Bu ay ne kadar satış yaptık?

Ancak çok daha az şirket şu bir soruya aynı güvenle cevap verebilir:

Gerçekte ne kadar kazandık?

İlk bakışta kârlılığı hesaplamak kolay görünebilir.

Satış fiyatından satın alma fiyatını çıkarmak ve elde edilen sonuç, kar olmalıdır.

Ancak uluslararası gıda ticaretinde işler nadiren bu kadar basittir.

Her sevkiyat, ürün müşteriye ulaşmadan önce ek maliyetler yaratır. Bu maliyetler ilk işlemle doğru şekilde ilişkilendirilmediğinde, raporlanan kâr marjları yanıltıcı olabilir.

Büyüyen ticaret şirketleri için kârlılığı anlamak yalnızca finansal bir hesaplama değildir. Daha doğru satın alma, fiyatlandırma ve stok yönetimi kararları alabilmek için kritik bir gerekliliktir.

Ciro, satış gerçekleştiği anda ortaya çıkar.

Ancak kâr, ticaret sürecinin tamamı boyunca şekillenir.

Ürünlerin satın alınmasından müşteriden ödemenin alınmasına kadar şirketler onlarca farklı ek maliyetle karşılaşır.

Bunlardan bazıları şunlardır:

• Deniz taşımacılığı

• Yurtiçi nakliye

• Gümrük vergileri

• Liman elleçleme ücretleri

• Depolama

• Sigorta

• Ambalaj

• Ürün denetim ve kontrol hizmetleri

• Bankacılık masrafları

• Döviz kuru dalgalanmaları

Bu maliyetlerin her biri tek başına nispeten küçük görünebilir.

Ancak bir araya geldiklerinde, bir işlemin gerçekten kârlı olup olmadığını belirleyen temel unsurlardan biri haline gelirler.

Birçok şirket operasyonel maliyetlerini, satın alma ve satış faaliyetlerinden ayrı olarak muhasebe sistemlerine kaydeder.

Bunun sonucunda ortaya çıkan giderler, bu giderleri oluşturan işlemlerden kopar.

Finans departmanı navlun faturalarını kaydeder.

Lojistik departmanı sevkiyatları yönetir.

Satın alma departmanı tedarikçi fiyatlarını müzakere eder.

Satış departmanı müşteri siparişlerini takip eder.

Her departman kendi görevini doğru şekilde yerine getirir.

Ancak hiç kimse finansal tablonun tamamını göremez.

Aylar sonra yöneticiler finansal tabloları inceler. Ancak hangi ürünlerin, tedarikçilerin veya müşterilerin en yüksek kâr marjını sağladığını tam olarak göremeyebilir.

Excel, kârlılık hesaplamalarını yapmak için kullanılabilir.

Ta ki işletme daha karmaşık bir yapıya ulaşana kadar.

Şirketler uluslararası ölçekte büyüdükçe, Excel tablolarının genellikle şu unsurları sağlıklı şekilde takip etmesi giderek zorlaşır:

• Birden fazla tedarikçi

• Birden fazla para birimi

• Kısmi sevkiyatlar

• Bölünmüş faturalar

• Ortak taşıma maliyetleri

• Değişen döviz kurları

• Birden fazla müşteri siparişine dağıtılmış stoklar

Her ek değişken, manuel düzenlemeler gerektirir.

Her manuel düzenleme ise hata riskini artırır.

Bir noktadan sonra kârlılık raporlarına güvenmek zorlaşır.

Uluslararası ticaretteki en büyük zorluklardan biri, maliyetlerin nadiren aynı anda ortaya çıkmasıdır.

Ürünler çoktan depoya ulaşmış olabilir.

Deniz taşımacılığı faturaları haftalar sonra gelebilir.

Gümrük maliyetleri ayrı olarak kaydedilebilir.

Depolama ücretleri daha sonra ortaya çıkabilir.

Müşteriden ödeme ise sevkiyattan aylar sonra alınabilir.

Bu işlemler birbiriyle bağlantılı şekilde takip edilmediğinde yöneticiler eksik finansal bilgiler üzerinden karar vermek zorunda kalır. 

Bunun sonucunda kârlı görünen ancak gerçekte çok düşük marj sağlayan, hatta zarar ettiren ürünleri satmaya devam edebilirler.

Başarılı ticaret şirketleri, kârlılığı yalnızca aylık finansal raporlar üzerinden değil, giderek daha fazla işlem bazında değerlendirmektedir.

Bunun yerine:

Şirket bu ay kâr etti mi?

sorusunu sormakla yetinmez, şu sorulara da yanıt ararlar:

• En yüksek kâr marjını hangi ürünler sağlıyor?

• Hangi tedarikçiden yapılan işlemler daha kârlı?

• Hangi müşteriler için hizmet maliyetleri daha yüksek?

• Hangi sevkiyat rotaları operasyonel giderleri artırıyor?

• Hangi sözleşmeler sürekli olarak beklenen sonuçların üzerinde performans gösteriyor?

Bu düzeyde bir görünürlük, daha doğru fiyatlandırma, satın alma ve iş planlama kararlarının alınmasını sağlar.

Kârlılık yalnızca muhasebe departmanında oluşmaz.

Kârlılık; satın alma, lojistik, stok yönetimi ve satış süreçlerinin tamamında şekillenir.

Bu nedenle finans departmanının operasyonel verilere, operasyon ekiplerinin ise finansal görünürlüğe  ihtiyacı vardır.

Satın alma kararları kâr marjlarını etkiler.

Sevkiyat gecikmeleri nakit akışını etkiler.

Stok seviyeleri işletme sermayesini etkiler.

Müşterilere sunulan ödeme vadeleri ise kârlılığı doğrudan etkileyebilir.

Her departman farklı bilgilerle çalıştığında, şirketin finansal performansını doğru şekilde anlamak çok daha zor hâle gelir.

Modern ERP sistemleri, finansal ve operasyonel bilgileri tek bir platformda bir araya getirir.

İşletmeler kârlılığı işlem tamamlandıktan sonra hesaplamak yerine, maliyetleri süreç ilerledikçe takip edebilir.

Satın alma sözleşmeleri, navlun giderleri, stok hareketleri, satış faturaları ve ödemeler aynı operasyonel iş akışının parçası haline gelir.

Böylece yöneticiler önemli iş kararları almadan önce kârlılık hakkında daha doğru ve kapsamlı bir görünürlük elde eder.

Uluslararası ticaret yapan şirketlerde kârlılık, yalnızca alış ve satış fiyatlarından ibaret değildir.

1C:Drive; satın alma, lojistik, stok, finans ve satış süreçlerini tek bir entegre ortamda bir araya getirerek şirketlerin her işlemin finansal etkisini uçtan uca takip etmesini olanak tanır.

Şirketler şu alanları analiz edebilir:

• satın alma ve satış maliyetleri;

• borç ve alacaklar;

• stok hareketleri;

• operasyonel giderler;

• işlem bazında kârlılık;

• ürünler, müşteriler ve tedarikçiler bazında finansal performans.

Operasyonel ve finansal bilgiler birbirine bağlı olduğu için şirketler, kârın nerede oluştuğunu ve nerede kaybedildiğini çok daha net görebilir.

Büyüyen ticaret şirketlerinin yaşadığı temel sorun çoğu zaman yeterince satış yapamamak değildir.

Çoğu zaman asıl sorun, hangi ticari faaliyetlerin sürdürülebilir kâr yarattığını net bir şekilde belirleyememeleridir.

Ciro, hikâyenin yalnızca bir parçasıdır.

Rekabet avantajı sağlayan unsur; satın alma ve sevkiyattan ödemeye, nihai kâr marjına kadar her işlemin tamamını anlayabilmektir.

Operasyonel ve finansal verilerini birbirine bağlayan şirketler yalnızca daha doğru raporlar hazırlamakla kalmaz.

Her gün daha doğru kararlar alabilirler.