Sebuah kontainer meninggalkan gudang pemasok.

Bagi banyak perusahaan perdagangan pangan, pada titik inilah visibilitas mulai menghilang.

Tim logistik mengetahui bahwa barang sedang dalam perjalanan.

Tim pembelian mengetahui apa yang telah dipesan.

Tim keuangan mengetahui berapa jumlah yang sudah dibayarkan.

Tim penjualan mengetahui pelanggan mana yang sedang menunggu pengiriman.

Manajer gudang mengetahui jumlah persediaan yang tersedia saat ini.

Masalahnya, tidak ada satu pihak pun yang dapat melihat keseluruhan proses.

Seiring pertumbuhan bisnis, informasi operasional mulai tersebar di berbagai departemen, spreadsheet, email, aplikasi pesan, dan software akuntansi. Setiap tim mengelola bagian prosesnya masing-masing, tetapi hanya sedikit perusahaan yang memiliki visibilitas penuh dari proses pengadaan hingga pembayaran terakhir dari pelanggan.

Bagi perusahaan yang memperdagangkan produk pangan secara internasional, kurangnya visibilitas tidak hanya menimbulkan ketidaknyamanan. Hal ini juga berdampak langsung pada kepuasan pelanggan, arus kas, perencanaan persediaan, dan profitabilitas.

Setiap pengiriman internasional melewati perjalanan operasional yang panjang.

Proses dimulai dari perjanjian pembelian dan baru benar-benar berakhir ketika pembayaran dari pelanggan telah diterima.

Di antara kedua tahap tersebut, terdapat puluhan proses bisnis yang harus dijalankan.

Siklus perdagangan pada umumnya mencakup:

• Kontrak pemasok

• Pesanan pembelian

• Perencanaan produksi

• Pemuatan kontainer

• Transportasi laut

• Proses bea cukai

• Penerimaan barang di gudang

• Alokasi persediaan

• Pesanan pelanggan

• Faktur penjualan

• Pembayaran pelanggan

• Analisis profitabilitas

Setiap tahap menghasilkan informasi bisnis yang penting.

Tantangannya bukan sekadar mengumpulkan informasi tersebut.

Tantangan sebenarnya adalah menghubungkannya.

Pertumbuhan bisnis menciptakan kompleksitas.

Lebih banyak pemasok.

Lebih banyak pelanggan.

Lebih banyak negara.

Lebih banyak mata uang.

Lebih banyak kontainer.

Lebih banyak karyawan.

Sayangnya, banyak perusahaan merespons pertumbuhan tersebut dengan menambah lebih banyak spreadsheet, bukan dengan memperbaiki proses bisnis.

Akibatnya, setiap departemen mulai memiliki sistem pencatatannya sendiri.

Tim pembelian memiliki satu spreadsheet.

Tim logistik memiliki spreadsheet lainnya.

Tim keuangan menggunakan software akuntansi.

Tim penjualan menyimpan data pelanggan di sistem yang berbeda.

Semua orang memiliki data.

Namun, tidak ada yang memiliki visibilitas penuh.

Informasi yang tidak terhubung memberikan dampak yang berbeda pada setiap departemen.

Tanpa visibilitas terhadap persediaan yang masih dalam perjalanan, tim pembelian dapat memesan barang yang sebenarnya tidak diperlukan atau justru terlambat melakukan pembelian yang seharusnya dilakukan lebih awal.

Pelacakan pengiriman secara manual membuat pertanyaan sederhana menjadi sulit dijawab.

Di mana posisi kontainer saat ini?

Apakah kontainer sudah melewati proses bea cukai?

Kapan barang akan tiba?

Pesanan pelanggan mana yang bergantung pada pengiriman tersebut?

Tim penerimaan barang sering kali tidak mengetahui secara pasti barang apa yang akan datang hingga pengiriman benar-benar tiba di gudang.

Akibatnya, proses perencanaan menjadi reaktif, bukan proaktif.

Pembayaran sering kali dilacak secara terpisah dari aktivitas operasional.

Akibatnya, tim keuangan mengetahui jumlah yang sudah dibayarkan, tetapi tidak selalu memahami apa yang sedang terjadi dengan barang secara fisik.

Pelayanan pelanggan akan terganggu ketika tim penjualan tidak dapat memberikan informasi pengiriman yang akurat.

Alih-alih memberikan jawaban dengan cepat dan yakin, mereka harus menghubungi beberapa departemen terlebih dahulu.

Ketika data operasional saling terhubung, setiap departemen bekerja berdasarkan informasi yang sama.

Bayangkan membuka satu data pengiriman dan langsung melihat:

• Informasi pemasok

• Kontrak pembelian

• Nomor kontainer

• Status pengiriman

• Perkiraan tanggal kedatangan

• Gudang tujuan

• Alokasi pelanggan

• Status faktur

• Pembayaran yang belum diterima

• Perkiraan profitabilitas

Daripada mencari informasi di berbagai sistem, seluruh data tersedia di satu tempat.

Hal ini dapat mengurangi keterlambatan secara signifikan dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan di seluruh perusahaan.

Banyak perusahaan menganggap visibilitas pengiriman hanya berarti mengetahui lokasi sebuah kontainer.

Padahal, visibilitas operasional membantu menjawab pertanyaan bisnis yang jauh lebih luas.

Apakah kita dapat menjanjikan tanggal pengiriman kepada pelanggan?

Apakah kita perlu membeli persediaan tambahan?

Kontrak mana yang menghasilkan margin tertinggi?

Berapa banyak modal kerja yang saat ini tertahan dalam barang yang masih berada di laut?

Pembayaran mana yang sudah melewati jatuh tempo?

Pengiriman mana yang mengalami keterlambatan?

Semua itu merupakan pertanyaan bisnis, bukan hanya pertanyaan logistik.

Platform ERP modern menciptakan satu alur operasional yang terhubung, bukan sekumpulan transaksi yang terpisah.

Daripada memperlakukan pembelian, persediaan, logistik, penjualan, dan keuangan sebagai aktivitas yang berdiri sendiri, ERP menghubungkan semuanya menjadi satu proses yang berkelanjutan.

Informasi hanya perlu dimasukkan satu kali, lalu dapat digunakan oleh seluruh bagian perusahaan.

Sebagai contoh, sebuah kontrak pembelian dapat secara otomatis menghasilkan dokumen pembelian, memperbarui proyeksi persediaan, mencadangkan stok yang sedang dalam perjalanan untuk pesanan pelanggan, serta memberikan informasi kepada tim keuangan mengenai kewajiban pembayaran yang akan datang.

Cara ini menghilangkan input data berulang sekaligus meningkatkan akurasi antar-departemen.

Bagi perusahaan yang terlibat dalam perdagangan pangan internasional, visibilitas operasional membutuhkan lebih dari sekadar manajemen persediaan.

1C:Drive menghubungkan proses pengadaan, penjualan, operasional gudang, keuangan, dan pelaporan dalam satu sistem.

Perusahaan dapat mengelola:

• Kontrak pembelian dan penjualan

• Persediaan di berbagai gudang

• Pengiriman dan barang dalam perjalanan

• Piutang dan utang usaha

• Pelaporan operasional

• Analisis profitabilitas

• Kinerja keuangan

Karena seluruh departemen bekerja menggunakan informasi yang sama, manajemen dapat melihat kondisi operasional secara real-time tanpa harus bergantung pada laporan yang dikonsolidasikan secara manual.

Visibilitas Menciptakan Kendali — dan Kendali Mendukung Pertumbuhan

Pertumbuhan bisnis akan selalu membuat operasional menjadi lebih kompleks.

Namun, kompleksitas tidak harus mengurangi visibilitas.

Perusahaan yang terus mengelola perdagangan internasional menggunakan spreadsheet yang tidak terhubung akan menghabiskan semakin banyak waktu untuk mencari informasi, mencocokkan laporan, dan menangani berbagai masalah operasional yang tidak terduga.

Sementara itu, perusahaan yang menghubungkan pembelian, logistik, persediaan, penjualan, dan keuangan dalam satu alur operasional akan mendapatkan sesuatu yang jauh lebih berharga daripada sekadar laporan yang lebih baik.

Mereka mendapatkan keyakinan dalam setiap pengambilan keputusan.

Karena ketika semua orang bekerja berdasarkan data yang sama, setiap kontainer, setiap kontrak, dan setiap pesanan pelanggan menjadi bagian dari satu proses bisnis yang saling terhubung—dari kontainer hingga pembayaran.