Ürün mü satıyorsunuz? Rakipleriniz, tedarikçileriniz, depolarınız ve mağazalarınız mı var? Öyleyse, bu yazı dizisi otomasyon teknolojilerinden yararlanarak, en çok zaman alan ve en çok veri kullanılan süreçleri işletmenize özel algoritmalara devrederek satışlarınızı ve verimliliğinizi nasıl artırabileceğinize dair değerli ipuçları verebilir.

Rutine takılıp kalmak zorunda değilsiniz, her işlemi takip etmek zorunda değilsiniz, bakiyeyi manuel olarak denkleştirmek zorunda değilsiniz... Bunların hepsi için akıllı programlar var. Size ne kalıyor? ERP sistemi kullanarak, kaynaklarınızı ve zamanınızı şirketinizin gelecekteki gelişimini planlamaya ayırabilirsiniz. İşinizde büyük resmi görerek yönünüzü daha doğru belirleyebilir, zamanında müdahalelerle hedefinize en kısa yoldan ulaşabilirsiniz.

Bu yazı dizisinde tanımlanan tüm durum ve yaklaşımlar, mağaza ve depo ağı üzerinden mobil cihaz satışı yapan bir perakende ticaret şirketinde uygulanmıştır. Fakat bunların, örneğin toptan satış gibi diğer sektörlere uygulanmasında hiçbir sakınca yoktur.

Adım #1: Deponuzdaki Stok Fazlalığını ve Stok Eksikliğini Önleyin

Büyük stoklarla çalışan şirketler stok verilerinin tam ve doğru olmaması nedeniyle sık sık stok fazlalığı ve eksikliği ile karşı karşıya kalırlar. Bu da işletmenin nakit akışını sıkıntıya sokabilir. Bu sorun, bir depo otomasyon sistemi kullanılarak çözülebilir.

FB Group şirketinden Alexey Nesterenko, "Müşterimiz stok yönetiminde daha fazla otomasyona ihtiyaç duyuyordu. Bir merkezi depodan yönetilen mağaza zinciriniz olduğunda hangi ürünlerin eksik olduğunu ve her bir mağazada satışların nasıl gittiğini görmek çok zaman ve fiziki kaynak kullanımı gerektiriyor." diyor. Alexey yukarıdaki bahsettiğimiz perakende şirketine 1C ERP çözümlerinden birini kullanarak ticari otomasyon sistemi kurdu.

Kategorizasyonun Önemi

Projenin başında, tüm mağazalar ve depolar satış analizine dayalı olarak kategorilere ayrıldı. Aynı şey ürünlere de uygulanarak birkaç farklı grup elde edildi. Örneğin, "En Yeni" kategorisindeki ürünler belirli bir süre kesintisiz satışta olmalı ve bu ürünlerde stok eksikliği yaşanmamalı. Ürün artık yeni bir ürün olmaktan çıktığında, iyi satıyorsa başka bir kategoriye girer, aksi takdirde satıştan kaldırılır. Bu, tüm ürünler için geçerlidir.

Şirketin işlerine bağlı olarak örneğin "Çok Satan", "Çeşitli", "Kampanya" vb. kategoriler oluşturulabilir. ERP sistemi hangi ürünlerin, hangi mağazalarda ve bölgelerde iyi sattığını görebilmeniz için günlük hesaplamalara dayalı algoritmalar ve analitik raporlar uygular.

Örneğin, belirli bir ürünün stokta olduğu süre boyunca çok iyi sattığını, ancak stokta kalmadığında (sevkiyat veya tedarik sorunu nedeniyle), bu mağazadaki satışların aniden düştüğünü görebilirsiniz. Bu durum kâr kaybına yol açar. Otomasyon sistemi, belirli bir mağaza ya da tüm mazağa zinciri için kâr kaybını neredeyse anında gösterebilir.

Depoda Yoğun Çalışma: Stok Yenileme ve Ürün Rotasyonu

Mağazalar genellikle gündüz saatlerinde en aktifken, depolar için en yoğun zaman geceleridir.

Akşam olup tüm satışlar kapandığında merkez depoda "yoğun saatler" başlar. Tek bir veritabanı kullanmak tüm mağazalardaki günlük satışı ve stok bakiyelerini analiz etmenize olanak tanır.

Sistem önceden ayarlanmış algoritmaya göre otomatik olarak mevcut stok ile yeni günün başlangıcında olması gereken stoğu karşılaştırır ve gerekirse, bir mağaza veya depodaki ürün sayısını optimum seviyeye getirmek için dahili sipariş oluşturur. Bu sayede, merkez depoda ürün varsa mağazaların stoğu her akşam otomatik olarak yenilenir. Üstelik bu sistem durmaksızın çalışır.

Ayrıca, örneğin 10 nolu mağazada çok satan bir ürünün 1 nolu mağazada stok fazlası olabilir. Bu tür durumlar için, gerekli sistem ayarını yaparak, 1 nolu mağazada fazla olan ürünlerin merkez depoya, oradan da otomatik olarak 10 nolu mağazaya veya stok eksiği olan başka bir mağazaya gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

Akıllı Satış Algoritmaları

Doğru ürün kategorizasyonu, satış sürecinin otomasyonuna katkıda bulunur ve ürünleri sadece satmanızı değil, bunu en yüksek kârla yapmanızı sağlar. Bir ürünü bitirmek istiyorsanız, ürüne büyük bir indirim uygulayabilirsiniz. Bunlar genellikle yüksek kâr marjlı ürünlerdir. Alternatif olarak, fiyatı kademeli olarak düşüren bir algoritma kullanabilirsiniz. Örneğin, her hafta %10 indirim verebilirsiniz. Pratikteki uygulamalar, bu yöntemin çok iyi çalıştığını gösteriyor. Çünkü bir ürünü %50 indirimli almak için 5 hafta beklemenize gerek yok, daha önce satın alabilirsiniz.

Tedarikçiler için Otomatik Teklif Sistemi

Sık yaşanan başka bir duruma geçelim: Şirketin, ürünleri rekabetçi fiyatlardan satın alması gerekiyor. Gerekli ürünler birkaç farklı üreticiden satın alınabiliyor ve bazen kampanyalı veya indirimli fiyatlar olabiliyor.

Alexey şöyle açıklıyor: "Ekibimizin satın alma için geliştirdiği sistemde tedarikçiler API yoluyla ve ön tanımlı bir form içeren Excel dosyasıyla fiyat listelerini otomatik olarak gönderebiliyor. Şirket istediği ürünler için talep gönderiyor, tedarikçiler de mevcut miktarı girip Excel dosyasını geri gönderiyor."

Aslında, sistem bir ihale düzenliyor: Talep gönderiyor, fiyat bilgilerini topluyor, e-postayla gelen Excel dosyalarını otomatik olarak indiriyor veya güncel fiyatları web sitelerinden indiriyor ve şirketin örneğin 100 adet iPhone'u alacağı en iyi fiyatı belirliyor. Ayrıca, en iyi fiyat belirlenirken sadece mevcut fiyat listeleri değil, aynı zamanda tüm primler, yıl sonu indirimleri gibi sözleşme şartları da dikkate alınıyor. Sistem hesaplamalar sonucunda 50 ürünün en iyi fiyatla belirli bir tedarikçiden, kalan 50 ürünün ise başka bir tedarikçiden satın alınması gerektiğini belirleyebilir.

Ürün müdürü satın alınacak ürünleri ve miktarları belirleyerek "Teklif Oluştur" butonuna tıklar, ardından "Teklifi Gönder", "Sonuçları Topla" ve "Siparişleri Tedarikçilere Gönder" komutlarını verir. Tabii ki, sistemin takip edilmesi gerekiyor. Önceden tanımlanmış kurallarda beklenmeyen istisnalar nedeniyle algoritma bazen istendiği gibi çalışmayabilir. Bazen de, örneğin, satışlardaki ani artışları dikkate almak için kuralları yeniden düzenlemek gerekebilir. Ancak bu, manuel olarak yapılması gereken tek şeydir.

Sonuç olarak, stok yönetiminin otomatik yapılması sayesinde ürün müdürleri tedarikçilerle doğrudan çalışmaya daha çok zaman ayırabilir, pazarlık ve yeni ürün gamı gibi konulara odaklanabilir.

“Ürün rotasyonu, satın alma siparişleri gibi stokla ilgili tüm mekanizmaları değiştirip otomasyonunu sağladık. Müşterimiz stok yönetimini zaten çok iyi biliyordu; biz onu bir üst seviyeye taşıdık. Ürünlerin ve mağazaların kategorize edilmesi stok yenilemenin nasıl yapılacağını, nelerin otomatik olarak satın alınacağını ve satılacağını belirlememize olanak tanıdı." diye özetliyor Alexey.

Bu yazıdaki süreç otomasyonunda, minimum yazılım geliştirmeyle hızlı bir şekilde ticari çözümler oluşturmayı sağlayan 1C:Enterprise düşük kod platformu kullanılmıştır. Daha fazla bilgiye buradan ulaşabilirsiniz.