¿Vende productos? ¿Tiene competidores, proveedores, almacenes y tiendas? Si es así, esta serie de artículos puede darle algunos consejos valiosos sobre cómo aumentar sus ventas y la eficiencia de su negocio aprovechando las tecnologías de automatización y encargando los procesos que más tiempo y datos consumen a los algoritmos bien definidos.

No tiene que estancarse en la rutina, no tiene que hacer un seguimiento de cada transacción, no tiene que cuadrar manualmente la balanza: hay programas inteligentes para todo esto. ¿Qué le queda? Con la ayuda de un sistema ERP, podrá liberar recursos y tiempo para planificar el desarrollo futuro de su empresa. Podrá observar su negocio con ojos de halcón y navegar por su camino con más confianza, realizando ajustes específicos en su progreso y forma.

Todos los casos y enfoques descritos en esta serie de artículos se han aplicado en el negocio real de una empresa de comercio minorista que vende dispositivos móviles a través de su red de tiendas y almacenes. Sin embargo, nada impide que se adapten también en otros sectores, por ejemplo, en el negocio de distribución al por mayor.

Paso nº 1: Deshacerse del desabastecimiento y del exceso de stock de su almacén

Las empresas con grandes inventarios se enfrentan con frecuencia al problema de la escasez y el exceso de stock debido a la falta de datos precisos de inventario, lo que provoca que el flujo de caja de la empresa se vuelva caótico. Esta situación puede resolverse con la visibilidad y los mecanismos adecuados que proporciona un sistema de automatización de almacenes.

"Nuestro cliente llegó a la conclusión de que su negocio necesitaba más automatización en el ámbito de la gestión de inventarios. Cuando una cadena de tiendas tiene un almacén central, se necesita tiempo y recursos físicos para controlar qué mercancías faltan y ver cómo van las ventas en cada lugar", - dice Alexey Nesterenko de la empresa FB Group, que desplegó un sistema de automatización de negocio para la empresa minorista antes mencionada, utilizando una de las soluciones ERP de 1C como base.

La categorización es la clave

Al inicio del proyecto, todas las tiendas y almacenes se clasifican en categorías en función del análisis de las ventas. Lo mismo se hace con las mercancías, que deben dividirse en varios grupos lógicos. Por ejemplo, los artículos de la categoría de los más nuevos deben estar permanentemente a la venta durante algún tiempo, no debe haber escasez de stock. Cuando un producto deja de ser nuevo, pasa a otra categoría si se vende bien, o debe retirarse de la venta. Este es el ciclo de vida de cualquier producto.

Otras categorías de productos pueden ser, por ejemplo: los más vendidos, la gama, los que se encuentran en promoción, etc., en función del negocio concreto. El sistema ERP implementa algoritmos e informes analíticos que le permiten ver, basándose en cálculos diarios, qué productos se venden bien, en qué tiendas y en qué regiones.

Por ejemplo, puede ver que un determinado producto se vendió muy bien mientras estuvo en stock. Pero en cuanto dejó de estar en stock (no se envió a tiempo o no se compró al proveedor), las ventas en esta tienda cayeron inmediatamente. En este punto, usted ha perdido una ganancia. Un sistema de automatización puede mostrarle el lucro cesante de una tienda concreta o de toda la red casi de inmediato. O, más concretamente, esta misma noche.

Noches ajetreadas en el almacén: Reposición y Rotación de mercancías

Mientras que las tiendas son más activas durante el día, la noche es el momento de mayor actividad para un almacén.

Por la tarde, cuando todas las ventas están cerradas, comienza la "temporada caliente" en el almacén central. Una única base de datos le permite analizar las ventas de hoy y los saldos de inventario de todas las tiendas.

Según el algoritmo preestablecido, el sistema compara automáticamente el estado actual del stock con el que debería haber al comienzo de un nuevo día. Y si es necesario, crea una orden interna para reponer una tienda o almacén hasta el nivel óptimo. Así, si hay mercancía disponible en el almacén central, las tiendas se reponen siempre automáticamente cada tarde. Y funciona sin parar.

También hay casos en los que, por ejemplo, la tienda Nº 1 tiene un exceso de stock de un artículo que, según los informes, se está vendiendo bien en la tienda Nº 10. Para situaciones como ésta, puede configurar el sistema para que devuelva el exceso de mercancía de la tienda Nº 1 al almacén central y, a continuación, lo envíe automáticamente a la tienda Nº 10 o al lugar donde escasee.

Algoritmos de venta inteligentes

Una correcta categorización de los productos le permite también automatizar las ventas y no sólo deshacerse de los productos, sino hacerlo con el máximo beneficio. Si quiere agotar un producto, puedes simplemente ponerle un descuento loco. Normalmente, se trata de algún producto de alto margen. O puede implementar un algoritmo en el sistema que baje el precio gradualmente. Por ejemplo, cada semana puede hacer un descuento del 10%. La práctica demuestra que este mecanismo funciona perfectamente. Porque, como ve, no es buena idea esperar 5 semanas para comprar un producto con un descuento del 50%, ya que simplemente se puede comprar antes.

Sistema Automatizado de Concurso para Proveedores

Pasemos a la siguiente situación bastante típica: la empresa necesita comprar mercancías a precios competitivos. Los bienes necesarios pueden comprarse a varios fabricantes, a veces a precios promocionales y con descuentos.

"Nuestro equipo ha desarrollado un sistema de concurso para compras, en el que los proveedores pueden enviar automáticamente sus listas de precios, vía API o a través de un archivo Excel con un formulario predefinido, - explica Alexey. - La empresa envía una solicitud de determinados bienes, y los proveedores introducen la cantidad disponible y devuelven el Excel".

Es decir, de hecho, el sistema anuncia un concurso: envía solicitudes, recibe de vuelta información sobre precios, descarga automáticamente todos los archivos Excel entrantes de correos electrónicos o descarga los últimos precios de sitios web, y luego determina que ahora, por ejemplo, una empresa necesita comprar 100 iPhones al mejor precio. Al mismo tiempo, el mejor precio se define no sólo por las listas de precios actuales, sino también por las condiciones de los contratos, teniendo en cuenta todas las bonificaciones por devolución, los descuentos garantizados a final de año, etcétera. Y el sistema puede calcular que, por ejemplo, 50 artículos pueden comprarse a un proveedor concreto al mejor precio y los 50 restantes a otros.

El Gerente de productos sólo tiene que hacer clic en el botón Create Tender, definiendo los artículos y la cantidad que se va a comprar, y luego al botón Announce Tender Collect Results y Send Orders to Suppliers. Por supuesto, es conveniente vigilar el sistema en este proceso. A veces el algoritmo no funciona como estaba previsto debido a alguna excepción inesperada a las reglas predefinidas. A veces tienen que ajustar las reglas para tener en cuenta, por ejemplo, picos bruscos de ventas. Pero esto es todo lo que hay que hacer manualmente.

Como resultado, los gerentes de productos se dedican ahora sobre todo a trabajar directamente con los proveedores, centrándose en las negociaciones de precios, las nuevas gamas y el desarrollo de matrices, mientras que la gestión del inventario funciona automáticamente.

"Todos esos mecanismos relacionados con el inventario, la rotación de mercancías, los pedidos de compra... simplemente los modificamos y automatizamos. El cliente ya tenía un buen conocimiento de la gestión de inventarios, y nosotros hicimos que subiera de nivel - resume Alexey. - En última instancia, la categorización de mercancías y almacenes permitió al sistema determinar cómo reponer el stock, qué comprar y qué vender automáticamente".

La automatización de procesos descrita en esta historia se basó en la plataforma low-code 1C:Enterprise, que permite crear soluciones empresariales rápidamente y con el mínimo esfuerzo de desarrollo. Más información aquí.