Perusahaan di seluruh dunia menggunakan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk memudahkan proses bisnis mereka, meningkatkan ROI, dan mengurangi biaya. Tetapi bagaimana tepatnya perangkat  jenis ini dapat membantu, dan apa yang perlu Anda ketahui sebelum menerapkannya?

Pada artikel ini, kita akan membahas keuntungan paling signifikan menggunakan ERP dan membahas langkah-langkah penting dari proses implementasi dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk mendapatkan solusi yang paling sesuai untuk Anda.

Mengapa Anda membutuhkan ERP?

Sifat dasar dari teknologi ERP menunjukkan bahwa perangkat lunak ini memungkinkan peningkatan proses bisnis  dengan mengalihkan proses manual dan menyediakan data untuk pengambilan keputusan dan otomatisasi yang lebih baik.

Dengan ERP, perusahaan dapat mengumpulkan semua data penjualan, produksi, gudang, atau perencanaan sumber daya di satu tempat tanpa harus menggunakan beberapa solusi perangkat lunak dan spreadsheet Excel.

Hal ini secara otomatis meningkatkan kualitas data untuk membangun laporan. Dengan demikian, manajemen mendapatkan pandangan 360 derajat tentang perusahaan dan setiap proses bisnisnya. Manajemen tidak lagi menebak dan atau menggunakan intuisi, untuk dapat melihat semua masalah dan potensi pertumbuhan KPI.

Dan untuk hasilnya, perusahaan dapat meningkatkan pendapatan, mengurangi biaya, dan mencapai ROI yang lebih tinggi. Selain itu, semakin tinggi kualitas layanan, semakin setia pelanggan dan partner.  

Keunggulan teknologi ERP meliputi:

  • Perencanaan produksi yang efektif

  • Pengumpulan data waktu nyata

  • Pandangan 360 Derajat perusahaan

  • Pelaporan yang sangat efisien

  • Meningkatkan kerjasama dalam perusahaan

  • Produktivitas yang lebih baik = ROI yang lebih tinggi

  • Penghematan biaya operasional

  • Peningkatan layanan pelanggan dan pemasaran

Memilih ERP: Cara menyiapkan list yang dibutuhkan

Teknologi ERP telah membuktikan dirinya sebagai solusi yang efisien untuk banyak industri, termasuk:

  • Manufaktur

  • Grosir & Distribusi

  • Layanan Industri

  • Perusahaan Jasa

  • Layanan profesional

  • Konstruksi

  • Kesehatan

Namun, semua industri ini berbeda, dan setiap bisnis dalam vertikal tertentu memiliki keunikannya masing-masing. Pengembang  menyesuaikan sistem ERP mereka untuk industri tertentu atau bahkan niche  dalam industri tersebut. Untuk end- customer, hal  ini berarti bahwa mereka harus bekerja keras dalam riset dan analisis pasar untuk mendapatkan solusi yang berguna bagi mereka.

Untuk mendapatkan solusi terbaik, Anda harus membuat list kebutuhan  Anda dan kemudian menyaring mana yang sesuai dan tidak.

Menyiapkan list kebutuhan bisa menjadi  rumit. Salah satu cara paling efektif adalah menyiapkan kebutuhan sesuai  proses bisnis Anda saat ini untuk mengotomatisasi dan membuatnya lebih efisien. Sederhananya, jika ERP tertentu tidak mendukung proses bisnis yang Anda butuhkan, penerapannya akan membuang-buang waktu dan uang.

Berikut beberapa list yang banyak dibutuhkan:

  • Manajemen penjualan dan pelacakan pesanan

  • Kontrol kualitas layanan

  • Analisis  pra-perbaikan lapangan, manajemen karyawan lapangan, dan kontrol beban kerja

  • Manajemen gudang dan perencanaan pengadaan

  • Biaya proyek dan perhitungan ROI

  • Dukungan untuk proses bisnis yang kompleks

  • Faktur dan manajemen arus kas

  • Manajemen hubungan pelanggan

Jadi, jika Anda telah membuat list Anda dan memilih beberapa solusi ERP. Apa yang dilakukan selanjutnya? Mari kita bahas tentang hal-hal yang wajib untuk mencari solusi yang terbaik.

Langkah #1: pilih instalasi dari berbagai jenis

Ada berbagai cara implementasi ERP, dan semuanya memiliki pro dan kontra. Ada dua jenis utama solusi ERP yang dapat Anda pilih dari perangkat lunak on-premise dan sistem cloud.

On-premise atau on-prem software bekerja dengan cara melokalisasikan proses  perusahaan. Hal ini memberikan kendali penuh atas data perusahaan, arus informasi, dll.  Namun, pilihan ini juga memiliki biaya manajemen karena Anda perlu dukungan ERP, memperbarui dan menghabiskan waktu dan sumber daya. Meskipun begitu, Anda juga akan mendapatkan tingkat fleksibilitas yang lebih tinggi dan akan dapat mengembangkan sistem Anda untuk menyesuaikannya dengan perubahan proses bisnis.

Alternatifnya, cloud ERP bekerja di cloud, yaitu di server jarak jauh yang dikelola oleh pengembang ERP. Perusahaan-perusahaan ini memiliki infrastruktur berskala besar yang dapat memakan biaya ratusan dan ribuan pelanggan sekaligus. Opsi ini mengurangi biaya tambahan karena dukungan, perbaikan, dan pengembangan didelegasikan ke vendor. Namun, dalam kasus ini, bisnis juga akan memiliki kemampuan penyesuaian dan fleksibilitas yang terbatas.

Ada juga model hybrid cloud pribadi, ketika perusahaan memiliki akses ke cloud dan kontrol penuh atas penyimpanan data, kebijakan akses, dll.

Anda harus menganalisis semua pilihan  ini untuk memilih salah satu yang sesuai dengan anggaran Anda dan memberikan tingkat layanan yang diinginkan. Terkadang keputusan akhir juga dipengaruhi oleh peraturan daerah tertentu. Contohnya, beberapa negara melarang perusahaan menyimpan informasi pelanggan di server jarak jauh di luar negeri. Dalam kasus seperti itu, Anda harus menggunakan solusi lokal.

Langkah #2: UX dan lokalisasi

Meskipun ERP adalah solusi perangkat lunak yang kuat namun  memilki persepsi bahwa software ini rumit, pada kenyataan tidak seperti itu.  Perangkat ini mungkin tidak memiliki interface yang mewah, tetapi  mudah digunakan dan intuitif, atau karyawan akan kesulitan mengoperasikannya. Dan ketika para karyawan kesulitan, maka  mereka tidak mau menggunakan perangkat tersebut, dan efektivitas secara keseluruhan menurun.

Faktor penting lainnya di sini adalah lokalisasi, yang harus melampaui penerjemahan setiap fungsi dan elemen UX. Vendor internasional sering mengabaikan peraturan lokal dan kekhasan proses bisnis, membuat solusi sama sekali tidak dapat digunakan untuk bisnis lokal.

Misalnya, di beberapa negara Amerika Latin, perusahaan diharuskan menyimpan semua riwayat operasonali. Untuk mengirim data ini ke regulator, ERP harus terintegrasi dengan Pelayanan Pajak Negara (facturacion electronica). Banyak solusi ERP terkenal tidak memiliki integrasi ini, sedangkan 1Ci:Drive memilikinya.

Langkah #3: kustomisasi dan skalabilitas

Seperti penjelasan di atas, setiap bisnis itu unik, jadi tidak ada ERP yang  dapat  memenuhi semua kebutuhan bisnis pada umumnya. Oleh karena itu,  Anda perlu kustomisasi agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.  Hal ini merupakan syarat dasar untuk Anda lengkapi sebelum memulai implementasi.  

Jika ERP dapat disesuaikan secara fleksibel dalam banyak cara, ini akan membuka berbagai peluang untuk otomatisasi proses bisnis dan pertumbuhan ROI. Sebagai contoh, 1C:Drive ERP memungkinkan pelanggan untuk:

  • Menambahkan konektor CAD/PDM dengan cepat,

  • Menyiapkan dasbor dan laporan khusus,

  • Melakukan akuntansi multi-mata uang,

  • Mendukung beberapa proses dalam satu solusi (misalnya, penjualan dan layanan),

  • Mendukung beberapa proses dalam satu solusi (misalnya, penjualan dan layanan),

  • Mengelola saham secara real-time.

Faktor penting lainnya adalah skalabilitas. ERP yang dapat melayani 20 dengan sempurna dapat menjadi terbatas ketika jumlah ini bertambah menjadi 100. Jadi, sebelum Anda mulai mengimplementasikan ERP, sangat baik untuk memahami bagaimana hal ini dapat diskalakan di masa mendatang. Terkadang, vendor menerapkan beberapa tingkatan layanan berdasarkan jumlah pengguna, atau Anda akan diminta untuk membeli sumber daya tambahan. Terkadang, mereka menawarkan solusi stabil yang sama untuk semua orang, tetapi alat tersebut tidak dapat berfungsi dengan baik untuk perusahaan rintisan kecil dan perusahaan produksi berukuran sedang.

Anda perlu meluangkan waktu berbicara dengan developer, menggali informasi, dan mencari umpan balik pengguna saat ini. Tetapi hasil ini akan terbayar ketika Anda akan mengalami pertumbuhan yang baik.

Langkah #4: keamanan dan dukungan data

Keamanan sistem yang memiliki akses ke data bisnis paling krusial adalah hal yang tidak boleh Anda remehkan. Kumpulan informasi tentang enkripsi, mekanisme keamanan, kebijakan manajemen data, dll.

Anda juga harus memiliki kesempatan untuk mengatur izin akses yang fleksibel, menerapkan langkah-langkah keamanan tambahan seperti autentikasi dua faktor, dll. Dan saat membicarakan cloud, hal ini harus dilihat sebagai risiko keamanan ekstra.

Selain itu, vendor ERP seringkali tidak memberikan dukungan dan pelatihan yang dapat diakses, yang juga dapat menimbulkan risiko tambahan, mengurangi efisiensi, memperpanjang kurva pembelajaran, dan mempengaruhi jadwal proyek implementasi.

Ada beberapa fitur dan proses bisnis untuk diotomatisasi. Akan mudah jika memiliki kesempatan untuk mengakses dokumentasi secara menyeluruh, berbicara dengan perwakilan lokal vendor, dan memahami dengan baik cara kerja perangkat lunak ini.

1C:Drive memungkinkan keputusan berdasarkan data untuk semua jenis bisnis, memberikan fleksibilitas tinggi dan peluang penyesuaian, serta melayani Anda di platform apa pun yang mungkin Anda perlukan.