La industria de las ventas al por mayor y las empresas distribuidoras están experimentando y atravesando por un cambio profundo debido a las nuevas tecnologías. En la actualidad, para mantenerse dentro de la competencia, las empresas deben tener el dato exacto de donde se encuentran sus productos, el stock con el que cuentan, su ubicación entre los diferentes almacenes, poder calcular descuentos personales o flexibles sobre la marcha, mejorar la gestión de los procesos orientados a los clientes y recolectar los datos críticos en un sistema para mejorar y potenciar el proceso de toma de decisiones.

La solución perfecta para gestionar, completar y optimizar todas estas tareas es un sistema ERP, pero en el mercado hay muchos proveedores y resulta complicado elegir la solución correcta que se ajuste a la estructura de una empresa en concreto y a sus procedimientos comerciales específicos. ¿Qué se busca al integrar un sistema ERP? En este artículo hablaremos de los 4 componentes claves que se deben de tomar en cuenta durante la búsqueda de un sistema ERP.

1. Posibles beneficios de un sistema ERP para empresas distribuidoras y mayoristas

ERP, por sus siglas en inglés, es el acrónimo para Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning), esta herramienta tiene el objetivo de ayudar a las empresas a conseguir un mejor entendimiento de los artículos con los que cuentan en stock, puedan planificar las compras y puedan gestionar de forma eficaz todas sus sucursales y almacenes.

Básicamente, un sistema ERP ayuda a evitar situaciones en las cuales el cliente quiere comprar algo que está fuera de stock o almacenar por demasía un producto en el inventario en relación a la demanda actual (exceso de stock). Acumula datos críticos comerciales en un solo sistema para una mejor gestión y contabilidad. Esto conduce a la optimización de los procesos comerciales, reducción de costos y el aumento de los ingresos.

2. Funcionalidades necesarias de un sistema ERP para empresas distribuidoras y mayoristas

Las empresas distribuidoras y mayoristas habitualmente implementan un sistema ERP para resolver varias tareas que pueden parecer sencillas a simple vista. Primero, necesitan gestionar sus almacenes de mejor manera, reducir costos y optimizar sus compras y los procesos de envío. También necesitan automatizar sus tareas de ventas para lograr una mejor productividad y así mejorar el retorno de la inversión. Finalmente, necesitan recolectar toda la información comercial en un solo lugar para tomar decisiones basadas en datos reales, realizar informes exhaustivos y crear planes más realistas.

De estas necesidades surge una pregunta, ¿Qué funcionalidades debería tener el sistema ERP adecuado para empresas distribuidoras y mayoristas para ofrecer el mayor valor posible? ¿Cuáles son las funcionalidades más importantes?

Funcionalidades básicas

Las empresas distribuidoras y mayoristas tienen un papel esencial en la cadena de suministros, son los proveedores de los vendedores minoristas y para empresas fabricantes. Para tener resultados en esta industria, es primordial optimizar las operaciones comerciales relacionadas con las compras, ventas, gestión de pedidos y almacenes. Por este motivo, estas operaciones son la base para la elección de un sistema ERP en una empresa distribuidora y mayorista.

El sistema debe poder automatizar todo el ciclo de ventas, desde el primer contacto, hasta la transacción y el seguimiento de la la entrega del pedidos. Como la mayoría de los contratos de distribución son personalizados, el sistema también debe proveer funciones que permitan la configuración personalizada de precios, permita trabajar con diferentes tipos de negocios y procedimientos comerciales (pagos posteriores o anticipados, por ejemplo). Aún más importante, estas funciones deben estar disponibles como una solución estándar, sin que se deba comprar módulos o complementos adicionales.

Por otra parte, el sistema debe poder trabajar con productos complejos y gestionar todas las características y requerimientos de los mismos. A menudo ocurre, que el producto tiene varias opciones (talla, tamaño, color, etc.), el sistema debe tener la posibilidad de proveer maneras de trabajar con estas sin la necesidad de gastos adicionales.

Finalmente, el sistema ERP también debería poder gestionar los almacenes de empresas distribuidoras y mayoristas, caso contrario sería simplemente inútil.

Ventas

El negocio de las empresas distribuidoras y mayoristas está basado en las ventas. Es probablemente, el proceso más importante y crítico que debe ser automatizado de forma adecuada para obtener los resultados esperados. Para esto, es importante recolectar los datos de los clientes a través de múltiples canales, como: un sistema POS o aplicaciones móviles de ventas de campo (una de las funcionalidades de 1C:Drive). Como resultado, el sistema ERP para las empresas distribuidoras y mayoristas debería contar con las siguientes funciones:

• Procesamiento de órdenes de venta

• Gestión de precios para los clientes

• Gestión de envíos

• Gestión de devoluciones

• Funciones de autoservicio para clientes y proveedores

• Reportes de ventas

Un sistema ERP debe poder gestionar las ventas de forma flexible, incluyendo posibles descuentos para poder ofrecer el mejor precio al cliente.

Otro tema importante, es poder realizar operaciones con contratos internacionales. El sistema ERP debe poder manejar diferentes divisas, idiomas, sucursales, empresas y regulaciones locales – por ejemplo, Polonia, Alemania y Turquía tienen su legislación particular con la que no todos los proveedores internacionales pueden trabajar.

Cadena de suministro y gestión de proveedores

La gestión de la cadena de suministro es crucial para el éxito de empresas distribuidoras y mayoristas. El sistema ERP debe permitir el rastreo de las transacciones del inventario, evitar el exceso y falta de productos/artículos, optimizar las adquisiciones, etc.  

Además del inventario en stock, el sistema debe proporcionar la información sobre los plazos de entrega de las mercancías provenientes de los distintos proveedores, crear órdenes de aprovisionamiento, y hacer seguimiento de la entrega. También, si el proveedor incumple los requerimientos del acuerdo, el sistema ERP debe emitir alertas de tales incidentes.  

Otra funcionalidad importante es la previsión de la demanda. Es una forma práctica de combatir el exceso y falta de inventario utilizando los datos de la demanda de periodos anteriores. El sistema ERP debería poder sugerir cuándo sería el momento perfecto de adquirir más productos o materia prima, y cuando liquidar el inventario.  

Gestión de clientes

Un sistema ERP adecuado para empresas distribuidoras y mayoristas, debería potenciar los procesos de gestión de clientes. Esto implica un amplio rango de funcionalidades, incluyendo:

• Gestión de campañas y leads

• Automatización del equipo de ventas

• Servicio y soporte al cliente

Usted debería ser capaz de recoger todos los datos orientados a los clientes en un único sistema, evitando la necesidad de ingresar dos veces los datos, errores relacionados con las labores manuales, inconsistencias de datos y pérdidas durante la transferencia de datos entre diversos sistemas.

Reportes

Para mantenerse competitivos, las empresas distribuidoras y mayoristas deberían estar siempre al tanto sobre sus operaciones, lo que implica reportes confiables y constantes. Las soluciones ERP son a menudo implementadas para recoger datos comerciales desde múltiples sistemas en un solo lugar y realizar reportes minuciosos usando esta información.

Esto es crucial para una mejor previsión de la demanda, adquisiciones y planificación de las ventas al por mayor, cálculo financiero del retorno de la inversión (ROI) y mucho más. Los datos deberían implementarse en tiempo real, permitiendo a los tomadores de decisiones basar sus acciones en los datos más precisos y relevantes.

Los reportes detallados ayudarán a la compañía a identificar las oportunidades para la mejora de los procesos comerciales, encontrar cuellos de botella, desbloquear el potencial de crecimiento y por lo tanto la compañía será más competitiva.

3. Integración, escalabilidad y personalización

No hay una fórmula mágica que pueda resolver las tareas comerciales. Todos los negocios usan un amplio espectro de recursos humanos, relaciones con los clientes, gestión financiera de proyectos. Tener una oportunidad de integrar un sistema ERP con esas herramientas lleva a una sinergia más alta y a la obtención de una vista de 360 grados de todos los procesos de negocio, lo que es extremadamente útil para quienes toman las decisiones.

Supongamos, que el sistema ERP puede ser fácilmente integrado con sistemas de terceros. En ese caso, se reduce la dificultad que puede surgir en el principio del proceso de implementación, reduce los costos de integración de la nueva solución a la caja de herramientas de la empresa y fortalece el efecto positivo general.

Además, el sistema ERP debería acelerar el crecimiento del negocio y no limitarlo. Esto significa que el sistema debe poder ser escalable de forma eficaz, agregando nuevos módulos cuando sea necesario. En este sentido, la flexibilidad reducirá los costes iniciales de la implementación del sistema ERP y facilitará su escalabilidad en el futuro. Por ejemplo, 1C:Drive permite empezar con un set básico de funciones y posteriormente añadir funcionalidades sobre la marcha cuando exista una necesidad real.

Asimismo, la capacidad de adaptar el software flexiblemente e incluso de crear sus propios complementos, puede llegar a ser crucial para las empresas distribuidoras y mayoristas que tratan con múltiples contrapartes. Si el sistema ERP permite crear las conexiones personalizadas para cada proyecto entre la solución y los sistemas externos de terceros, esto asegura un intercambio de datos confiable sin pérdidas.

4. Consideraciones finales: ¿Cómo elegir un sistema ERP correcto para distribuidores?

Concluimos destacando los aspectos clave que los distribuidores y mayoristas deben buscar en las soluciones ERP a la hora de comparar las diferentes opciones disponibles en el mercado. Aquí indicamos una lista de cosas que tiene que saber:

• El sistema ERP debe cubrir todas las necesidades esenciales del negocio. Esto incluye la gestión de almacenes, gestión de pedidos, gestión de inventario, control de clientes, reportes, y planificación para el negocio de distribución al por mayor.

• Las ventas son un proceso crucial del negocio que se debe automatizar. La solución ERP para empresas distribuidoras y mayoristas debe centrarse en las ventas y permitirles rastrear todo el ciclo de las mismas desde la solicitud hasta el envío del producto. El sistema también debe poder trabajar con productos complejos y utilizar una configuración de precios flexible para ofrecer los mejores precios a los clientes.

• El sistema debe ser flexible y adaptable. Un sistema ERP es una herramienta para acelerar el crecimiento comercial, no para limitarlo. Así que, la solución debe ser sencilla de implementar e integrarse con otras soluciones de TI de la empresa, integrarse con otras aplicaciones comerciales y, lo más importante, escalar correctamente al agregar nuevos módulos para los nuevos procesos comerciales y a medida que va creciendo el negocio.

• El sistema ERP debe encajar en el contexto. Esto significa que el sistema debe estar bien diseñado para su uso en un nicho de mercado específico. La solución debe proveer las funciones necesarias y a la vez tener espacio para la expansión de las funcionalidades y alinearse con las regulaciones locales.