Di dalam satu kontainer bisa terdapat produk yang sudah terjual kepada pelanggan, stok yang sudah dialokasikan untuk pesanan berikutnya, atau modal kerja yang tertahan selama berminggu-minggu sebelum akhirnya menghasilkan pendapatan.

Ketika volume pengiriman semakin besar, satu pertanyaan sederhana menjadi semakin sulit dijawab:

Di mana semua barang kita sekarang?

Kedengarannya sederhana.

Namun bagi perusahaan yang mengelola ratusan bahkan ribuan kontainer setiap tahun, menemukan jawaban yang akurat sering kali membutuhkan pengecekan berbagai file Excel, email, dokumen pengiriman, dan komunikasi dari beberapa departemen.

Masalah sebenarnya bukan sekadar melacak kontainer.

Masalahnya adalah melacak semua proses bisnis yang bergantung pada kontainer tersebut.

Dulu, pelacakan kontainer biasanya menjadi tanggung jawab departemen logistik.

Sekarang, hampir semua departemen membutuhkan informasi yang sama.

Tim purchasing ingin tahu kapan barang akan tiba.

Tim sales membutuhkan estimasi tanggal pengiriman yang realistis kepada pelanggan.

Tim warehouse perlu mempersiapkan jadwal penerimaan barang.

Tim finance harus memantau pembayaran supplier dan arus kas.

Sementara itu, manajemen ingin melihat performa operasional perusahaan secara keseluruhan.

Lokasi dan status sebuah pengiriman dapat memengaruhi keputusan di seluruh perusahaan.

Karena itu, visibilitas kontainer bukan lagi hanya fungsi logistik, tetapi sudah menjadi bagian penting dari operasional bisnis.

Banyak perusahaan menganggap kompleksitas muncul karena jumlah pengiriman yang semakin banyak.

Padahal, kompleksitas sebenarnya muncul dari hubungan antara satu pengiriman dengan proses bisnis lainnya.

Satu kontainer mungkin berisi produk untuk beberapa pelanggan.

Kontainer lain mungkin menggabungkan beberapa kontrak pembelian.

Sebagian pengiriman sudah dibayar sebagian di muka.

Pengiriman lainnya mungkin melibatkan beberapa supplier, mata uang, atau tujuan yang berbeda.

Akibatnya, pertanyaan sederhana seperti:

“Apakah kontainer ini sudah tiba?”

bisa menjadi jauh lebih kompleks.

Karena sebenarnya yang ingin diketahui perusahaan adalah:

• Apakah pesanan pelanggan sudah bisa dipenuhi?

• Apakah kita perlu membeli stok tambahan?

• Kapan pendapatan dapat diakui?

• Invoice mana yang sudah bisa diterbitkan?

• Apakah ada keterlambatan yang memengaruhi komitmen kepada pelanggan?

Banyak perusahaan memulai dengan spreadsheet karena pada awalnya memang cukup efektif.

Nomor kontainer.

Tanggal keberangkatan.

Tanggal kedatangan.

Status.

PIC yang bertanggung jawab.

Semuanya terlihat mudah dikelola.

Namun ketika volume pengiriman meningkat, masalah kecil mulai muncul.

Seseorang lupa memperbarui status.

Pengiriman mengalami keterlambatan, tetapi informasi di spreadsheet belum diperbarui.

Tim sales menjanjikan tanggal pengiriman berdasarkan informasi lama.

Tim finance membuat proyeksi cash flow berdasarkan jadwal kedatangan yang ternyata tertunda.

Tim warehouse menyiapkan penerimaan barang untuk kontainer yang ternyata masih berada di perjalanan.

Masalah-masalah tersebut bukan karena Excel tidak bisa digunakan.

Masalahnya adalah spreadsheet sangat bergantung pada pembaruan manual.

Inventory bukan hanya barang yang sudah berada di warehouse.

Sebagian besar stok perusahaan mungkin sebenarnya sudah menjadi milik perusahaan, tetapi masih berada di kapal, menunggu di pelabuhan, atau sedang melalui proses bea cukai.

Tanpa visibilitas terhadap goods in transit, perusahaan dapat salah memperkirakan jumlah stok yang sebenarnya tersedia atau akan segera tersedia.

Akibatnya bisa berupa pembelian yang sebenarnya tidak diperlukan, keterlambatan pengiriman kepada pelanggan, atau terlalu banyak modal kerja yang tertahan dalam persediaan.

Bagi perusahaan perdagangan internasional, terutama di industri makanan di mana produk sering kali sudah dialokasikan kepada pelanggan sebelum tiba, mengetahui barang yang masih “on the water” sama pentingnya dengan mengetahui stok yang sudah berada di warehouse.

Ketika informasi pengiriman terhubung dengan purchasing, inventory, sales, dan finance, pelacakan kontainer menjadi jauh lebih bermanfaat.

Manajemen tidak lagi hanya bertanya:

“Di mana kontainernya?”

Tetapi juga dapat mengetahui:

• Pesanan pelanggan mana yang bergantung pada pengiriman ini?

• Berapa banyak stok yang akan tersedia setelah kontainer tiba?

• Invoice supplier mana yang terkait dengan kontainer tersebut?

• Pembayaran apa yang masih belum diselesaikan?

• Bagaimana pengiriman ini akan memengaruhi profitabilitas bulan ini?

Satu informasi operasional dapat mendukung banyak keputusan bisnis sekaligus.

Sistem ERP modern tidak melihat kontainer sebagai data logistik yang berdiri sendiri.

Setiap pengiriman dapat dihubungkan dengan:

• kontrak pembelian;

• supplier;

• inventory;

• operasional warehouse;

• pesanan pelanggan;

• transaksi keuangan;

• laporan profitabilitas.

Daripada mempertahankan banyak daftar dan file tracking yang terpisah, perusahaan mendapatkan satu tampilan operasional yang saling terhubung.

Hasilnya adalah lebih sedikit pekerjaan manual dan pengambilan keputusan yang lebih cepat serta akurat.

Bagi perusahaan trading yang mengelola pembelian internasional dan distribusi, visibilitas pengiriman tidak hanya berkaitan dengan logistik.

1C:Drive menghubungkan purchasing, inventory, warehouse, finance, dan sales dalam satu sistem bisnis yang terintegrasi.

Perusahaan dapat memantau:

• barang dalam perjalanan (goods in transit);

• kontrak pembelian dan penjualan;

• ketersediaan inventory;

• saldo dan stok warehouse;

• utang dan piutang;

• laporan operasional;

• profitabilitas setiap transaksi.

Ketika informasi pengiriman dapat mengalir antar departemen dalam satu sistem, manajer tidak perlu menghabiskan banyak waktu mencari dan mengonfirmasi update.

Mereka dapat lebih fokus pada pengelolaan bisnis.

Ketika bisnis trading berkembang, menambahkan lebih banyak file tracking biasanya tidak menyelesaikan kompleksitas operasional.

Sebaliknya, hal tersebut hanya menciptakan lebih banyak tempat di mana informasi dapat menjadi tidak sinkron atau sudah tidak terbaru.

Perusahaan yang berhasil berkembang bukan selalu perusahaan yang mengirim kontainer paling banyak.

Mereka adalah perusahaan yang selalu mengetahui di mana kontainer mereka berada, apa yang ada di dalamnya, siapa yang menunggu barang tersebut, bagaimana pengiriman tersebut memengaruhi inventory, serta apa dampaknya terhadap cash flow dan profitabilitas.

Karena pada akhirnya, pelacakan kontainer yang efektif bukan hanya tentang mengetahui lokasi kontainer.

Ini tentang menjaga kendali atas seluruh operasional bisnis.