Kami beralih ke bagian akhir cerita kami dari Alexei Nesterenko dan FB Group yang menerapkan sistem otomatisasi  bisnis untuk perusahaan perdagangan ritel. Pendekatan yang dijelaskan dalam rangkaian artikel ini dapat diterapkan di berbagai bidang bisnis yang berkaitan dengan penjualan barang dan layanan pelanggan.

Pada artikel pertama seri ini, kita berbicara tentang bagaimana manajemen gudang pelanggan diotomatisasi. Artikel kedua difokuskan pada pemantauan harga pelanggan secara real time. Dan sebagai hidangan penutup, kami akan memiliki otomatisasi transaksi keuangan dan pengelolaan anggaran.

Langkah #3: Sekarang Kita Masuk ke Aliran Uang

Salah satu tahapan proyek adalah optimalisasi sistem keuangan dan penganggaran. Bisakah Anda ceritakan lebih banyak tentang itu?

Ya, setelah kami selesai mengerjakan manajemen inventaris, kami mengalihkan perhatian kami ke saldo perusahaan. Pembayaran timbal balik terkadang menyertakan komponen mata uang, dan kami memerlukan pembaruan otomatis pembayaran timbal balik yang akan memperhitungkan nilai tukar baru. Salah satu tujuannya juga adalah agar pemilik dapat melihat saldo yang ditampilkan secara otomatis - misalnya, biaya dihitung setiap malam. Sehingga dia melihatnya dalam retrospeksi: untuk hari ini, untuk kemarin, dan seterusnya.

Dan langkah logis berikutnya adalah pengelolaan anggaran - anggaran penjualan, anggaran pembelian, dan pengeluaran. Itu adalah skema standar di mana Anda dapat menganggarkan penjualan dan pengeluaran untuk tahun depan, termasuk rencana pembukaan toko baru, investasi, dan sebagainya.

Semua ini bekerja secara real time sepanjang tahun. Setahun sekali, biasanya pada musim panas, anggaran ditinjau. Sistem kami memungkinkan untuk tidak mengeluarkan uang untuk sesuatu yang tidak disepakati. Dan Anda selalu dapat mengontrol saldo untuk setiap item pengeluaran. Pemilik tidak perlu menyetujui pengeluaran saat ini setiap bulan, atau terganggu oleh persetujuan tambahan atas rincian dalam anggaran yang disetujui.

Tahap selanjutnya adalah manajemen arus kas. Perusahaan memiliki rencana arus kas selama 2-3 bulan - termasuk semua pembayaran barang yang dikirim dan pengeluaran anggaran. Hasilnya adalah kumpulan dokumen yang cukup besar mengenai pendapatan yang direncanakan dan pengeluaran yang direncanakan.

Sudahkah Anda menganalisis pengeluaran serupa sebelumnya atau mengembangkan sistem baru dari awal?

Kami menemukan mekanisme yang memungkinkan setiap item pengeluaran dibayar sesuai dengan parameter tertentu. Anda dapat membayar 100% pada hari tertentu, atau membayar sepertiga pada tanggal 10, 20, dan 30. Penting bagi pemilik untuk membayar upah tepat waktu, yaitu mengeluarkan biaya-biaya pokok. Dan tentu saja, dari latihan dia mengerti bagaimana dan kapan harus membayar.

Misalkan sewa kantor selalu dibayar berdasarkan kontrak. Sebagai aturan, perusahaan membayar pembayaran wajib pada tanggal 20, dan kemudian sejumlah saldo kas bebas muncul. Jadi kami mengembangkan urutan tertentu yang diperkenalkan sebagai pengaturan dalam sistem.

Sistem dibangun sedemikian rupa sehingga jika kontrol saldo pada laporan arus kas utama berwarna hijau, berarti ada uang yang tersedia. Manajemen arus kas didasarkan pada keseimbangan sumber daya keuangan. Jika jumlahnya tidak mencukupi, maka diperlukan komunikasi dengan bank. Dan poin kedua - jika sumber daya keuangan tidak mencukupi, Anda perlu memahami apa sebenarnya yang dapat ditransfer dan dibayar nanti. Sistem ini juga dapat menyesuaikan diri - memberikan sinergi antara rencana penjualan, rencana pembelian, dan pembelian sendiri. Dan kami selalu mengerti apakah uangnya cukup.

Dalam sistem penganggaran, kami membuat rencana untuk tahun tersebut. Mari kita ambil contoh laporan selama 5 bulan. Kami memiliki rencana dan fakta untuk periode Januari-April... Pada bulan Mei, sistem akan menunjukkan pengeluaran Anda berdasarkan apa yang telah dibelanjakan saat ini, dan pengeluaran lain apa yang perlu kami keluarkan. Artinya, sistem dapat menunjukkan fakta “masa depan” untuk bulan ini sesuai aturan tertentu. Misal kita belanja 2 ribu untuk perlengkapan kantor, tapi direncanakan menghabiskan 1000 pada tanggal tersebut dan direncanakan 9 ribu untuk beberapa hari ke depan, maka sistem akan menampilkan 11 ribu sebagai fakta.

Dan inilah fitur yang paling menarik. Sistem menganalisis 5 bulan ini sebagai rencana dan fakta untuk toko tertentu. Kami dapat memahami, dalam kaitannya dengan jenis produk tertentu, seberapa baik produk tersebut terjual.

Kita bisa melihat fakta yang direncanakan, bukan rencana, tapi fakta yang direncanakan. Hasilnya, sistem menunjukkan hasil penjualan di masa depan berdasarkan fakta saat ini. Ini dapat menunjukkan kepada kita apakah rencana tersebut dibuat dengan benar, atau apakah kita mempunyai masalah dengan penjualan di toko tertentu atau penjualan merek tertentu. Jadi, fakta yang direncanakan memberikan informasi tentang apa yang bisa terjadi pada bisnis jika kita mengambil penjualan saat ini sebagai basis.

Apakah ini yang disebut sebagai analisis prediktif?

Jadi, kami telah mengembangkan algoritme serupa untuk bisnis tertentu dan kami sudah membahas semua detailnya dengan pemiliknya. Ketika kami mulai membangun sistem tersebut, bisnis terus berkembang dengan membuka sekitar 10-15 titik penjualan baru, mengakuisisi pesaing, dan sebagainya. Seiring dengan perkembangan bisnis, sistem kami terus ditingkatkan secara dinamis hingga mencapai 50-60 toko. Pendekatannya transparan, terukur, dan fleksibel, sehingga tidak ada yang menghalangi pertumbuhan bisnis dan peningkatan profitabilitas. Dengan sistem ini, bisnis dapat lebih efisien memanfaatkan waktu karyawan kuncinya dalam analisis, pengembangan strategi bisnis, dan pengambilan keputusan.

Sistem otomasi yang kami bangun didasarkan pada platform kode rendah 1С:Enterprise, yang memungkinkan kami untuk membangun solusi bisnis dengan cepat dan dengan upaya pengembangan minimal. Kamu bisa pelajari lebih lanjut di sini.