• Tam esneklik

• Düşük uygulama maliyeti

• Kullanımı kolay ve tanıdık bir arayüz

• Hızlı raporlama

• Sınırsız özelleştirme imkânı

Ancak elektronik tablolar, hiçbir zaman uluslararası ticaret yapan bir şirketin operasyonel omurgası olmak için tasarlanmadı.

Örneğin Kaliforniya'dan badem ithal eden, ürünlerini farklı ülkelere ihraç eden, çeşitli bölgelerdeki tedarikçilerle çalışan ve aynı zamanda her yıl yüzlerce hatta binlerce konteyneri takip eden bir şirketi düşünün.

Her sevkiyat beraberinde onlarca operasyonel işlemi getirir:

• Satın alma sözleşmeleri

• Satış sözleşmeleri

• Tedarikçi faturaları

• Müşteri faturaları

• Konteyner çıkışları

• Gümrük belgeleri

• Depo girişleri

• Stok hareketleri

• Ödemeler

• Döviz çevrimleri

Tüm bu süreçleri birden fazla Excel dosyası üzerinden koordine etmeye çalışmak kısa sürede giderek daha zor hale gelir.

Birçok şirket, Excel'in artık büyümeyi yavaşlatmaya başladığı noktaya çoktan geldiğini fark etmez.

En yaygın belirtilerden bazıları şunlardır:

Satış ekibinin kendi Excel dosyası vardır.

Satın alma departmanı başka bir dosya kullanır.

Finans, ödemeleri ayrı bir yerde takip eder.

Depo ekibi stok bilgilerini farklı dosyalarda tutar.

Tek bir doğru veri kaynağını paylaşmak yerine herkes verinin kendi versiyonuyla çalışır.

Her konteyner süreç boyunca birçok farklı aşamadan geçer:

• Sipariş verildi

• Üretimde

• Sevk edildi

• Denizde

• Gümrükte

• Teslim edildi

• Teslim alındı

Bu güncellemeler çalışanların Excel dosyalarını manuel olarak güncellemesine bağlı olduğunda gecikmeler ve hatalar kaçınılmaz hale gelir.

Uluslararası ticarette satın alma maliyetinin yanı sıra birçok ek gider bulunur:

• Deniz navlunu

• İç nakliye giderleri

• Gümrük vergileri

• Sigorta

• Depolama maliyetleri

• Döviz kuru değişimleri

• Liman masrafları

Operasyonel ve finansal veriler entegre olmadığında şirketler çoğu zaman cirolarını bilir, ancak gerçek kârlarını net olarak hesaplayamaz.

Yöneticiler karar vermeden önce farklı dosyalardan bilgi toplamak için değerli zaman harcar.

Rapor hazır olduğunda ise işletmedeki durum çoktan değişmiş olur.

Excel'in sınırlarına ulaşıldığını gösteren en açık işaretlerden biri, şirketlerin operasyonel karmaşıklığı daha fazla personel alarak çözmeye çalışmasıdır.

Daha fazla koordinatör.

Daha fazla Excel dosyası.

Daha fazla manuel kontrol.

Verimlilik artacağına operasyonel maliyetler yükselmeye devam eder.

Uluslararası ticaret artık yalnızca ürün alıp satmaktan ibaret değil.

Şirketlerin, operasyonlarının her aşamasında neler olup bittiğini her an net olarak görebilmesi gerekiyor.

Örneğin:

• Hangi konteynerler şu anda yolda?

• Hangi müşteri siparişleri bu sevkiyatlara bağlı?

• Mevcut stokların ne kadarı başka siparişler için ayrılmış durumda?

• Bu hafta hangi tedarikçi ödemelerinin vadesi geliyor?

• En yüksek kâr marjını hangi sözleşmeler sağlıyor?

• Hangi sevkiyatlarda gecikme yaşanıyor?

Bu sorular aynı anda lojistik, satın alma, stok yönetimi, finans ve satış departmanlarını ilgilendirir.

Her departman bilgiyi ayrı ayrı yönettiğinde, bu sorulara doğru ve hızlı cevap vermek beklenenden çok daha zor hale gelir.

Modern ERP platformları yalnızca Excel'in yerini almaz.

İş süreçlerini birbirine bağlar.

Veri, farklı dosyalara tekrar tekrar girilmek yerine yalnızca bir kez sisteme kaydedilir ve organizasyonun tamamında kullanılabilir hale gelir.

Örneğin bir satın alma sözleşmesi otomatik olarak şu süreçlerle ilişkilendirilebilir:

• Tedarikçi bilgileri

• Konteyner sevkiyatları

• Stok durumu

• Müşteri siparişleri

• Ticari borçlar

• Ticari alacaklar

• Finansal raporlama

• Kârlılık analizi

Şirketler, çalışanların her gün Excel dosyalarını karşılaştırıp uzlaştırmasına ihtiyaç duymak yerine planlamaya, müşteri hizmetlerine ve büyümeye odaklanabilir.

Satın alma, lojistik, stok yönetimi, finans ve uluslararası satış süreçlerini yöneten ticaret şirketleri için tüm bu süreçlerin tek bir sistem içinde bağlantılı olması, daha fazla görünürlük ve daha güçlü operasyonel kontrol sağlar.

1C:Drive aşağıdaki süreçler için entegre çözümler sunar:

• Satın alma ve satış yönetimi

• Sözleşme yönetimi

• Stok takibi

• Çok şirketli operasyon yönetimi

• Finansal muhasebe

• Ticari alacak ve borç yönetimi

• Operasyonel raporlama

• Kârlılık analizi

Bilgiler departmanlar arasında otomatik olarak aktarıldığı için şirketler Excel dosyalarını güncellemek için daha az, doğru verilere dayalı kararlar almak için ise daha fazla zaman ayırabilir.

Birçok şirket operasyonel karmaşıklığın büyümenin kaçınılmaz bir bedeli olduğuna inanır.

Oysa bu karmaşıklığın önemli bir kısmı işletmenin kendisinden değil, birbirinden kopuk bilgi akışından kaynaklanır.

Excel; analiz, bütçeleme ve ihtiyaç duyulan anlık raporlamalar için hâlâ son derece güçlü bir araçtır.

Ancak Excel dosyaları; satın alma, stok yönetimi, sözleşmeler, lojistik ve finans süreçlerinin temel yönetim sistemi hâline geldiğinde, çoğu zaman ortadan kaldırdığından daha fazla iş yükü oluşturur.

Uluslararası pazarlarda büyüyen ticaret şirketleri için asıl hedef Excel'i tamamen bırakmak değildir.

Asıl hedef; tüm departmanların aynı verilerle çalışmasını sağlamak, her sevkiyatı yaşam döngüsü boyunca takip edebilmek ve tüm iş kararlarını manuel olarak birleştirilen Excel dosyalarına değil, güvenilir ve gerçek zamanlı verilere dayandırmaktır.