Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan pertumbuhan bisnisnya, sistem ERP bisa menjadi solusi yang sangat membantu. Namun, karena banyaknya pilihan ERP di pasaran, sering kali sulit menentukan mana yang paling cocok. Oleh karena itu, perusahaan biasanya melakukan analisis, mengirimkan RFP (Request for Proposal) ke vendor dan mitra mereka, dan membandingkan hasilnya.

Proposal implementasi ERP yang baik bisa menjadi faktor penting dalam keberhasilan proyek. Karena sekitar 60% proyek ERP dianggap gagal, maka semakin baik pekerjaan di tahap awal, semakin besar peluang sukses di tahap akhir. Berikut panduan tentang bagaimana menyiapkan proposal implementasi ERP yang efektif.

Persiapan: Bagaimana Menjual Solusi ERP

Sistem ERP adalah alat bisnis yang kompleks dan sering kali mahal. Ia dapat memberikan hasil besar — atau justru membuang sumber daya dan membuat bisnis tertinggal dari pesaingnya. Perbedaan utama antara proyek ERP yang sukses dan yang gagal biasanya terletak pada seberapa baik data dikumpulkan dan dianalisis di tahap awal.

Vendor atau mitra ERP harus memahami prioritas, tantangan bisnis, serta menyesuaikan solusi dengan informasi tersebut. Berikut hal-hal utama yang perlu diperhatikan:

  • Ruang lingkup proyek – Tentukan batasan (organisasi, lokasi), kebutuhan migrasi data, proses bisnis yang akan diotomatisasi, arsitektur solusi, serta infrastruktur pendukung.

  • Metodologi implementasi – Pilih pendekatan yang paling cocok, dari metode tradisional hingga implementasi cepat.

  • Strategi penerapan sistem – Tentukan apakah akan dilakukan secara bertahap atau sekaligus.

  • Alokasi sumber daya proyek – Susun tim proyek dan peran masing-masing anggota.

  • Tanggung jawab antara partner dan klien – Tentukan pembagian tugas dengan jelas, siapa yang bertanggung jawab atas bagian tertentu dari pekerjaan.

Untuk menjual solusi ERP secara efektif, Anda perlu melalui enam langkah berikut guna mengidentifikasi masalah utama dan mengumpulkan semua data penting.

Langkah 0: Analisis Bisnis

Pertama, pahami industri dan lokasi operasional bisnis tersebut. Pelajari apakah ada proses bisnis unik atau aturan hukum khusus yang perlu didukung sistem ERP.

Cari tahu juga alasan utama perusahaan ingin mengganti ERP lama atau mengimplementasikan yang baru. Alasannya bisa bermacam-macam — kualitas perangkat lunak, dukungan teknis, kesesuaian dengan proses bisnis, atau keinginan manajemen untuk meningkatkan kualitas data dan pengambilan keputusan.

Di tahap ini, Anda juga harus memahami prioritas dan titik masalah bisnis (pain points). Cari tahu apakah masalah muncul karena proses bisnis yang tidak efisien atau karena sistem lama yang terbatas. Pastikan juga apakah proyek ERP menjadi prioritas utama bagi perusahaan saat ini — hal ini akan menentukan langkah-langkah selanjutnya.

Langkah 1: Menetapkan Tujuan Proyek

Sebelum memulai, tentukan dulu tujuan proyek bersama manajer fungsional utama — orang-orang yang nantinya akan menggunakan sistem setiap hari. Tujuan ini akan menjadi panduan dalam menentukan prioritas, menyelesaikan masalah, dan mengambil keputusan penting. 

Tujuan strategis (tingkat tinggi):

  • Meningkatkan kualitas layanan pelanggan

  • Meningkatkan produktivitas

  • Mempercepat proses atau waktu pemrosesan pesanan

  • Mengoptimalkan biaya operasional

  • Meningkatkan strategi bisnis yang ada atau membuka peluang strategi baru

Tujuan operasional (tingkat praktis):

  • Spesifik dan terukur secara kuantitatif

  • Dapat diukur kemajuannya

  • Disetujui oleh manajemen

  • Memiliki penanggung jawab yang jelas

Catatan: Tujuan proyek adalah hasil yang diharapkan setelah ERP diimplementasikan, bukan langsung tercapai saat sistem mulai digunakan. Hal ini harus dijelaskan dengan manajemen agar ekspektasi sesuai kenyataan.

Langkah 2: Menentukan Ruang Lingkup Proyek

Setelah tujuan ditetapkan, tentukan ruang lingkup keseluruhan proyek. Beberapa hal yang perlu dipahami antara lain:

  • Struktur organisasi perusahaan

  • Proses bisnis yang akan diotomatisasi

  • Modul atau aplikasi bisnis yang digunakan

  • Fungsionalitas yang dibutuhkan

  • Migrasi data (apa saja yang dipindahkan dan dari mana sumbernya)

  • Integrasi dan arsitektur teknis

  • Laporan yang dibutuhkan

  • Modifikasi tambahan pada sistem standar

  • Skala operasi dan batas proyek

  • Pengecualian terhadap kerangka proyek

Pastikan Anda memahami struktur perusahaan secara menyeluruh (termasuk cabang luar negeri), daftar proses bisnis utama, dan aplikasi yang digunakan. Perhatikan khusus pada migrasi data: jenis data yang akan dipindahkan, sumbernya, serta kesiapan tim klien untuk menyiapkan dan membersihkan data tersebut. Terakhir, pahami juga landskap teknis perusahaan — baik sistem yang sudah ada maupun rencana infrastruktur ke depan.

Langkah 3: Metodologi Implementasi ERP

Ada beberapa metodologi implementasi ERP, yang biasanya mencakup tahapan: analisis kebutuhan, desain sistem, pengembangan, pengujian, dan persiapan operasi. Perbedaan tiap metodologi terletak pada urutan, intensitas, dan waktu pelaksanaan setiap tahapan.

Dua pendekatan ekstrem yang umum adalah:

  • Pendekatan tradisional (bertahap dan mendalam)

  • Implementasi cepat (fast implementation)

Dalam praktiknya, kebanyakan proyek berada di antara keduanya. Penting untuk menjelaskan kepada klien kelebihan dan batasan dari masing-masing metode. Misalnya, jika klien ingin implementasi cepat tetapi juga punya banyak kebutuhan khusus, sebaiknya proyek dibagi menjadi beberapa tahap agar risiko lebih terkendali.

Langkah 4: Strategi Penerapan ERP (Deployment Strategy)

Selanjutnya, tentukan strategi penerapan sistem ERP. Biasanya ada dua opsi utama:

  • Rollout sekaligus (One-time rollout)

  • Rollout bertahap (Phased rollout)

Rollout sekaligus cocok untuk proyek kecil atau dengan kompleksitas sedang. Namun, jika dilakukan terlalu cepat untuk bisnis dengan proses yang rumit, risikonya tinggi. Sebaliknya, rollout bertahap membantu mengurangi risiko, memungkinkan hasil cepat terlihat, dan menurunkan beban serta biaya proyek.

Langkah 5: Peran dan Tanggung Jawab Kunci

Sebelum proyek dimulai, pastikan Anda sudah menyusun pembagian tanggung jawab yang jelas — siapa melakukan apa, baik dari sisi klien maupun vendor. Setiap anggota tim proyek harus tahu perannya dan batas tanggung jawabnya agar tidak terjadi kebingungan di tengah jalan.

Kesimpulan

Setelah melewati semua langkah di atas — mulai dari analisis bisnis hingga pembagian peran — dan setelah semua data serta kebutuhan ERP dikumpulkan, Anda dapat menyusun proposal implementasi ERP yang efektif dan meyakinkan.