Alexey Nesterenko ve FB Group'un bir perakende ticaret şirketi için iş otomasyon sistemini nasıl uyguladığına dair hikayemizin final bölümüne geçiyoruz. Bu seri makalelerdeki yaklaşımlar, ürün satışı ve müşteri hizmetleri gibi iş alanlarında kullanılabilir.

Makalemizin ilk bölümünde, müşterinin depo yönetiminin nasıl otomatik hale getirildiğini tartıştık. İkinci bölüm ise, müşteri fiyatlarının gerçek zamanlı olarak izlenmesine odaklandı. Ve son olarak, finansal işlemlerin otomatikleştirilmesi ve bütçe yönetimi konusunda bir tatlı olarak sunulacak.

Adım #3: Şimdi Para Akışına Geçiyoruz

Projenin bir aşaması, finansal ve bütçe sisteminin optimize edilmesiydi. Bu konuda daha fazla bilgi verebilir misiniz?

Evet, envanter yönetimi üzerinde çalışmayı tamamladıktan sonra, şirketin bakiyesine odaklandık. Karşılıklı ödemeler bazen döviz bileşeni içerir ve yeni döviz kurlarını dikkate alan otomatik ödeme güncellemelerine ihtiyacımız vardı. Ayrıca, sahibin bakiyenin otomatik olarak görüntülenmesini sağlamak da hedeflerimiz arasındaydı - örneğin, geceden hesaplanan maliyetler. Böylece, geriye dönük olarak bugünkü, dünkü gibi bilgileri görebilirdi.

Ve bir sonraki mantıklı adım bütçe yönetimiydi - satış, satın alma ve gider bütçeleri. Bu, gelecek yıl için satış ve giderler için bütçe yapılabilen standart bir şemaydı, yeni mağaza açılışları, yatırımlar gibi planları içeriyordu.

Tüm bu işlemler yıl boyunca gerçek zamanlı olarak çalışır. Genellikle yaz aylarında yılda bir kez bütçe gözden geçirilirdi. Sistemimiz, onaylanmayan bir şeye para harcamamızı sağladı. Ayrıca, her harcama kalemi için bakiyeyi kontrol edebilme imkanı sağlıyoruz. Sahibin her ay mevcut harcamaları onaylaması veya onaylanmış bütçe içinde ayrıntıları onaylaması gerekmiyor.

Bir sonraki aşama nakit akışı yönetimiydi. Şirketin 2-3 aylık nakit akışı planı vardı - teslim edilen malların tüm ödemelerini ve bütçe harcamalarını içeriyordu. Sonuç olarak, planlanmış gelir ve harcamalarla ilgili oldukça büyük bir belge havuzu oluştu.

Önceki benzer harcamaları analiz ettiniz mi yoksa sıfırdan yeni bir sistem mi geliştirdiniz?

Geliştirdiğimiz bir mekanizma sayesinde herhangi bir harcama kaleminin belirli parametrelere göre ödenebilmesini sağladık. Örneğin, belirli bir günde %100 ödeme yapabilir veya ödemeyi 10., 20. ve 30. günlerde üçe bölebilirsiniz. İşletme sahibinin öncelikle maaşları zamanında ödemesi, yani temel harcamaları yapması önemliydi. Ve tabii ki, ödemelerin nasıl ve ne zaman yapılacağı konusunda işletme sahibinin tecrübesi vardı.

Örneğin, ofis kirası genellikle belirli bir tarihte ödenir. Şirket, genellikle zorunlu ödemeleri ayın 20'sine kadar yapar ve ardından bazı boş nakit bakiyesi oluşur. Bu nedenle, sisteme belirli bir düzen olarak tanıttığımız bir sistem geliştirdik.

Sistem, ana nakit akışı raporunda bakiye kontrolü yeşil olduğunda paranın mevcut olduğunu gösterir. Nakit akışı yönetimi, finansal kaynakların bakiyesine dayanır. Yetersizlik durumunda, banka ile iletişime geçilir. Ve ikinci olarak, finansal kaynaklar yetersizse, hangi ödemelerin ve transferlerin daha sonra yapılabileceğini belirlemek önemlidir. Sistem ayrıca kendini ayarlar ve satış planları, alım planları ve kendi alımları arasında uyum sağlar. Ve her zaman bütçenin yeterli olup olmadığını anlarız.

Bütçe sisteminde, yıl boyunca bir plan oluşturduk. Örneğin, 5 aylık bir rapor ele alalım. Ocak-Nisan dönemi için bir plan ve gerçek bulunmaktadır. Mayıs ayında sistem, o ana kadar yapılan harcamalara dayanarak harcamaları gösterir ve geriye kalan harcamaları hesaplar. Yani, sistem belirli kurallara göre bu ay için "gelecekteki" harcamaları tahmin edebilir. Örneğin, ofis malzemeleri için 2 bin harcama yapıldıysa, ancak o tarihe kadar sadece 1000 harcanması planlanmışsa ve gelecek günler için 9 bin harcama planlanmışsa, sistem toplamda 11 bin harcama gösterecektir.

En ilginç nokta şuydu: sistem, bu 5 aylık dönemi belirli bir mağaza için bir plan ve bir gerçek olarak analiz etti. Belirli ürün türlerine göre, ürünlerin ne kadar iyi satıldığını anlayabiliyorduk.

Planlanmış gerçekler görebiliyorduk, sadece planları değil, planlanmış gerçekleri. Ve sonuç olarak, sistem mevcut gerçeklere dayanarak gelecekteki satış sonuçlarını gösterebiliyordu. Bu, planların doğru yapıldığını veya belirli bir mağazada veya belirli bir markada satış sorunları yaşandığını gösterebilirdi. Planlanmış gerçekler, işletmenin mevcut satışları temel alarak gelecekte ne olabileceği konusunda bilgi sağlıyordu.

Bu, bazı sistemlerin tahminsel analitik olarak adlandırdığı şey mi?

Evet, bu durumda belirli bir işletme için benzer bir algoritma geliştirdik ve sahibiyle tüm detayları tartıştık. Sistem kurulumunu ve finalleştirmesini yaparken işletme sürekli büyüdü - yaklaşık 10-15 yeni satış noktası açıldı, bir rakip satın alındı ve benzeri gelişmeler yaşandı. Sonuç olarak, sistem dinamik bir şekilde 50-60 mağazaya kadar genişletildi. Bu sistem, işletmelerin şeffaf, ölçeklenebilir ve esnek bir yapıya sahip olmalarını sağlar, bu da işlerinin büyümesini ve daha fazla kazanç elde etmelerini, ürün yelpazesini artırmalarını ve yeni şubeler açmalarını engellemez. Ayrıca, işletmelerin anahtar personelinin zamanını analiz yapma, iş geliştirme ve karar verme gibi önemli alanlara daha verimli bir şekilde harcamalarına olanak tanır.

Bu hikayede anlatılan otomasyon sistemi, iş çözümlerini hızlı ve minimum geliştirme çabasıyla oluşturmaya izin veren düşük kodlu 1C:Enterprise platformuna dayanıyordu. Daha fazlasını buradan öğrenin.