionalidad de las aplicaciones empresariales

•  Migración de datos

•  Interfaces y arquitectura técnica

•  Informes

•  Mejoras del código estándar del programa

•  Escala de las operaciones

•  Excepciones al marco del proyecto

Debe comprender plenamente la estructura corporativa, incluidas las posibles entidades jurídicas extranjeras, la lista completa de procesos empresariales que deben automatizarse proporcionada por las partes interesadas clave, y comprender la lista de aplicaciones y módulos que se van a utilizar. Preste especial atención a las cuestiones relacionadas con la migración de datos, incluida la composición de los datos que se van a migrar, las fuentes de datos y la disponibilidad de recursos del cliente para la preparación y normalización de los datos. Por último, es fundamental comprender el panorama técnico de la infraestructura corporativa actual y futura.

Paso #3: Metodología de implementación

xisten varias metodologías de implementación de ERP, y cada una de ellas contiene un conjunto estándar de tareas, que incluyen la recopilación y el análisis de requisitos, el diseño, el desarrollo de soluciones, las pruebas y la preparación para la operación. Las diferencias entre estas metodologías radican en el alcance, la forma y el momento en que se realizan estas tareas.

Podemos distinguir dos casos extremos para ilustrarlo:

• Enfoque tradicional

• Implementación rápida

En realidad, lo más probable es que se utilice algo intermedio entre ambos. Es fundamental esbozar y presentar al cliente las ventajas y restricciones de cada opción. Por ejemplo, si el cliente tiene requisitos específicos de ERP y también desea acelerar la implementación, puede ser necesario ajustar estos requisitos y dividir el proyecto en etapas.

Paso #4: Estrategia de implementación de ERP

Otro paso fundamental es desarrollar una estrategia de implementación de ERP. Debe recopilar la información que le permita ofrecer al cliente la estrategia que mejor se adapte a su empresa y a su situación específica.

Básicamente, tendrá que decidir entre dos opciones principales:

• Implementación única;

• Implementación por fases.

La primera es adecuada para proyectos no muy grandes, implementaciones locales y procesos de complejidad media. Si se utiliza este método de implementación, combinado con el enfoque de implementación rápida del paso anterior, pueden surgir riesgos. El intento de implementar rápidamente el sistema ERP en una empresa con procesos comerciales complejos y únicos también puede dar lugar a problemas. En tales casos, es mejor una implementación por fases.

La implementación por fases nos permite mitigar los riesgos. Además, cuando se avanza en iteraciones más pequeñas, es más fácil lograr resultados visibles. Por otra parte, dividir la implementación en fases reduce los recursos del cliente y disminuye el costo del proyecto.

Paso #5: Funciones y responsabilidades clave

No puede comenzar a trabajar en el proyecto de implementación del sistema ERP antes de haber completado este paso. Es fundamental contar con una descripción detallada de las áreas de responsabilidad y las funciones de cada persona del equipo de implementación, tanto del lado del cliente como del proveedor o su socio.

Reflexiones finales

Una vez que haya completado los pasos anteriores, preparado toda la documentación necesaria, recopilado y analizado los requisitos del ERP, así como los datos para comprender los riesgos y las limitaciones del proyecto, podrá elaborar una propuesta comercial eficaz.