Tek bir konteyner; müşterilere satılmış ürünleri, gelecekteki siparişler için ayrılmış stokları veya gelir elde edilene kadar haftalarca bağlı kalacak işletme sermayesini taşıyor olabilir.

Sevkiyat hacmi arttıkça şu soruya güvenilir bir yanıt vermek giderek zorlaşır:

Şu anda her şey nerede?

Soru basit görünüyor.

Ancak her yıl yüzlerce veya binlerce konteyner yöneten şirketlerde bu soruya güvenilir bir yanıt bulmak çoğu zaman birden fazla Excel dosyasını, e-postayı, sevkiyat belgesini ve farklı departmanlar arasındaki yazışmaları kontrol etmeyi gerektiriyor.

Buradaki zorluk yalnızca konteynerleri takip etmek değil.

Asıl zorluk, konteynerlere bağlı olan tüm bilgileri ve süreçleri takip etmektir.

Konteyner Takibi Artık Sadece Bir Lojistik Görevi Değil

Geleneksel olarak konteyner takibi lojistik departmanının sorumluluğundaydı.

Bugün ise neredeyse tüm departmanlar aynı bilgilere ihtiyaç duyuyor.

Satın alma ekibi stokların ne zaman ulaşacağını bilmek ister.

Depo ekipleri mal kabul planlarını buna göre hazırlar.

Finans ekibi tedarikçi ödemelerini ve nakit akışını takip eder.

Yönetim ise operasyonel performansı değerlendirmek ister.

Bir sevkiyatın konumu, şirket genelindeki kararları doğrudan etkileyebilir.

Bu nedenle konteyner görünürlüğü artık yalnızca bir lojistik konusu değil, işletmenin tamamını ilgilendiren bir iş sürecidir.

Birçok şirket, karmaşıklığın yüksek sevkiyat hacminden kaynaklandığını düşünür.

Oysa gerçek karmaşıklık, bu sevkiyatlar arasındaki ilişkilerden kaynaklanır.

Bir konteyner birkaç müşteriye ait ürünleri içerebilir.

Bir başka konteyner birden fazla satın alma sözleşmesini kapsayabilir.

Bazı sevkiyatlar kısmen önceden ödenmiş olabilir.

Bazıları ise birden fazla tedarikçi, para birimi veya varış noktası içerebilir.

Bu noktada “Bu konteyner geldi mi?” gibi basit görünen bir soru çok daha karmaşık hale gelir.

Çünkü aslında insanların bilmek istediği şudur:

• Müşteri siparişlerini karşılayabilir miyiz?

• Ek stok satın almamız gerekiyor mu?

• Gelir ne zaman muhasebeleştirilecek?

• Hangi faturalar artık düzenlenebilir?

• Müşteri taahhütlerini etkileyebilecek herhangi bir gecikme var mı?

Birçok şirket Excel ile başlar çünkü Excel başlangıçta işe yarar.

Konteyner numarası.

Çıkış tarihi.

Varış tarihi.

Durum.

Sorumlu çalışan.

Her şey yönetilebilir görünür.

Ta ki sevkiyat hacmi artana kadar.

Sonrasında küçük sorunlar ortaya çıkmaya başlar.

Bir çalışan durumu güncellemeyi unutur.

Bir sevkiyat gecikir ancak kimse Excel dosyasını güncellemez.

Satış ekibi eski bilgilere dayanarak teslimat sözü verir.

Finans ekibi gerçekleşmeyen varış tarihlerini temel alarak nakit akışı tahminleri hazırlar.

Depo çalışanları hâlâ denizde olan konteynerler için mal kabul planı oluşturur.

Bu sorunların hiçbiri Excel'in kendisinden kaynaklanmaz.

Asıl sorun, Excel dosyalarının tamamen manuel güncellemelere dayanmasıdır.

Stok yalnızca depoda bulunan ürünlerden oluşmaz.

Stokun önemli bir bölümü; okyanusları geçerken, limanlarda beklerken veya gümrük işlemlerinden geçerken de şirketin varlıkları arasında yer alabilir.

Transit halindeki mallar hakkında yeterli görünürlük olmadığında şirketler kullanılabilir stok miktarını olduğundan az veya fazla tahmin edebilir.

Bu durum gereksiz satın almalara, müşteri teslimatlarında gecikmelere veya stokta gereğinden fazla işletme sermayesi tutulmasına yol açabilir.

Özellikle ürünlerin varıştan önce müşterilere tahsis edilebildiği uluslararası gıda ticaretinde, “yolda olan” ürünleri bilmek, depodaki ürünleri bilmek kadar önemli olabilir.

Sevkiyat bilgileri satın alma, stok, satış ve finans süreçleriyle bağlantılı olduğunda konteyner takibi çok daha değerli hale gelir.

Yöneticiler artık yalnızca:

“Bu konteyner nerede?”

diye sormak yerine şunları da görebilir:

• Hangi müşteri siparişleri bu sevkiyata bağlı?

• Sevkiyat ulaştığında hangi stoklar kullanılabilir hale gelecek?

• Hangi tedarikçi faturası bu konteynerle bağlantılı?

• Hangi ödemelerin yapılması gerekiyor?

• Bu sevkiyat bu ayın kârlılığını nasıl etkileyecek?

Tek bir operasyonel olay, onlarca iş kararını destekleyebilir.

Durum Güncellemelerinden İş Zekâsına

Modern ERP sistemleri konteynerleri birbirinden bağımsız lojistik kayıtları olarak değil, uçtan uca bir operasyonel sürecin parçası olarak ele alır.

Her sevkiyat şu unsurlarla ilişkilendirilebilir:

• satın alma sözleşmeleri,

• tedarikçiler,

• stok,

• depo operasyonları,

• müşteri siparişleri,

• finansal işlemler,

• kârlılık raporları.

Şirketler ayrı ayrı takip listeleri oluşturmak yerine, birbirine bağlı tek bir operasyonel görünüm elde eder.

Bu yaklaşım manuel iş yükünü azaltırken karar alma süreçlerinin kalitesini de önemli ölçüde artırır.

Uluslararası satın alma ve dağıtım süreçlerini yöneten ticaret şirketleri için sevkiyat görünürlüğü lojistiğin çok ötesine geçer.

1C:Drive, satın alma, stok, depo operasyonları, finans ve satış süreçlerini tek bir iş ortamında bir araya getirir.

Şirketler şu bilgileri takip edebilir:

• transit halindeki mallar,

• satın alma ve satış sözleşmeleri,

• stok kullanılabilirliği,

• depo bakiyeleri,

• borç ve alacak hesapları,

• operasyonel raporlar,

• işlem bazında kârlılık.

Sevkiyat bilgileri departmanlar arasında otomatik olarak aktarıldıkça yöneticiler güncellemeleri aramak için daha az, işletmeyi yönetmek için daha fazla zaman harcar.

Ticaret şirketleri büyüdükçe daha fazla takip dosyası eklemek, operasyonel karmaşıklığı nadiren çözer.

Aksine, bilgilerin güncelliğini kaybedebileceği daha fazla alan yaratır.

Başarılı şekilde ölçeklenen şirketler mutlaka en fazla konteyner taşıyan şirketler değildir.

Onlar; konteynerlerin nerede olduğunu, içlerinde ne bulunduğunu, kimin onları beklediğini, stokları nasıl etkileyeceğini ve nakit akışı ile kârlılık üzerindeki etkisinin ne olacağını her zaman bilen şirketlerdir.

Çünkü etkili konteyner takibi aslında konteynerlerle ilgili değildir.

Asıl mesele, tüm işletme üzerindeki kontrolü korumaktır.