Sejak penemuan kerangka penghitungan pertama sekitar 3000 SM, umat manusia selalu berusaha mendapatkan lebih banyak data tentang lingkungan sekitar, lebih memahami, dan menyederhanakan proses untuk efisiensi yang lebih baik. Tren ini belum berakhir dan semakin dipercepat dengan ditemukannya internet.

Saat ini, banyak produk perangkat lunak membantu orang menjadi lebih efisien di mana saja, mulai dari kehidupan pribadi hingga bisnis. Dan berbicara tentang yang terakhir, perangkat lunak ERP tidak diragukan lagi merupakan salah satu peningkatan paling signifikan dalam beberapa dekade terakhir. Hari ini kita akan berbicara tentang alat-alat ini, bagaimana Anda dapat menggunakannya, dan apa yang harus Anda ketahui tentang teknologi ini.

Apa itu perangkat lunak ERP

ERP adalah singkatan dari  “Enterprise Resource Planning” (Perencanaan Sumber Daya Perusahaan) yaitu, konsolidasi manajemen dan organisasi data bisnis menggunakan solusi tunggal. Biasanya, perangkat lunak ERP terdiri dari beberapa modul yang masing-masing digunakan untuk otomatisasi proses bisnis tertentu seperti produksi, kutipan penjualan, akuntansi, dan lainnya.

Bagaimana cara menggunakan perangkat lunak ERP?

ERP digunakan untuk menganalisis, mengoptimalkan, dan meningkatkan operasi di setiap departemen. Berikut adalah daftar modul penting yang harus disertakan oleh setiap perangkat lunak ERP yang baik:

  • Customer relationship management (CRM) atau manajemen hubungan pelanggan. Modul CRM membantu bisnis mengelola pelanggan, prospek, dan mengoptimalkan proses penjualan mereka. Fitur CRM dasar dari sistem ERP biasanya mencakup daftar kontak, komentar, dan riwayat interaksi dengan pelanggan tertentu. Ini memungkinkan perusahaan untuk memahami basis pelanggan mereka, menjalankan promosi, dan menyesuaikan pemasaran berdasarkan data riwayat pembelian.

  • Human Resources. Modul ini berkaitan dengan seluruh daftar karyawan perusahaan. Modul Sumber Daya Manusia dari solusi ERP mengumpulkan data pada setiap karyawan, termasuk penggajian, liburan, dll. Mengotomatiskan tugas akuntansi dan HR seperti itu biasanya menghasilkan akurasi data yang lebih tinggi dan kesalahan yang lebih sedikit karena pengumpulan dan pengelolaan data secara manual.

  • Manajemen keuangan. Modul terkait manajemen keuangan adalah fungsionalitas inti dari setiap solusi ERP. Misalnya, modul ini dapat menyediakan fitur untuk penghitungan dan penilaian pendapatan dan ROI secara real-time berdasarkan data penjualan.

  • Penjualan. Pertama, solusi bisnis ERP harus menyediakan fitur yang fleksibel untuk menangani keuangan perusahaan, termasuk penjualan dan penagihan. Misalnya, 1C:ERP memungkinkan penggunaan berbagai metode pembayaran, termasuk Tunai, Elektronik, dan lainnya (mis., cek). Pengguna bahkan dapat menggunakan ketentuan  persyaratan untuk menetapkan persyaratan pembayaran dengan cepat untuk mitra dan pelanggan tanpa perlu menentukan setiap persyaratan pembayaran secara manual.

  • Manajemen persediaan dan rantai pasokan. Untuk bisnis yang menjual barang dan mengelola gudang mereka, inventaris, dan manajemen rantai pasokan sangat penting. Merencanakan permintaan sangat penting untuk menghindari situasi ketika perusahaan kehabisan barang selama lonjakan permintaan tinggi atau memiliki gudang yang terlalu penuh ketika penjualan rendah. Kedua kasus tersebut menyebabkan kerugian langsung dan tidak langsung.

  • Pengadaan. Modul penting lainnya dari sistem ERP adalah pengadaan. Modul ini menggabungkan fungsionalitas yang terkait dengan semua yang perlu dibeli dan dibeli perusahaan untuk mendukung proses bisnis dan produksinya.

  • Perencanaan dan pengendalian produksi. Perangkat lunak ERP memungkinkan pengunggahan data pada proses bisnis dan produksi, yang kemudian akan diterapkan secara otomatis. Ini membantu perusahaan untuk memastikan keberlanjutan dan kualitas tinggi dari proses produksi.

Pengelolaan dan pelaporan pajak.

Manajemen dan pelaporan pajak adalah bagian penting dari bisnis apa pun. Sistem ERP digunakan untuk memberikan kepatuhan terhadap peraturan lokal, menerapkan pemotongan PPN secara otomatis, dan banyak lagi.

Jenis ERP

Ada juga beberapa jenis perangkat lunak ERP:

  • ERP on-premise.

  • Solusi semacam itu diterapkan langsung di perangkat bisnis di tempat. Semua jenis perusahaan dapat menggunakan implementasi seperti itu, tetapi biasanya, ERP on-premise hanya dapat Anda temui di perusahaan menengah dan besar.

  • ERP berbasis cloud.

  • Selain implementasi di tempat, ERP berbasis cloud dapat diakses melalui internet.

  • ERP Hibrid.

  • Beberapa solusi menggabungkan fungsionalitas cloud dan lokal.

  • ERP Sumber Terbuka.

Seperti yang selalu terjadi dengan sumber terbuka, ERP ini adalah sistem yang dapat dikembangkan dan diubah untuk menyesuaikan perangkat lunak dengan kebutuhan perusahaan. Paling sering, alat semacam itu digunakan oleh perusahaan dengan tim pengembangan perangkat lunak yang berpengalaman.

Manfaat menggunakan ERP

Penerapan sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan proses bisnis vitalnya, dan mulai mengumpulkan semua data yang terkait dengan bisnis di satu tempat alih-alih menggunakan kotak peralatan yang tersebar dari berbagai aplikasi dan file Excel untuk digunakan.

Dengan perangkat lunak ERP, semua proses bisnis menjadi lebih transparan dan dapat diprediksi, yang mana bagus untuk perencanaan yang lebih efektif. Hal ini memungkinkan tim manajemen untuk tetap mengetahui KPI bisnis, memahami apa yang sedang terjadi di perusahaan, metrik utama apa, dan bagaimana mereka berkembang dan membuat keputusan yang lebih tepat. Dengan demikian, lebih mudah untuk mencapai laju pertumbuhan bisnis yang lebih baik.

Bagaimana memilih ERP

Setelah kita membicarakan tentang jenis ERP, modul utama, dan manfaatnya, inilah saat yang tepat untuk mempelajari hal-hal yang perlu dianalisis saat memilih solusi semacam itu

Kegunaan Sebelum memilih sistem ERP, penting untuk menganalisis fungsinya. Seringkali sistem seperti itu disesuaikan dengan jenis bisnis tertentu (layanan, grosir & distribusi, pakaian jadi, produksi, dll.) Jika Anda memiliki perusahaan produksi, Anda memerlukan ERP untuk menyediakan fungsi perencanaan produksi, perhitungan biaya, kontrol proses teknologi, dan kontrol varians untuk bekerja dengan barang-barang canggih.

Skalabilitas

Kesalahan umum saat memilih ERP adalah mengabaikan skalabilitasnya. Beberapa produk perangkat lunak sangat bagus dan terjangkau untuk tim kecil tetapi menjadi tidak efisien dan mahal setelah bisnis berkembang. Untuk lebih memahami skalabilitas sebenarnya dari ERP tertentu, Anda perlu mempelajari dokumentasinya dengan hati-hati, berbicara dengan pengguna ERP lain, dan meminta pengembang untuk menjelaskan model penetapan harga yang akan diterapkan setelah Anda membutuhkan lebih banyak fitur. Rencana terbaik adalah menemukan solusi dengan semua fitur yang diperlukan tanpa biaya tambahan untuk menambahkan fitur baru.

Fleksibilitas

Tidak semua ERP cukup fleksibel untuk mendukung infrastruktur bisnis dan proses bisnisnya yang unik. Memilih sistem yang tidak cukup fleksibel  dapat menyebabkan situasi ketika perusahaan menyesuaikan proses bisnisnya agar sesuai dengan model ERP. Ketika perusahaan harus menyesuaikan prosesnya agar sesuai dengan ERP, hal tersebut bisa membuat perusahaan  kehilangan sifat kompetitifnya. Hal seperti ini akan mencegah bisnis muncul di keramaian. ERP harus beradaptasi dengan bisnis Anda, bukan sebaliknya. Ini adalah satu-satunya cara untuk mendapatkan hasil maksimal dari teknologi tersebut. Jadi, semakin fleksibel perangkat lunaknya, semakin baik hasilnya. Semakin baik cara menggunakan sistem, semakin luas daftar sistem operasi yang didukung dan format basis datanya.. Sistem juga harus dapat berintegrasi dengan aplikasi bisnis lain untuk menggabungkan semua data di satu tempat.

Peluang untuk penyesuaian

Ada juga, kemungkinan suatu hari Anda perlu mengimplementasikan sesuatu yang tidak dikembangkan dalam realisasi standar ERP. Hal ini seharusnya tidak menjadi masalah karena sistem ERP yang baik saat ini memberikan peluang untuk penyesuaian seperti:

  • menambahkan konektor CAD/PDM,

  • menyiapkan dasbor dan laporan khusus,

  • melakukan akuntansi multi-mata uang,

  • mendukung beberapa proses dalam satu solusi (misalnya, penjualan dan layanan),

  • mengelola saham secara real-time.

  • keamanan

Data bisnis Anda adalah aset perusahaan, yang harus diamankan. Inilah mengapa Anda harus memilih ERP yang memberikan tingkat keamanan yang tinggi. Harus ada peluang untuk mengatur izin akses yang fleksibel, menerapkan langkah-langkah keamanan tambahan seperti otentikasi dua faktor, dll. Jika ada opsi untuk menggunakan ERP sebagai implementasi mandiri yang diterapkan di intranet perusahaan atau cloud pribadi, hal ini juga merupakan nilai tambah.

Keputusan akhir

Setelah Anda memahami konsep sistem ERP, akan lebih mudah untuk menavigasi dan menganalisis melalui berbagai sistem, modul penting, dan hal-hal lainnya. Jika dipilih dengan tepat, perangkat lunak ERP dapat memberikan hasil yang luar biasa, memberikan pandangan 360 derajat tentang bisnis Anda beserta KPInya. Dan hasilnya, seluruh perusahaan dan kinerja setiap departemen akan menjadi lebih efisien.