De acuerdo a un reporte elaborado por McKinsey & Company en el 2019, los costos de almacenamiento son dramáticamente más altos de lo que en realidad podrían ser. Los problemas más comunes: registro de inventarios inexactos, mala distribución, datos duplicados, pueden resultar en demoras de envíos, equivocaciones a la hora de seleccionar el producto y realizar trabajo en vano. Como resultado, esto puede hacer que el cliente esté insatisfecho, lo que conduciría a pérdidas financieras.

Entre todo esto hay algo que rescatar, los ahorros potenciales que puede generar el análisis efectivo de los datos, más la optimización de procesos, pueden llegar a representar ¡hasta un 20%! En este artículo comentaremos cómo es posible resolver los problemas más comunes en el proceso de almacenaje y cómo recortar costos usando un sistema ERP.

Registro desordenado de inventario

Cuando una empresa no cuenta con una visibilidad completa de su inventario, pueden quedarse sin la posibilidad de abastecer en el peor momento a sus clientes o tener un inventario con artículos sobre abastecidos. La entrada de datos duplicados o incorrectos, como los registros faltantes, son algunos de los mayores problemas que llevan a la pérdida de tiempo y al incremento de los costos de las operaciones.

Habitualmente, la mayoría de estos problemas son el resultado de la gestión manual o la falta de optimización que genera datos inexactos en el sistema. Por ende, la automatización es un factor clave para poder solucionar este tipo de problemas, ya que ayuda a mantener un registro exacto y poder utilizar los datos para realizar una revisión completa del inventario.

Uso de múltiples almacenes de forma no optimizada

Supongamos que una empresa cuenta con más de un almacén, y que los mismos se encuentran localizados en diferentes áreas, ciudades o incluso regiones. En este caso, puede ser complicado consolidar los datos, implementar un abastecimiento transparente y realizar una efectiva utilización de los mismos. Tener a mano el conocimiento de la situación de cada almacén y la posibilidad de observar en un solo sistema la información de los distintos almacenes es crucial para poder gestionar la capacidad y aprovisionamiento de forma efectiva y basados en datos.

Recolección de pedidos inefectiva

El tiempo en que los trabajadores recolectan los pedidos, incluyendo el tiempo que tardan en buscar productos, es uno de los factores principales que consumen recursos en los almacenes. Por el contrario, si la recolección de pedidos fuera un proceso optimizado, se podría minimizar el tiempo e incrementar el número de pedidos despachados por hora.

Algo que ayuda a optimizar este tipo de operaciones es mantener los artículos más populares, en localizaciones más accesibles para evitar demoras en la recolección de los pedidos. Una forma simple de mejorar la efectividad en la recolección es utilizar un sistema de gestión de almacenes (WMS, por sus siglas en inglés) o un sistema ERP con un módulo de gestión de almacenes. Este software sugiere las mejoras rutas y métodos para la recolección o almacenaje basándose en los datos.

Mala gestión de pedidos

La gestión de pedidos abarca varios procesos, desde la recepción del pedido, la recolección y empaquetamiento hasta el envío de los productos al cliente correcto, como también el manejo de reembolsos y devoluciones si es necesario. Un solo error en cualquiera de estas etapas puede hacer colapsar todo el flujo de trabajo, lo que se traduce en recursos como tiempo, trabajo y dinero malgastados.

La optimización en la gestión de pedidos, es una tarea compleja. Probablemente, será necesario auditar y automatizar su flujo de trabajo, mejorar la efectividad del trabajo, determinar y encontrar los posibles cuellos de botella y tratar de solucionarlos. Para iniciar, es necesario entender el flujo de productos y documentar las actividades que se llevan a cabo en el almacén. Con esta información a la mano, se podrá emplear las mejores prácticas para optimizar y estandarizar dichas actividades. Por último, la implementación de un sistema que ayude en la gestión del almacén puede simplificar estos procesos significativamente.

Cambios de demanda según temporada

Los cambios de la demanda según la temporada pueden convertirse en un gran problema, ya que la mayoría de almacenes no están preparados para recibir una cantidad X de pedidos. Para evitar la escasez de productos, es esencial estar al tanto de las tendencias actuales del mercado y los cambios en la demanda de los productos que su empresa suministra, así estar listo para reajustar el nivel de abastecimiento de forma eficaz. También, es posible usar varios métodos de previsión de demanda para conocer qué productos y en qué cantidad son necesarios tenerlos en stock según  la temporada.

Reorganizar los almacenes o bodegas para que los productos más populares sean los más accesibles, ayuda a minimizar los impactos negativos de la afluencia estacional de la demanda. Puede considerar también, adquirir equipamiento adicional y herramientas de automatización tales como sistemas de estanterías de flujo de paletas, carretillas elevadoras y sistemas de almacenamiento y recogida automatizados (AS/RS).

Consideraciones finales

Los problemas que afrontan las empresas fabricantes y distribuidoras son numerosos – desde registros dudosos y posiciones innecesarias hasta el uso ineficiente del espacio y demora en la entrega de pedidos debido a los cambios estacionales de la demanda.

El Software de Gestión de Almacenes e Inventarios puede ayudar a solventar la mayor parte de los problemas que afectan la efectividad en la gestión de un almacén, al optimizar la distribución y las rutas de recolección de los pedidos, agilizando el manejo de los registros y automatizando la gestión de los pedidos.